Check-in anticipato e check-out posticipato

Un alloggio già pronto a mezzogiorno, una partenza alle 14:00 quando nessuno arriva dopo: questi due vuoti nel calendario non ti costano nulla, e l'ospite può pagarli. Early check-in (arrivo anticipato) e late checkout (partenza posticipata) ne fanno una proposta: YStay individua il momento, applica la politica che hai impostato e ti lascia decidere — oppure invia la proposta al posto tuo, se l'hai scelto.

Questa guida è rivolta a te, l'host. Spiega che cosa YStay propone e quando, la politica da impostare, i due modi di decidere (copilota e pilota automatico), che cosa riceve l'ospite e che cosa cambia il suo pagamento sul codice di accesso e sulle attività sul campo.

Che cosa propone YStay, e quando

Ogni proposta nasce da un segnale preciso, una sola volta per prenotazione e per tipo di extra: una proposta ignorata, scaduta o ritirata non torna.

• Early check-in, segnale 1: le pulizie di partenza finiscono presto, il giorno dell'arrivo. Alla chiusura dell'attività di pulizia, YStay prepara un arrivo anticipato per l'ospite che arriva lo stesso giorno, all'ora in cui l'alloggio sarà pronto (fine delle pulizie più il tuo margine). Questo segnale vale solo se la tua politica accetta una partenza e un arrivo nello stesso giorno: il predefinito YStay lo esclude.
• Early check-in, segnale 2: la sera prima, un alloggio libero. All'orario del riepilogo della sera del tuo account (le 19:00 per impostazione predefinita, impostazione Orario del riepilogo della sera in Impostazioni Terrain), YStay guarda gli arrivi di domani. Se quel giorno non c'è nessuna partenza nell'alloggio, è già pronto: l'arrivo anticipato viene proposto all'orario più anticipato della tua politica. È il segnale che usa il predefinito YStay.
• Late checkout: la sera prima, senza arrivo dopo. Allo stesso orario, YStay guarda le partenze di domani. Se lo stesso giorno non c'è nessun arrivo nell'alloggio, viene proposta una partenza posticipata. Se la tua politica accetta un arrivo lo stesso giorno, la partenza posticipata viene limitata per lasciare spazio alle pulizie e all'anticipo del codice successivo: con gli orologi predefiniti, mai dopo le 13:00.

Se la politica esclude il soggiorno — canale non scelto, durata fuori dai limiti, alloggio escluso, orario standard già superato —, non viene proposto nulla. L'anteprima, più avanti, ti dice perché, soggiorno per soggiorno.

Il predefinito YStay, e dove vederlo

Finché non hai impostato nulla, YStay applica il suo predefinito:

• Check-in anticipato: A pagamento, 20,00 € a forfait, mai prima delle 12:00, in Copilota — convalidi tu ogni proposta.
• Check-out posticipato: A pagamento, 20,00 € a forfait, fino alle 14:00, anch'esso in Copilota.
• Entrambi coprono le prenotazioni dirette e tutte le piattaforme (OTA), con un margine di 30 minuti dopo le pulizie. Un arrivo anticipato viene proposto solo se nessuna partenza avviene il giorno dell'arrivo, e una partenza posticipata solo se nessun arrivo avviene il giorno della partenza.

Per vederlo e impostarlo: menu Terrain, scheda Check-in anticipato / check-out posticipato.

Il badge indica da dove viene la regola: Predefinito YStay (non hai salvato nulla), Ereditato dall'account (una politica di account), Personalizzato per questo immobile o Personalizzato per questo alloggio.

La scheda compare se il tuo ruolo apre il modulo Check-in anticipato e check-out posticipato: la casella Lecture per vederla, la casella Écriture per modificarla e decidere sulle proposte. I modelli Concierge e Manager hanno lettura e scrittura (vedi Invitare il team e impostare i ruoli).

Impostare una politica

Una politica si imposta su tre livelli: l'account, un immobile, un alloggio. Vince il più fine: la politica di un alloggio prevale su quella del suo immobile, che prevale su quella dell'account, che prevale sul predefinito YStay. Allo stesso livello, una politica limitata a un periodo (Valida dal … Valida fino al …) prevale su quella che vale tutto l'anno. Anche una politica in modalità Disattivato a un livello fine vince: è il modo per spegnere un alloggio.

