YStay

Invitare il team e impostare i ruoli

Due assi indipendenti governano l'accesso di un collaboratore: che cosa può fare e su quali immobili. Il modulo d'invito imposta entrambi, e il link viene consegnato una sola volta.

Un account YStay si condivide. La pagina Team, nel gruppo Account della navigazione, accoglie un concierge, una squadra di pulizie, un contabile o un co-investitore, e fissa per ciascuno due impostazioni indipendenti: i suoi permessi (che cosa può fare) e il suo perimetro di immobili (dove può farlo). Dimenticare il secondo equivale ad affidare l'intero portafoglio a chi si occupa di un solo monolocale.

Aprire questa pagina con i comandi non dipende dal ruolo ma da un permesso: la casella Gestion della riga perm.module.coreTeam, l'identificatore tecnico del modulo Team nella matrice di un membro (vedi «Che cosa mostra la matrice» più sotto). Un Gestore la riceve per impostazione predefinita, un Operatore no: spuntala a un Operatore e gestirà il team come te, toglila a un Gestore — o mettigli un modello di accesso, più sotto — e la perde. Il proprietario ce l'ha sempre e non è mai modificabile: il suo ruolo non si assegna e nessun perimetro gli si applica. Invitare nuovi membri richiede inoltre un piano che includa il lavoro di squadra: senza, la pagina sostituisce il modulo con Vedi i piani, pur lasciando gestire i membri già presenti.

Invitare, schermata per schermata

  1. Compilare il modulo d'invito

    La carta Invita un collaboratore chiede quattro cose: Indirizzo email, Ruolo, Modello di accesso e Strutture accessibili.

    Il Ruolo si sceglie tra Gestore, Operatore e Sola lettura: il ruolo di proprietario non è assegnabile. Il Modello di accesso propone Predefinito (in base al ruolo) e poi cinque modelli già pronti.

    Screenshot da produrre

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  2. Scegliere il perimetro di immobili

    Sotto Strutture accessibili, spunta gli immobili che quel membro deve vedere. Non spuntare nulla non è una dimenticanza, è una decisione, e la schermata lo dice: «Nessuna selezione: accesso a tutti gli immobili.» Un immobile che non appartiene al tuo account viene scartato senza rumore: il perimetro salvato contiene sempre e solo i tuoi.

  3. Consegnare il link alla persona invitata

    Invita conferma con «Invito inviato. Condividi il link qui sotto per completare l'accesso.», mostra il Link d'invito, e la persona compare nell'elenco con l'etichetta Invitato.

    Quel link apre una pagina che chiede di accedere — o di creare un account — con l'indirizzo invitato, poi convalida l'accesso. Quella pagina appare in francese; la sua versione inglese si ottiene aggiungendo «?locale=en» in fondo al link.

    Su questa pagina, la persona invitata seleziona una casella prima di poter continuare: «Unendomi a questo account, ho letto e accetto le condizioni di utilizzo individuali in vigore.» Il link apre il testo; il pulsante Unisciti al team resta inattivo finché la casella non è selezionata. Sono le sue condizioni, non le tue: non è parte del tuo contratto con YStay, e la sua risposta impegna soltanto il suo accesso.

    Screenshot da produrre

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  4. Affinare gli accessi in un secondo momento

    Sulla riga di un membro, Gestisci gli accessi apre la sua scheda: Modello di accesso (preset), Permessi per modulo — una casella per modulo e per azione — e Immobili accessibili. Salva accessi chiude la partita.

  5. Rileggere la matrice del team

    Ogni riga ricorda il ruolo, l'eventuale modello e il perimetro: Tutte le strutture, oppure il numero di immobili selezionati. Il proprietario, invece, non mostra mai un perimetro.

    Screenshot da produrre

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Gli agenti sul campo, nella stessa pagina

Sotto la scheda I ruoli, la pagina Team porta un secondo elenco: Agenti sul campo. Non raccoglie membri del tuo account ma collaboratori esterni — persone senza account YStay, aggiunte con un nome e un telefono, che lavorano da un link inviato via SMS o WhatsApp, e fornitori con account invitati via e-mail. Il suo funzionamento è descritto in Aggiungere un agente sul campo senza account; qui bastano tre punti.

