Gestire un soggiorno: check-in e checkout

Un soggiorno è il volto operativo di una prenotazione: qui vivono l'accesso alla serratura, le liste di controllo di arrivo e partenza, il verbale di consegna e la prova. La prenotazione conserva il lato commerciale — denaro, messaggi, stato — e il link Vedi la prenotazione → fa la spola tra le due schede.

Il soggiorno nasce alla conferma

Il soggiorno non aspetta la data di arrivo: viene creato nel momento in cui la prenotazione passa a Confermata. Finché non lo è, la scheda mostra «Conferma la prenotazione per creare il soggiorno e accedere alle operazioni (accesso, check-in/out, prova).» e non esiste alcun pannello di campo. Poi lo stato della prenotazione trascina quello del soggiorno: Check-in effettuato lo mette in corso, Check-out effettuato lo conclude.

Il percorso, schermata per schermata

1. Aprire la pagina Soggiorni

   Il menu Soggiorni apre l'elenco, con il sottotitolo «Operazioni sul campo: accesso, check-in/out, verbale e prova per soggiorno.». Tre schede lo dividono — In corso, In arrivo, Conclusi — e un campo filtra per ospite o alloggio («Cerca un ospite o un alloggio…»). I soggiorni con la prova già creata portano l'etichetta Prova disponibile; le schede vuote restano esplicite, come «I soggiorni confermati appariranno qui.» I menu Soggiorni e Prenotazioni compaiono solo ai membri il cui accesso comprende Operazioni soggiorni (prenotazioni, check-in/out) in lettura.

   

2. Leggere la scheda del soggiorno

   La scheda impila i suoi pannelli in un ordine fisso: Accesso all'alloggio, Verbale di consegna dell'ospite, Incentivo verifica, Check-in / Checkout e infine StayProof — prova.

   Un pannello vuoto è uno stato normale, non un guasto: nulla viene creato in anticipo. Accesso all'alloggio dice «Nessun codice di accesso attivo.» finché non ne generi uno: vedi Codici di accesso dell'ospite: emissione, monitoraggio e risoluzione dei problemi.

   Questi pannelli si leggono con la casella Lecture di Operazioni soggiorni; i loro gesti — codice della porta, verbale, sessioni, prova — richiedono la casella Écriture. Unica eccezione: modificare l'Incentivo verifica dipende dalla casella Écriture di Finanze breve durata.

   

3. Aprire una sessione di check-in

   Nel pannello Check-in / Checkout ci sono due pulsanti: + Check-in e + Checkout. Ognuno apre una sessione, cioè una lista di controllo datata. Una sola sessione aperta per tipo: il pulsante resta inattivo finché la precedente non è chiusa. Prima di ogni apertura il pannello mostra «Nessuna sessione.»

   Quando un'attività di Accoglienza all'arrivo o di Ispezione di uscita è affidata a un operatore, non devi aprire la sessione: si apre da sola quando l'attività inizia, con gli stessi passaggi (vedi più avanti). Aperta così, rende inattivo anche il pulsante, come qualsiasi sessione aperta.

   

4. Convalidare i passaggi

   Una sessione di check-in arriva con tre passaggi obbligatori: «Accès au logement vérifié», «Arrivée du voyageur confirmée», «État d'entrée constaté». Il checkout ha i suoi: «Départ du voyageur confirmé», «État de sortie vérifié», «Accès clôturé». Convalida barra il passaggio; non c'è ritorno indietro.

   Quando la sessione è collegata a un'attività di Accoglienza all'arrivo o di Ispezione di uscita, l'operatore — un agente senza account o un fornitore — conferma da sé due dei passaggi dal suo telefono, con Conferma: all'arrivo «Accès au logement vérifié» e «Arrivée du voyageur confirmée», alla partenza «Départ du voyageur confirmé» e «Accès clôturé». Compaiono spuntati in questo stesso pannello. Gli altri due — «État d'entrée constaté» e «État de sortie vérifié» — non sono suoi: si spuntano con il verbale, o da te, e la schermata dell'operatore li mostra in sola lettura. Finché i suoi due passaggi non sono confermati, il suo pulsante Termina resta grigio; se devi chiudere la sua attività al suo posto, Forza la chiusura lo supera, con una nota (vedi Pulizie e turnover). All'arrivo deve anche far firmare la consegna delle chiavi all'ospite quando l'impostazione Firma della consegna delle chiavi all'arrivo è attiva — lo è per impostazione predefinita (vedi Il tuo programma tramite link e Prova di servizio).

   Un'accoglienza o una partenza che esegui tu stesso, o che esegue un membro del tuo team, non richiede né questi passaggi né la firma: l'attività si termina come prima, e chiudi la sessione da questo pannello.