• L'account. Sotto Impostazioni dell'account, Modifica apre il modulo della carta. Ripristina il predefinito YStay elimina la tua politica di account: torna ad applicarsi il predefinito.
• Un immobile o un alloggio. Sotto Per immobile e per alloggio, scegli un Immobile e poi un Alloggio: la scheda mostra la politica che vi si applica e la sua origine. Personalizza per questo immobile o Personalizza per questo alloggio apre il modulo precompilato con la politica in vigore — non viene creato nulla finché non premi Salva. Torna alle impostazioni dell'account elimina la personalizzazione, e l'elenco Personalizzazioni in vigore le raccoglie. Su un alloggio la cui politica viene dal suo immobile, questo pulsante elimina la personalizzazione dell'immobile, quindi per tutti i suoi alloggi.

Un membro limitato ad alcuni immobili imposta quelli che gli sono aperti, ma non le impostazioni dell'account: la scheda lo scrive («Le impostazioni dell'account si modificano con l'accesso a tutti gli immobili.»).

Ogni impostazione è un elenco, una casella o un numero limitato — mai un testo libero né una formula:

Impostazione	Che cosa fa
Modalità	Disattivato: non viene proposto nulla. Offerto: l'ospite non paga nulla. A pagamento: l'ospite paga il prezzo online. Su richiesta: l'extra viene aggiunto alla prenotazione, ma non viene inviato nulla: incassi a mano.
Decisione	Copilota (convalidi tu) o Pilota automatico (add-on) — vedi la sezione successiva.
Tariffa	Tariffa fissa (Prezzo (€)), All'ora (Prezzo all'ora (€), moltiplicato per lo scarto rispetto all'orario standard, arrotondato all'ora superiore) o Percentuale di una notte (Percentuale del prezzo medio di una notte (%), calcolata sul soggiorno).
Importo massimo (€)	Importo massimo, qualunque sia la tariffa. Vuoto: nessun massimo.
Offerto a partire da (soggiorni precedenti)	Un ospite già venuto questo numero di volte da te — stessa e-mail o stesso telefono — riceve l'extra offerto. Vuoto: mai.
Orario di arrivo più anticipato (early) oppure Orario di partenza più tardivo (late)	Early: YStay non propone mai un arrivo prima di quest'ora. Late: la partenza posticipata proposta arriva fino a quest'ora.
Margine dopo le pulizie (min)	Tempo lasciato tra la fine delle pulizie e l'orario proposto (segnale 1).
Solo se nessuna partenza avviene il giorno dell'arrivo (early) oppure Solo se nessun arrivo avviene il giorno della partenza (late)	Selezionata per impostazione predefinita. Deselezionala per accettare i giorni di rotazione: è ciò che apre il segnale 1 dell'arrivo anticipato, e YStay verifica allora che l'orario proposto lasci spazio all'altro soggiorno.
Richiedi un verbale di uscita completato	In un giorno di rotazione, l'arrivo anticipato viene proposto solo se il verbale di uscita del soggiorno che parte è completato.
Canali interessati	Gruppi: Prenotazioni dirette, Prenotazioni inserite a mano, Tutte le piattaforme (OTA). Canali specifici: Airbnb, Booking.com, Abritel/Vrbo, Expedia, Google, iCal. Un soggiorno proveniente da un canale deselezionato non viene mai proposto.
Notti minime e Notti massime	Limiti sulla durata del soggiorno. Vuoto: nessun limite.
Alloggi esclusi	Non viene proposto nulla sugli alloggi selezionati.
Offerto agli ospiti etichettati	Etichette Cliente abituale, Professionale, Famiglia, Altro: un ospite che ne porta una (vedi le esenzioni) riceve l'extra offerto.
Valida dal e Valida fino al	Periodo di validità. Vuoto: tutto l'anno.
Politica attiva	Deseleziona per mettere la politica in pausa: si applica il livello superiore.

Copilota o pilota automatico

Il copilota è il predefinito. YStay prepara la proposta e aspetta il tuo gesto. Arriva nella campana delle notifiche:

• Proponi aggiunge l'extra alla prenotazione e invia la proposta all'ospite (sezione successiva). In modalità Offerto, lo stesso pulsante conferma subito l'orario; in modalità Su richiesta, aggiunge l'extra senza inviare nulla.
• Ignora archivia la proposta come Ignorata: non viene inviato nulla, nessuno viene avvisato, e non torna.

Nulla parte verso l'ospite senza il tuo tocco. La campana non invia da sé né e-mail né notifiche push. I due pulsanti richiedono la casella Écriture del modulo e compaiono solo su una notifica non letta: una volta letta (o dopo Segna tutte come lette), decidi dalla scheda della prenotazione, più avanti. Una proposta già gestita mostra «Già gestita».