  • Non dipende dal piano Team. Anche quando la pagina sostituisce il modulo di invito con Vedi i piani, la scheda Agenti sul campo resta visibile.
  • Ha un modulo proprio nella matrice: la riga Agenti sul campo. La casella Lecture apre la scheda; la casella Écriture apre Aggiungi un agente e le azioni di ogni riga (modificare, rinviare o revocare un link, sospendere, invitare a creare un account). I modelli Concierge e Manager hanno lettura e scrittura, il modello Ménage solo la lettura.
  • Un agente non è un membro. Non ha ruolo né accesso alla dashboard: vede solo le attività che gli vengono assegnate, dal suo link.

I tre ruoli e i cinque modelli

La carta I ruoli, in fondo alla pagina, riassume la base:

  • Proprietario e Gestore — accesso completo: operatività, commercializzazione, team e fatturazione.
  • Operatore — operazioni sul campo (prenotazioni, soggiorni, pulizie, incidenti). Nessuna gestione del team o della fatturazione.
  • Sola lettura — solo consultazione, senza modifiche.

Questi riassunti sono quelli della carta, e quello dell'Operatore è più stretto della realtà: la sua base apre, in lettura come in scrittura, gli stessi moduli del modello Manager — compresi Messaggistica e automazioni, Finanze breve durata e Inventario e tariffazione —, senza la gestione del team né della fatturazione.

Sono proposti cinque modelli — Concierge, Ménage, Compta, Co-investisseur, Manager —, più una modalità del tutto manuale: Personalizzato (manuale), nella scheda di un membro. Un modello non affina questa base: la sostituisce. Appena un modello è posato su un membro, i suoi permessi vengono solo da quel modello e la base del ruolo non viene più consultata. Un Gestore a cui applichi un modello perde quindi la gestione del team e della fatturazione: nessuno dei cinque le contiene, nemmeno Manager. Un ruolo Sola lettura, invece, resta in lettura qualunque cosa tu spunti: il server rifiuta ogni scrittura proveniente da quel ruolo.

Ogni membro riceve e vede solo le notifiche dei moduli che il suo accesso gli apre — salvo diversa indicazione qui sotto, quelli con la casella Lecture spuntata. La regola è la stessa sull'app da campo (le notifiche del telefono) e nella campanella della bacheca (il pannello Notifiche). Il proprietario dell'account le riceve tutte; un membro rimosso dal team non ne riceve più alcuna. Nella campanella, l'accesso richiesto è:

  • Messaggistica e automazioni (riga perm.module.stayMessaging) — un nuovo messaggio dell'ospite, una richiesta di un ospite inoltrata dal supporto («Ti è stata inoltrata una richiesta»).
  • Operazioni soggiorni (prenotazioni, check-in/out) (riga perm.module.stayOps) — una prenotazione confermata, una nuova recensione dell'ospite, il promemoria per valutare il tuo ospite, un nuovo incidente, un'ispezione dell'ospite terminata o in attesa di co-convalida, il preavviso di cancellazione delle prove StayProof.
  • Finanze breve durata (riga perm.module.stayFinance) — un rimborso di annullamento da finalizzare, una cauzione da restituire manualmente, un'azione del supporto in attesa della tua conferma (svincolo della cauzione).
  • Inventario e tariffazione (riga perm.module.stayInventory) — gli avvisi dei tuoi canali: errore di sincronizzazione, aggiornamenti rifiutati da un canale, annuncio ancora in vendita, rimessa in vendita non applicata, annuncio ripreso conservato, prenotazione di canale non collegata, modifica di prenotazione da arbitrare.
  • Operazioni soggiorni o Pulizie e turnover (riga perm.module.stayHousekeeping), basta uno dei due — gli avvisi Terrain: attività non avviata, bloccata, non vista il giorno prima, prova mancante. La campanella li mostra per tutto l'account, non solo per le tue attività.
  • Abbonamento e integrazioni (riga perm.module.coreBilling) — la fine imminente del periodo di prova e il periodo di prova terminato, per chi gestisce l'abbonamento: l'unica casella di questa riga è Gestion, che il Gestore ha per impostazione predefinita e l'Operatore no.
  • Tutto il team, qualunque sia l'accesso — la risposta del supporto YStay a una richiesta dell'account («Risposta alla tua richiesta di assistenza»), il cui titolo è neutro.

