Rispondere ai tuoi ospiti (messaggi)

I messaggi raccolgono in un unico posto gli scambi di tutti i tuoi soggiorni, da qualunque parte arrivino. Vivono nel menu Commercializzazione, voce Messaggi, che compare solo ai membri il cui accesso comprende Messaggistica e automazioni (Lecture); il titolare dell'account ce l'ha sempre.

Un principio comanda tutto il resto: una conversazione per prenotazione. Non esiste un filo libero con un ospite, né una discussione prima della prenotazione: ogni conversazione è legata a un soggiorno preciso, e la sua intestazione rimanda infatti a Vedi la prenotazione #… (un link riservato ai membri che hanno anche Operazioni soggiorni in lettura). Una conversazione nasce con il suo primo messaggio: l'ospite scrive dal suo spazio, oppure il messaggio arriva da Airbnb, Booking o Abritel/Vrbo.

Il percorso, schermata per schermata

1. Aprire i messaggi

   Nel menu laterale, gruppo Commercializzazione, apri Messaggi. La pagina dichiara subito la sua promessa: «Tutte le tue conversazioni con gli ospiti, in un unico posto.»

   Su un account senza alcuno scambio, la schermata mostra Nessuna conversazione e la precisazione «Gli scambi con i tuoi ospiti appariranno qui.».

   

2. Trovare la conversazione giusta

   La colonna di sinistra elenca i fili, il più recente in cima. Due filtri sono sempre presenti — Tutte e Non lette — e le pillole di canale si aggiungono soltanto quando esiste un filo di quel canale: YStay per una prenotazione diretta, poi Airbnb, Booking, Abritel/Vrbo. Il campo Cerca ospite, oggetto o annuncio… filtra l'insieme delle conversazioni, non solo quelle a schermo.

   Finché nessun filo è aperto, la colonna di destra mostra Seleziona una conversazione per visualizzarla.

   Non appena una conversazione è aperta, l'indirizzo della pagina la segue: diventa /inbox/ seguito dall'identificativo della prenotazione. Il pulsante Indietro del browser riporta quindi alla schermata precedente — l'elenco, o la conversazione letta poco prima — e quell'indirizzo si copia così com'è per essere inviato a un collega.

   

3. Rispondere all'ospite

   Il filo aperto mostra i messaggi dell'ospite a sinistra e i tuoi a destra, separati per giorno. In basso c'è il compositore: Scrivi un messaggio…, il pulsante Invia e la scorciatoia Ctrl/Cmd + Invio per inviare. Inserisci un modello… deposita nel compositore un testo già pronto, con i segnaposto compilati: lo rileggi prima di inviarlo. Scrivere all'ospite richiede la casella Écriture di Messaggistica e automazioni: con la sola Lecture la conversazione si legge, ma il compositore non viene proposto.

   Su una conversazione arrivata da un canale, la tua risposta parte anche verso quel canale, in secondo piano. Sotto la tua bolla compare allora uno stato discreto: Invio a Airbnb…, poi Consegnato a Airbnb oppure Non consegnato a Airbnb — ricontatta l'ospite se necessario (il nome del canale sostituisce quello dell'esempio).

   La conversazione aperta si tiene aggiornata da sola: interroga il server ogni otto secondi e di nuovo appena torni sulla scheda del browser dopo averla lasciata. Non c'è nulla da ricaricare per veder arrivare la risposta dell'ospite. L'aggiornamento si mette in pausa finché la scheda resta in secondo piano e riprende al tuo ritorno; l'elenco di sinistra, invece, si aggiorna più lentamente.

   

4. Farti preparare una bozza dall'IA

   Sopra il compositore, Suggerisci una risposta chiede all'assistente una bozza a partire dalla conversazione in corso. Il pulsante passa a In redazione…, poi il testo proposto riempie il compositore: sta a te rileggerlo, correggerlo e fare clic su Invia. Il contatore accanto — ad esempio 3 / 200 suggerimenti IA — ricorda il tuo consumo del mese. Chiedere questa bozza dipende, come l'invio, dalla casella Écriture di Messaggistica e automazioni.

   L'assistente riceve due cose distinte. Prima, campi della prenotazione delimitati: solo il nome di battesimo dell'ospite, le date e gli orari di arrivo e partenza, il numero di ospiti, il titolo, il tipo, la città e l'indirizzo dell'alloggio, le tue note di arrivo e il saldo dovuto. Questi campi non portano mai l'email né il telefono della scheda ospite, né il suo cognome, né il dettaglio dei tuoi pagamenti. Poi gli ultimi dieci messaggi del filo, trasmessi così come sono: il loro testo non è né filtrato né oscurato. Se l'ospite ha scritto il suo numero di telefono o il suo indirizzo in un messaggio, parte insieme al resto.

   

Aprire una conversazione da altrove

Poiché ogni conversazione ha il proprio indirizzo, ci si può arrivare direttamente, senza passare dall'elenco:

• Dal flusso Notifiche. Una notifica di nuovo messaggio apre la conversazione interessata, non l'elenco.
• Dal calendario. Nel pannello laterale di una prenotazione, blocco Messaggi, Apri la conversazione porta dritto al filo di quel soggiorno.
• Dalla scheda della prenotazione. Il link Contatta →, in testa al blocco Ospite, apre la stessa conversazione.
• Da un link ricevuto. L'indirizzo di una conversazione si condivide tra colleghi, e i link già inviati continuano ad arrivare nello stesso posto.

Le voci del calendario e della scheda della prenotazione sono riservate a chi ha la casella Lecture di Messaggistica e automazioni: Apri la conversazione, Contatta → e il blocco Messaggi automatici inviati della scheda non compaiono agli altri membri.