Il pilota automatico fa parte dell'add-on Agent Ops. YStay invia la proposta all'ospite non appena è pronta, senza aspettare il tuo tocco — e tu mantieni il controllo: finché l'ospite non ha pagato, Ritira la proposta la annulla. Allora non passa nulla dalla campana; ritrovi la proposta nella scheda della prenotazione. Alcune regole:

• Senza l'add-on, scegliere Pilota automatico (add-on) salva comunque la politica, in modalità copilota: la scheda mostra «Il pilota automatico fa parte dell'add-on Agent Ops.» e «La politica è stata salvata in modalità copilota.», con il link Vedi i piani.
• In modalità Su richiesta, e per ogni prenotazione senza link di pagamento o senza e-mail dell'ospite (la maggior parte delle prenotazioni arrivate da una piattaforma), il pilota automatico non si applica: decidi tu, dalla campana.
• YStay può sospendere il pilota automatico degli extra per tutta la piattaforma: la scheda mostra allora «Il pilota automatico è sospeso temporaneamente da YStay: le proposte passano da te.»
• Se un invio automatico fallisce, la proposta resta da decidere nella campana: nulla si perde in silenzio.
• Durante una sessione di assistenza, il supporto YStay non può né salvare una politica in pilota automatico né proporre, ignorare o ritirare al posto tuo: sono decisioni dell'host.

Che cosa riceve l'ospite

• Modalità A pagamento. L'ospite riceve un'e-mail, nella sua lingua — «Arrivi prima: il suo alloggio è pronto» (o «Parta più tardi: il suo alloggio resta disponibile») — che annuncia l'orario proposto, la data e il prezzo, con un pulsante Conferma e paga verso lo spazio ospite della sua prenotazione. Paga online, e il suo accesso viene adeguato automaticamente.
• Modalità Offerto. Nessun pagamento: non appena tocchi Proponi (o non appena avviene l'invio automatico), l'orario è confermato, e l'ospite riceve «Il suo alloggio è pronto: arrivi prima» (o «Il suo alloggio resta disponibile: parta più tardi»), senza supplemento.
• Modalità Su richiesta, prenotazione senza spazio ospite o senza e-mail. Una prenotazione senza link di pagamento, o di cui YStay non conosce l'e-mail dell'ospite — il caso delle prenotazioni arrivate da una piattaforma (OTA) —, non può essere pagata online: passa a «su richiesta», anche in pilota automatico, e la proposta ti aspetta nella campana. Proponi aggiunge l'extra — chiamato «Arrivo anticipato alle 12:00» o «Partenza posticipata alle 14:00» — e la sua scadenza resta in attesa, senza e-mail. Concordi l'orario con l'ospite, incassi, poi tocchi Segna come pagato sulla scadenza, nel Piano di pagamento della prenotazione: è un pagamento come un altro, e conferma l'orario allo stesso modo.

Finché la proposta è aperta, l'extra non si toglie dalla scheda Extra della prenotazione: usa Ritira la proposta.

Che cosa attiva il pagamento

Che l'ospite paghi online o che tu tocchi Segna come pagato, il risultato è lo stesso:

1. L'orario è confermato sulla prenotazione — «Check-in anticipato confermato alle 12:00» o «Check-out posticipato confermato alle 14:00» — e la proposta passa a Accettata.
2. Il codice di accesso viene adeguato. I codici attivi sono sostituiti da un codice la cui finestra segue l'orario confermato: per un arrivo anticipato, si apre prima di quell'ora con lo stesso anticipo (3 ore) previsto per l'orario standard; per una partenza posticipata, arriva fino all'ora della partenza. Se nessun codice è ancora stato emesso, verrà emesso direttamente con la finestra giusta. Se l'emissione fallisce, il vecchio codice resta valido: l'ospite non rimane mai senza codice. Vedi Codici di accesso dell'ospite.
3. L'attività di accoglienza viene riprogrammata all'orario confermato — l'attività di partenza, per una partenza posticipata —, finché non è iniziata: un'attività in corso non viene mai spostata.
4. Le pulizie precedenti vengono riprioritizzate: se le pulizie della partenza non sono ancora iniziate, la loro scadenza — l'ora entro cui l'alloggio deve essere pronto — viene ricalcolata sul nuovo arrivo, e la squadra vede il suo nuovo limite orario.
5. L'ospite riceve una conferma via e-mail («Il suo arrivo anticipato è confermato»), se la sua e-mail è nota.

Il pagamento chiude la decisione: una proposta pagata non si ritira più. Rimborsare l'extra resta un gesto manuale da parte tua, e non annulla né l'orario confermato né il codice adeguato.