Un membro limitato ad alcuni immobili non vede inoltre, nella campanella, alcuna voce di un immobile fuori dal suo perimetro. Alcune notifiche esistono solo sul telefono, senza voce nella campanella: la rata di pagamento in ritardo, per esempio, viene notificata solo ai membri che hanno Finanze breve durata (perm.module.stayFinance).

Che cosa apre ogni accesso nella breve durata

Il server applica la matrice a ogni schermata e a ogni gesto dell'operatività a breve durata e del suo catalogo (annunci, tariffe, guide, sito, partner, contratti): ciò che un membro non ha il diritto di fare non è solo nascosto nel menu e nell'app, viene rifiutato — e l'indirizzo diretto di una schermata chiusa mostra Accesso negato. In ogni modulo, la casella Lecture apre ciò che si consulta e la casella Écriture ciò che si modifica; le due sono indipendenti, e il proprietario ha tutte le caselle.

  • Operazioni soggiorni (prenotazioni, check-in/out) — riga perm.module.stayOps.
    • Lecture: le recensioni degli ospiti (pagina Recensioni degli ospiti e sezione Recensioni dell'ospite della scheda di prenotazione — nome dell'ospite e feedback privato compresi), le prenotazioni e i pannelli della loro scheda, le attestazioni di assicurazione, i contratti generati (scheda Contratti generati della pagina Contratti stagionali: elenco, dettaglio e PDF), la bacheca del giorno (Arrivi, Partenze, Soggiorni in corso), i soggiorni, gli incidenti e i loro dossier, lo stato dei codici di accesso — mai il codice stesso —, le sessioni di check-in/out, i verbali di consegna e i loro confronti, le serrature, le TV (pagina Dispositivi), i modelli di verbale, la politica di incentivo, l'esportazione completa delle prove StayProof (Scarica il fascicolo completo (ZIP)), le prenotazioni nella ricerca (⌘K) e il nome degli ospiti nel calendario, nei conflitti di canale, all'interruzione delle vendite e al ritiro di un annuncio.
    • Écriture: rispondere a una recensione (la risposta viene pubblicata sulla piattaforma di origine a nome dell'account) e nascondere una recensione; creare, modificare o annullare una prenotazione; dichiarare un incidente e farlo avanzare; Vedi il codice, emettere e revocare un codice della porta; collegare, modificare, provare e scollegare una serratura; associare, rinominare e rimuovere una TV, inviarle un comando e regolare ciò che mostrano gli schermi dell'alloggio; chiudere o riaprire le notti nel calendario, porre o togliere un periodo bloccato e modificare una guida — gesti che anche la scrittura di Inventario e tariffazione apre; aprire e chiudere una sessione; realizzare un verbale di consegna; impostare i modelli di verbale e la politica di attore; emettere, sollecitare e revocare il link ospite del verbale — e leggerne l'indirizzo; leggere l'indirizzo del link di pagamento dell'ospite; Rigenera, Rinvia il link e Annulla il contratto su un contratto generato.
  • Messaggistica e automazioni — riga perm.module.stayMessaging.
    • Lecture: leggere le conversazioni e i messaggi automatici inviati per una prenotazione — un codice della porta contenuto in questi messaggi vi resta mascherato, vedi più sotto.
    • Écriture: inviare un messaggio, chiedere una bozza all'IA, creare e modificare le automazioni e i modelli di messaggio.
  • Finanze breve durata — riga perm.module.stayFinance.
    • Lecture: gli importi, le scadenze e i pagamenti di una prenotazione, e i rendiconti dei partner (anche il menu Partner locali si apre con questa lettura).
    • Écriture: incassare, rimborsare, trattenere o rilasciare una cauzione, approvare o respingere un reclamo, modificare la politica di incentivo del verbale (carta Incentivo verifica) e — come Inventario e tariffazione — bloccare un rendiconto di partner, aggiungervi una rettifica, emettere o revocare il link commerciante.
  • Inventario e tariffazione — riga perm.module.stayInventory.
    • Lecture: il Calendario, come Operazioni soggiorni (aprire la scheda di una prenotazione dal calendario resta riservato a Operazioni soggiorni, e così anche il nome dell'ospite — vedi più sotto); i menu Tariffe, Contratti — senza la sua scheda Contratti generati —, Guide e Il mio sito; il menu Partner locali, che si apre anche con la lettura di Finanze breve durata, per i rendiconti. Le schede di immobili, alloggi e annunci — foto, dotazioni e tariffe comprese — non richiedono nessuna casella: tutti i membri le leggono, e un membro limitato ad alcuni immobili vi vede solo i suoi.
    • Écriture: gli immobili, gli alloggi e gli annunci (titolo, descrizione, pubblicazione, dotazioni, traduzioni, interruzione delle vendite), le loro foto e le loro zone, le tariffe (tariffa base, stagioni, costi, extra), i prezzi fissati nel calendario, le restrizioni di soggiorno, PriceLabs, i canali (indirizzo iCal compreso), il sito e i suoi domini, i partner (schede, riquadri, diffusioni, QR di attribuzione) e i modelli di contratto con le loro personalizzazioni per alloggio. Tre aperture vicine: la guida (contenuto, foto, lingue, pubblicazione) si apre anche alla scrittura di Operazioni soggiorni; così anche chiudere o riaprire le notti nel calendario e porre o togliere un periodo bloccato — ma inviare un prezzo richiede la scrittura di Inventario e tariffazione; i rendiconti dei partner, le loro rettifiche e il link commerciante si aprono anche alla scrittura di Finanze breve durata.
  • Pulizie e turnover — riga perm.module.stayHousekeeping.
    • Lecture: le attività di pulizia e di accoglienza, la loro checklist, le loro foto di prova e La mia giornata su Host Ops.
    • Écriture: farle avanzare (avviare, terminare, bloccare, assegnare, aggiungere una prova) e creare un'attività. Operazioni soggiorni apre le stesse attività; questo modulo, invece, non apre né le prenotazioni, né la bacheca del giorno, né i codici, né le sessioni, né i verbali di consegna.