Che cosa riceve l'ospite dal suo lato

• Un'email per ogni messaggio che invii, se il suo indirizzo è noto. È il canale garantito: parte qualunque sia il dispositivo dell'ospite, con l'oggetto della conversazione.
• La conversazione nel suo spazio ospite, dove può rispondere in qualsiasi momento, anche dopo la partenza, per un oggetto dimenticato o una cauzione.
• Una notifica sul suo telefono, solo se ha installato l'app e rivendicato la sua prenotazione. Non contiene il testo del tuo messaggio.
• La tua risposta dentro il canale di origine per una prenotazione Airbnb, Booking o Abritel/Vrbo, con la riserva dello stato di consegna descritto sopra.

Non esiste alcun link pubblico a una conversazione: tutto passa dallo spazio ospite o dal canale.

Che cosa ti avvisa di un nuovo messaggio

• Una notifica nel flusso Notifiche della dashboard, nella misura di una voce per conversazione non letta: i messaggi successivi aggiornano la stessa voce invece di accatastarne dieci. Un clic su quella voce apre la conversazione interessata. Il titolare dell'account vede sempre quella voce; un membro del team la vede solo se il suo accesso comprende Messaggistica e automazioni.
• Una notifica sul tuo telefono tramite l'app da campo, solo alla nascita del segnale e senza l'estratto del messaggio: apre la scheda della prenotazione, che l'app riserva ai membri che hanno anche Operazioni soggiorni (prenotazioni, check-in/out) in lettura (senza questo accesso mostra Accesso negato). Il titolare dell'account la riceve sempre; un membro del team la riceve solo se il suo accesso comprende Messaggistica e automazioni (vedi Invitare il team e impostare i ruoli).
• Nessuna email ti viene inviata per un messaggio dell'ospite: i messaggi e il flusso delle notifiche sono i due soli posti in cui il segnale vive.

Quando qualcosa non torna

• La conversazione attesa non è nell'elenco. Il suo filo non esiste ancora, quasi sempre perché non è stato scambiato alcun messaggio. Controlla anche il filtro attivo: Non lette e le pillole di canale nascondono tutto il resto.
• Il filo è aperto ma vuoto. La schermata mostra Nessun messaggio e Avvia la conversazione qui sotto.: scrivi il primo messaggio.
• Un link a una conversazione non porta da nessuna parte. La pagina mostra Questa conversazione non è stata trovata.: il link è scaduto, oppure la prenotazione non appartiene più all'account. Torna alle conversazioni riporta all'elenco, dove la ricerca ritrova il filo se esiste ancora.
• Un avviso «Aggiornamento non riuscito…». L'aggiornamento automatico non è andato a buon fine; i messaggi a schermo sono quelli dell'ultimo aggiornamento riuscito e nulla è andato perduto. Il filo riprende da solo appena la connessione torna.
• Uno stato Non consegnato. Il canale ha rifiutato la risposta o non l'ha mai confermata, e la piattaforma non riprova da sola. Reinvia il tuo messaggio o raggiungi l'ospite per un'altra via.
• Un avviso al posto della bozza IA. Quattro messaggi possibili, nessuno bloccante: «I suggerimenti di risposta con IA sono inclusi nei piani a pagamento di ShortStay.» (con il link Vedi i piani), «Hai raggiunto la tua quota di suggerimenti IA per questo mese.», «L'assistente IA non è momentaneamente disponibile. Scrivi la tua risposta manualmente.» e «Il suggerimento non è andato a buon fine. Riprova o scrivi la tua risposta manualmente.» In tutti e quattro i casi il compositore resta utilizzabile.
• Un codice di accesso compare come ••••. Un messaggio automatico che contiene il token Codice di accesso porta il codice vero all'ospite, ma la conversazione e l'anteprima dell'elenco lo mascherano per chi non ha la casella Écriture di Operazioni soggiorni (prenotazioni, check-in/out), e per il team YStay quando interviene sul tuo account. Il titolare dell'account imposta questa casella in Gestisci gli accessi (vedi Invitare il team e impostare i ruoli); il token è descritto in Automatizzare i messaggi agli ospiti.
• L'accesso è negato. La schermata Accesso negato e il suo messaggio «Il tuo ruolo non consente l'accesso alla messaggistica. Contatta il proprietario dell'account.» segnalano un membro il cui accesso non comprende Messaggistica e automazioni in lettura; il titolare dell'account imposta questa casella in Gestisci gli accessi (vedi Invitare il team e impostare i ruoli). Il rifiuto viene dal server, non solo dall'interfaccia: vale per l'elenco come per una conversazione aperta dal suo indirizzo.

Disattivare questa funzione

Il titolare dell'account può disattivare i Suggerimenti di risposta ai viaggiatori per tutto l'account, dalla pagina Funzioni IA (pagina Il mio account): il pulsante Suggerisci una risposta smette allora di trasmettere qualsiasi cosa al fornitore di IA, e il compositore resta disponibile per una risposta scritta a mano. La zona interessata mostra «Questa funzione IA è disattivata per il tuo account.» e, per il titolare, il link «Riattiva in Funzioni IA». Dettagli: Funzioni IA: attivare e disattivare.

E poi

• Ricevere la prima prenotazione e gestire il calendario — da dove arrivano le prenotazioni da cui dipendono queste conversazioni.
• Creare e pubblicare la prima guida — rispondere una volta per tutte alle domande pratiche che l'ospite pone qui.
• Annunci — completare e distribuire gli annunci che alimentano i messaggi.
• Automatizzare i messaggi agli ospiti — i quattro attivatori che scrivono al posto tuo, e ciò che non faranno mai.
• Gestire le recensioni e valutare gli ospiti — la nota lasciata dopo il soggiorno e la risposta che le dai.