Esenzioni ospiti

Per offrire l'extra ai tuoi clienti abituali, ai tuoi clienti professionali o alla tua famiglia, aggiungili sotto Esenzioni ospiti, in fondo alla scheda: un Indirizzo e-mail e/o un Telefono, un'Etichetta — Cliente abituale, Professionale, Famiglia o Altro — e una Nota (facoltativa), poi Aggiungi l'esenzione.

• L'e-mail e il telefono non vengono mai conservati in chiaro: YStay ne tiene solo un'impronta, per riconoscere l'ospite, e l'elenco mostra solo una versione mascherata.
• L'etichetta da sola non fa nulla: è la politica a decidere, con Offerto agli ospiti etichettati, quali etichette ricevono l'extra offerto. Un ospite riconosciuto dalla sua e-mail o dal suo telefono passa allora in modalità Offerto, qualunque sia il prezzo della politica.
• Un'esenzione vale per tutto l'account. Rimuovi la elimina dopo conferma: l'ospite torna a pagare gli extra secondo la tua politica.
• Le esenzioni si gestiscono con l'accesso a tutti gli immobili: un membro limitato ad alcuni immobili non può né leggerle né modificarle.

Anteprima di un soggiorno

Sotto Cosa succederebbe per questo soggiorno?, scegli una Prenotazione confermata tra i prossimi 30 giorni e un Servizio extra (Check-in anticipato o Check-out posticipato): YStay applica la tua politica e risponde Idoneo o Non idoneo, con l'Importo, l'Orario proposto («12:00 invece delle 16:00»), la Decisione, la Politica applicata e Perché. Il motivo è scritto per esteso: politica disattivata, canale escluso, durata fuori dai limiti, alloggio escluso, un altro soggiorno lo stesso giorno, verbale di uscita non completato, orario standard già superato, prezzo impossibile da calcolare.

L'anteprima non invia nulla e non salva nulla: usala per provare un'impostazione prima della prossima sera.

La scheda della prenotazione

Nella pagina di una prenotazione confermata, la carta Check-in anticipato / check-out posticipato — sotto la carta degli extra — raccoglie tutto ciò che riguarda il soggiorno:

• gli orari già confermati («Check-in anticipato confermato alle 12:00»);
• la politica che si applica a ciascun tipo di extra, con il suo badge di origine;
• le proposte, con il loro stato: Da decidere, Inviata, Accettata, Ignorata, Scaduta o Ritirata (Da incassare a mano per una proposta «su richiesta»), l'Orario proposto e, espandibile, Perché questa proposta?.

Su una proposta Da decidere, Proponi e Ignora sono gli stessi gesti della campana. Su una proposta Inviata, Ritira la proposta apre una conferma: «L'extra viene tolto dalla prenotazione finché non è pagato. L'ospite non riceve alcun avviso.» L'extra scompare allora dalla prenotazione e la sua scadenza viene annullata; se hai parlato con l'ospite, avvisalo. Una volta pagato l'extra, il pulsante lascia il posto a «Già pagata: non è più possibile ritirarla»; mentre un pagamento con carta è in corso, la carta indica «C'è un pagamento in corso».

Quando una proposta scade

Una proposta non aspetta all'infinito: un arrivo anticipato scade all'orario di arrivo standard del giorno dell'arrivo (le 16:00 per impostazione predefinita — passato quel momento, arrivare prima non ha più senso), una partenza posticipata all'orario di partenza standard (le 11:00 per impostazione predefinita). Passa allora a Scaduta. Se era stata inviata senza essere pagata, l'extra viene tolto dalla prenotazione e la sua scadenza annullata: l'ospite non viene sollecitato per un extra che non esiste più.

Una proposta scade anche non appena cambiano le date del soggiorno: era stata valutata per la data precedente. Una proposta già pagata non viene ritirata: se le nuove date non permettono più l'orario, l'extra resta da rimborsare a mano.

E poi

• Gestire un soggiorno: check-in e checkout — l'arrivo e la partenza che questi extra spostano.
• Pulizie e turnover — le pulizie la cui chiusura anticipata attiva il primo segnale.
• Codici di accesso dell'ospite: emissione, monitoraggio e risoluzione dei problemi — la finestra del codice, che il pagamento adegua.
• Terrain: il piano di soggiorno e La mia giornata — le impostazioni Terrain, compreso l'orario del riepilogo della sera.
• Operatività — le altre schermate del soggiorno e del dopo-soggiorno.