Tre informazioni seguono una regola più fine di «lettura» e «scrittura», perché identificano l'ospite o aprono la porta:

  • Il nome dell'ospite, dove serve soltanto a ritrovare una prenotazione. Senza la casella Lecture di Operazioni soggiorni — con la sola lettura di Inventario e tariffazione, per esempio —, il calendario mostra Prenotazione al posto del nome (barra della Timeline, etichetta della vista Mese, intestazione del pannello laterale), i conflitti di canale mostrano Ospite, e l'interruzione delle vendite come il ritiro di un annuncio elencano le prenotazioni mantenute con il solo periodo. Il resto — date, stato, canale, riferimento — non viene ritirato: basta per dirimere un conflitto di calendario. La messaggistica e gli Incassi conservano il nome, di cui hanno bisogno per rispondere e per riconciliare un pagamento.
  • Un codice della porta in un messaggio automatico. Quando un'automazione contiene il token Codice di accesso, l'ospite riceve il codice vero. Sul lato host, la conversazione e l'anteprima nell'elenco delle conversazioni lo sostituiscono con •••• per chi non ha la casella Écriture di Operazioni soggiorni — un membro che ha solo Messaggistica e automazioni, il ruolo Sola lettura — e per il team YStay quando interviene sul tuo account. Il proprietario e gli accessi che hanno quella scrittura — modelli Concierge e Manager, ruoli Gestore e Operatore finché non è applicato alcun modello — lo leggono in chiaro.
  • L'indirizzo di un link ospite. Il link di pagamento dello spazio ospite e il link del verbale aprono il percorso dell'ospite al suo posto: il loro indirizzo è mostrato solo ai membri che hanno la casella Écriture di Operazioni soggiorni. Gli altri leggono soltanto che un link esiste — «Un link di pagamento ospite è attivo.» sulla carta Spazio ospite del pannello Contratto e documenti della scheda di una prenotazione e nel pannello Extra, «Un link ospite è attivo.» nel blocco Link ospite del verbale —, seguito da «Il suo indirizzo è mostrato solo ai membri con accesso in scrittura a «Operazioni soggiorni (prenotazioni, check-in/out)».» Il team YStay non vede mai questi indirizzi e non emette né codici della porta né link ospite.