5. Chiudere la sessione

   Chiudi la sessione chiude la lista. Se tutti i passaggi obbligatori sono convalidati, la chiusura è immediata. Altrimenti si apre una conferma: Chiudi nonostante passaggi incompleti, con il messaggio «Alcuni passaggi obbligatori non sono convalidati. La chiusura forzata sarà registrata con la tua motivazione.», un campo Motivo dell'override obbligatorio e il pulsante Chiudi comunque. La motivazione resta legata alla sessione, anche in caso di contestazione.

   A volte non c'è nulla da chiudere. Quando l'operatore termina la sua attività e tutti i passaggi obbligatori sono fatti — i suoi e quello del verbale —, la sessione si chiude da sola, senza motivo di override, e la prenotazione passa a Check-in effettuato (o a Check-out effettuato per un checkout), come se avessi chiuso tu la sessione. Se manca un passaggio — il verbale non è ancora terminato, per esempio —, la sessione resta aperta, anche se il verbale termina più tardi, e tocca a te chiuderla, come sopra. Un'attività chiusa a forza dall'host non chiude mai la sessione. E se il verbale di uscita termina prima che l'operatore tocchi Termina, è la fine del verbale a chiudere l'attività: la sessione di partenza resta allora da chiudere a te.

6. Segnare l'arrivo, poi la partenza

   Nella scheda della prenotazione, la carta Aggiorna lo stato mostra solo le transizioni permesse dallo stato attuale: → Check-in effettuato il giorno dell'arrivo, poi → Check-out effettuato alla partenza. Annullamento e no-show chiedono invece una conferma con motivazione. Questi pulsanti richiedono la casella Écriture di Operazioni soggiorni.

Arrivo anticipato e partenza posticipata

L'arrivo e la partenza non avvengono sempre agli orari standard: YStay può proporre all'ospite un early check-in o un late checkout, a pagamento, offerto o «su richiesta». Finché l'ospite non ha pagato (o non hai segnato la scadenza come pagata), nel soggiorno non cambia nulla. Appena l'extra è pagato, la pagina della prenotazione mostra l'orario confermato — «Check-in anticipato confermato alle 12:00», «Check-out posticipato confermato alle 14:00» — nella carta Check-in anticipato / check-out posticipato, e ne seguono tre cose: il codice di accesso viene riemesso con una finestra che si apre prima o si chiude dopo, l'attività di accoglienza (o di partenza) non ancora iniziata viene riprogrammata, e la scadenza delle pulizie della partenza, se non sono iniziate, viene ricalcolata.

Le transizioni di stato restano i tuoi gesti: → Check-in effettuato e → Check-out effettuato si usano come sempre, e la partenza continua a revocare i codici attivi. Vedi Check-in anticipato e check-out posticipato.

Che cosa attiva davvero la partenza

• Il soggiorno passa a concluso e la sua ora di partenza viene registrata.
• I codici serratura attivi vengono revocati, anche per una partenza anticipata: senza questo, un codice resterebbe valido fino alla data di fine iniziale.
• Viene creata un'attività di pulizia per l'alloggio: vedi Pulizie e turnover.

Se qualcosa non va come previsto

• Il pulsante + Check-in resta inattivo: una sessione dello stesso tipo è già aperta, anche quella che si è aperta da sola all'avvio dell'attività dell'operatore. Il messaggio di errore è «Impossibile aprire (sessione già aperta o soggiorno non idoneo).»
• Nessun pannello di campo sulla prenotazione: non è ancora Confermata.
• Manca la transizione che ti aspetti: vengono mostrate solo le transizioni valide dallo stato attuale.
• Una sessione si è aperta o chiusa da sola: è opera dell'operatore. Si apre quando avvia la sua attività di accoglienza o di partenza, e si chiude quando la termina se tutti i passaggi obbligatori sono fatti.
• L'operatore non può terminare la sua attività: gli manca uno dei suoi passaggi o, all'arrivo, la firma della consegna delle chiavi. Lo legge sotto il suo pulsante Termina; puoi forzare la chiusura con una nota.

E poi

• Il verbale di consegna: politica, link ospite, modelli — decidere chi rileva lo stato e attrezzare il rilievo.
• StayProof: creare e condividere la prova — trasformare le rilevazioni in un pacchetto solido.
• Incidenti e contestazioni — quando l'uscita rivela un danno.
• Ricevere la prima prenotazione e gestire il calendario — la guida iniziale a cui questo percorso fa seguito.
• Prova di servizio — il PDF che riunisce ciò che l'operatore ha fatto sull'attività collegata.
• Operatività — tutte le operazioni del soggiorno e del dopo-soggiorno.