Rispondere ai tuoi ospiti (messaggi)

I messaggi raccolgono in un unico posto gli scambi di tutti i tuoi soggiorni, da qualunque parte arrivino. Vivono nel menu Commercializzazione, voce Messaggi.

Un principio comanda tutto il resto: una conversazione per prenotazione. Non esiste un filo libero con un ospite, né una discussione prima della prenotazione: ogni conversazione è legata a un soggiorno preciso, e la sua intestazione rimanda infatti a Vedi la prenotazione #…. Una conversazione nasce con il suo primo messaggio: l'ospite scrive dal suo spazio, oppure il messaggio arriva da Airbnb, Booking o Abritel/Vrbo.

Il percorso, schermata per schermata

1. Aprire i messaggi

   Nel menu laterale, gruppo Commercializzazione, apri Messaggi. La pagina dichiara subito la sua promessa: «Tutte le tue conversazioni con gli ospiti, in un unico posto.»

   Su un account senza alcuno scambio, la schermata mostra Nessuna conversazione e la precisazione «Gli scambi con i tuoi ospiti appariranno qui.».

   

2. Trovare la conversazione giusta

   La colonna di sinistra elenca i fili, il più recente in cima. Due filtri sono sempre presenti — Tutte e Non lette — e le pillole di canale si aggiungono soltanto quando esiste un filo di quel canale: YStay per una prenotazione diretta, poi Airbnb, Booking, Abritel/Vrbo. Il campo Cerca ospite, oggetto o annuncio… filtra l'insieme delle conversazioni, non solo quelle a schermo.

   Finché nessun filo è aperto, la colonna di destra mostra Seleziona una conversazione per visualizzarla.

   

3. Rispondere all'ospite

   Il filo aperto mostra i messaggi dell'ospite a sinistra e i tuoi a destra, separati per giorno. In basso c'è il compositore: Scrivi un messaggio…, il pulsante Invia e la scorciatoia Ctrl/Cmd + Invio per inviare. Inserisci un modello… deposita nel compositore un testo già pronto, con i segnaposto compilati: lo rileggi prima di inviarlo.

   Su una conversazione arrivata da un canale, la tua risposta parte anche verso quel canale, in secondo piano. Sotto la tua bolla compare allora uno stato discreto: Invio a Airbnb…, poi Consegnato a Airbnb oppure Non consegnato a Airbnb — ricontatta l'ospite se necessario (il nome del canale sostituisce quello dell'esempio).

   

4. Farti preparare una bozza dall'IA

   Sopra il compositore, Suggerisci una risposta chiede all'assistente una bozza a partire dalla conversazione in corso. Il pulsante passa a In redazione…, poi il testo proposto riempie il compositore: sta a te rileggerlo, correggerlo e fare clic su Invia. Il contatore accanto — ad esempio 3 / 200 suggerimenti IA — ricorda il tuo consumo del mese.

   L'assistente riceve due cose distinte. Prima, campi della prenotazione delimitati: solo il nome di battesimo dell'ospite, le date e gli orari di arrivo e partenza, il numero di ospiti, il titolo, il tipo, la città e l'indirizzo dell'alloggio, le tue note di arrivo e il saldo dovuto. Questi campi non portano mai l'email né il telefono della scheda ospite, né il suo cognome, né il dettaglio dei tuoi pagamenti. Poi gli ultimi dieci messaggi del filo, trasmessi così come sono: il loro testo non è né filtrato né oscurato. Se l'ospite ha scritto il suo numero di telefono o il suo indirizzo in un messaggio, parte insieme al resto.

   

Che cosa riceve l'ospite dal suo lato

• Un'email per ogni messaggio che invii, se il suo indirizzo è noto. È il canale garantito: parte qualunque sia il dispositivo dell'ospite, con l'oggetto della conversazione.
• La conversazione nel suo spazio ospite, dove può rispondere in qualsiasi momento, anche dopo la partenza, per un oggetto dimenticato o una cauzione.
• Una notifica sul suo telefono, solo se ha installato l'app e rivendicato la sua prenotazione. Non contiene il testo del tuo messaggio.
• La tua risposta dentro il canale di origine per una prenotazione Airbnb, Booking o Abritel/Vrbo, con la riserva dello stato di consegna descritto sopra.

Non esiste alcun link pubblico a una conversazione: tutto passa dallo spazio ospite o dal canale.

Che cosa ti avvisa di un nuovo messaggio

• Una notifica nel flusso Notifiche della dashboard, nella misura di una voce per conversazione non letta: i messaggi successivi aggiornano la stessa voce invece di accatastarne dieci.
• Una notifica sul tuo telefono tramite l'app da campo, solo alla nascita del segnale e senza l'estratto del messaggio: apre la scheda della prenotazione.
• Nessuna email ti viene inviata per un messaggio dell'ospite: i messaggi e il flusso delle notifiche sono i due soli posti in cui il segnale vive.

Quando qualcosa non torna

• La conversazione attesa non è nell'elenco. Il suo filo non esiste ancora, quasi sempre perché non è stato scambiato alcun messaggio. Controlla anche il filtro attivo: Non lette e le pillole di canale nascondono tutto il resto.
• Il filo è aperto ma vuoto. La schermata mostra Nessun messaggio e Avvia la conversazione qui sotto.: scrivi il primo messaggio.
• Uno stato Non consegnato. Il canale ha rifiutato la risposta o non l'ha mai confermata, e la piattaforma non riprova da sola. Reinvia il tuo messaggio o raggiungi l'ospite per un'altra via.
• Un avviso al posto della bozza IA. Quattro messaggi possibili, nessuno bloccante: «I suggerimenti di risposta con IA sono inclusi nei piani a pagamento di ShortStay.» (con il link Vedi i piani), «Hai raggiunto la tua quota di suggerimenti IA per questo mese.», «L'assistente IA non è momentaneamente disponibile. Scrivi la tua risposta manualmente.» e «Il suggerimento non è andato a buon fine. Riprova o scrivi la tua risposta manualmente.» In tutti e quattro i casi il compositore resta utilizzabile.
• L'accesso è negato. Il messaggio «Il tuo ruolo non consente l'accesso alla messaggistica. Contatta il proprietario dell'account.» segnala un ruolo di team senza diritti sui messaggi.

E poi

• Ricevere la prima prenotazione e gestire il calendario — da dove arrivano le prenotazioni da cui dipendono queste conversazioni.
• Creare e pubblicare la prima guida — rispondere una volta per tutte alle domande pratiche che l'ospite pone qui.
• Annunci — completare e distribuire gli annunci che alimentano i messaggi.
• Automatizzare i messaggi agli ospiti — i quattro attivatori che scrivono al posto tuo, e ciò che non faranno mai.
• Gestire le recensioni e valutare gli ospiti — la nota lasciata dopo il soggiorno e la risposta che le dai.