Lo stesso vale per la composizione del team: quando il team YStay interviene sul tuo account, non può invitare un membro né modificare gli accessi di un membro già presente — il suo ruolo, il suo Modello di accesso, i suoi Permessi per modulo, i suoi Immobili accessibili. Questi gesti restano tuoi; può invece rimuovere un membro, come misura d'urgenza, con gli effetti descritti in «Cosa se ne va con un membro», e questa rimozione disattiva anche le applicazioni OAuth create da quel membro.

Lo stesso vale per gli accessi di terzi: non crea, non elimina né autorizza alcuna applicazione OAuth al posto tuo — né nella pagina API e integrazioni, né quando uno strumento esterno chiede l'accesso al tuo account. Né collega, sostituisce o rimuove il token del tuo fornitore di serrature: nella scheda Serrature connesse, Collega, Aggiorna il token e Scollega gli sono preclusi. Può invece interrompere l'accesso di un'applicazione già collegata, ma dalla propria console e con un motivo registrato nel registro di audit del tuo account — mai collegandosi al posto tuo. Nella scheda Serratura connessa di un annuncio, non collega, non modifica né scollega nemmeno una serratura; può però usare Prova, senza che questa prova cambi lo stato della tua connessione.

Il catalogo — annunci, tariffe, guide, sito, partner, contratti — aggiunge tre regole a «lettura» e «scrittura»:

  • Un membro limitato ad alcuni immobili. Anche con la casella Écriture, modifica solo gli annunci, le foto e le zone, le guide, le tariffe e la personalizzazione del contratto dei suoi immobili, e gli elenchi di alloggi e di annunci, come la libreria di media, gli mostrano solo i suoi immobili. Le impostazioni che valgono per l'intero account gli restano chiuse in scrittura: il sito e i suoi domini, i partner, i modelli di contratto, le dotazioni personalizzate, l'account PriceLabs. Le legge, e la schermata dice «Questa impostazione riguarda l'intero account: è riservata ai membri il cui accesso non è limitato a determinati immobili.»
  • La firma del locatore (scheda Firma del locatore della pagina Contratti stagionali) non dipende da nessuna casella: solo il proprietario dell'account la salva, la sostituisce o la cancella, e né il ruolo Gestore né il modello Manager possono farlo. Gli altri membri leggono invece «Solo il proprietario dell'account può salvare, sostituire o cancellare la propria firma.»
  • Il team YStay, quando interviene sul tuo account, non fa al posto tuo i gesti che impegnano la tua vetrina, il testo dei tuoi contratti o i tuoi link pubblici: né pubblicare né ritirare un sito o una guida, né eliminare un sito, né cambiarne l'Indirizzo (slug), l'Email di contatto o il Telefono di contatto, né gestire i tuoi domini (aggiunta, verifica, dominio principale, eliminazione), né pubblicare o archiviare un modello di contratto, né salvare una personalizzazione nella scheda Personalizzazioni per alloggio, né toccare la tua firma, né emettere un link pubblico — il link commerciante di un rendiconto, il link di attribuzione di una diffusione —, né leggere l'indirizzo iCal di un canale, né inviare un Messaggio a schermo intero a una TV, né sollecitare il verbale di consegna di un ospite. Può invece mostrare il QR di un link di attribuzione che hai già emesso, per aiutarti a ristamparlo.

Che cosa ne risulta per ogni modello di accesso:

  • Concierge — Operazioni soggiorni, Messaggistica e automazioni e Pulizie e turnover e Check-in anticipato e check-out posticipato in lettura e scrittura, Inventario e tariffazione in lettura; nessuna Finanze breve durata. Sul versante catalogo, la sua scrittura su Operazioni soggiorni gli lascia l'intera guida, la chiusura e la riapertura delle notti nel calendario, i periodi bloccati e le TV; non modifica né gli annunci — descrizione, foto e zone, pubblicazione —, né i prezzi, gli extra e i costi, né il sito, né i partner, né i contratti.
  • Ménage — Pulizie e turnover in lettura e scrittura, più Piani di soggiorno e Agenti sul campo in lettura, e nient'altro: né prenotazioni, né bacheca del giorno, né codici, né sessioni, né verbali di consegna, né esportazione delle prove.
  • Compta — Finanze breve durata in lettura e scrittura, Operazioni soggiorni in lettura: legge le prenotazioni, gli incidenti, i soggiorni e l'esportazione delle prove, senza mai vedere un codice della porta. Gestisce anche i rendiconti dei partner — leggerli, bloccarne uno, aggiungervi una rettifica, emettere il link commerciante —, senza modificare né i partner, né i riquadri, né le diffusioni.
  • Co-investisseur — Operazioni soggiorni e Finanze breve durata solo in lettura, rendiconti dei partner compresi.
  • Manager — tutti i moduli in lettura e scrittura, tranne la gestione del team e della fatturazione.
  • Personalizzato (manuale) — nessuna casella all'inizio: nulla è aperto finché non lo spunti.

Il ruolo ereditato Sola lettura consulta tutto ciò che le caselle Lecture aprono, ma non scrive nulla: non vede quindi mai un codice della porta. Può invece scaricare il fascicolo completo delle prove StayProof — preparare quell'archivio è una lettura, che non modifica nulla nel tuo account.

Che cosa vede un ruolo Sola lettura

La pagina Team si apre, ma senza un solo comando: né modulo d'invito, né selettore di ruolo, né Gestisci gli accessi. Il banner nomina il ruolo — «Il tuo ruolo (Sola lettura) non consente di gestire il team.» — ma ciò che manca è il permesso: un Operatore vede esattamente la stessa schermata, e lo stesso Operatore ritrova i comandi appena gli spunti Gestion su perm.module.coreTeam. Allo stesso tempo la navigazione si restringe: Abbonamento, Pagamenti e API e integrazioni spariscono, in mancanza del diritto di gestire la fatturazione; Incassi e Analisi restano raggiungibili, in consultazione, finché su quel membro non è posato alcun modello di accesso: un modello ricalcola anche ciò che vede.

Cosa se ne va con un membro

Un membro può aver collegato al tuo account strumenti di altri editori: le autorizzazioni che ha dato compaiono nella carta Applicazioni collegate della pagina API e integrazioni. Non gli sopravvivono; vengono interrotte quando:

  • lo rimuovi dal team, con Rimuovi;
  • riduci i suoi diritti al di sotto di «tutti i diritti su tutti gli immobili» — un ruolo più stretto, un modello di accesso che non apre tutto, o un perimetro limitato ad alcuni immobili —, con Salva accessi;
  • lo reinviti, il che lo riporta allo stato Invitato;
  • il suo account utente viene cancellato da YStay.

In ogni caso, le applicazioni di terzi che aveva autorizzato perdono l'accesso al tuo account. Ogni interruzione è registrata nel registro di audit del tuo account. Quando una di queste applicazioni prova poi a rinnovare il suo accesso, la richiesta viene rifiutata; non viene a sapere nulla sul tuo team.

Ciò che ha collegato il proprietario dell'account non viene mai toccato, né ciò che ha collegato un altro membro. Una modifica che lascia al membro tutti i diritti su tutti gli immobili non interrompe nessuna delle sue autorizzazioni. I dettagli della carta, del gesto Revoca l'accesso e delle durate sono in Configurare l'account e le integrazioni.

Le applicazioni che il membro ha creato di persona nella pagina API e integrazioni cadono negli stessi casi, ma vengono disattivate definitivamente: vedi il riquadro «Ridurre gli accessi di un membro disattiva le applicazioni OAuth che ha creato» più sopra.

Imporre la verifica in due passaggi alla squadra

In fondo alla pagina, Sicurezza della squadra porta un interruttore: Imponi la verifica in due passaggi alla squadra. La conferma è schietta: «TUTTI i membri della squadra, te compreso, resteranno bloccati finché non avranno attivato la verifica in due passaggi.» Da qui la protezione: se la tua verifica non è attiva, YStay rifiuta — «Attiva prima la tua verifica in due passaggi, poi imponila alla squadra.» — e propone Vai alla mia sicurezza. Togliere l'obbligo, al contrario, non ha alcuna condizione.

E poi

Aggiornato il