Ricevere la prima prenotazione e gestire il calendario

Una prenotazione YStay può nascere in tre posti, ma ne esce sempre lo stesso oggetto: la stessa prenotazione, lo stesso ciclo di stati, la stessa scheda. Arriva dal tuo sito di prenotazione pubblico, dove l'ospite attraversa soggiorno, account, pagamento, contratto e conferma; dalla tua mano, con Nuova prenotazione; oppure da un canale — Airbnb, Booking, Abritel/Vrbo — che la consegna già confermata. Questa guida parte dal Calendario, perché è lì che si vede tutto, e finisce sulla scheda di una prenotazione, perché è lì che si decide tutto.

Il percorso, schermata per schermata

1. Aprire il calendario

   Calendario, nella navigazione, apre per impostazione predefinita la vista Timeline: una riga per alloggio, le notti in colonna e le prenotazioni disegnate come barre colorate. La legenda dà il codice: Confermata, In attesa, In loco, Conclusa per le barre; Disponibile, Chiuso, Prezzo dinamico per le notti. La accompagnano tre filtri: Proprietà, Canale e Nascondi gli alloggi senza prenotazioni.

   Ogni notte mostra il suo prezzo effettivo. Quel prezzo non è indicativo: è esattamente quello che il preventivo fatturerà e che YStay invia ai canali. Una prenotazione Annullata o No-show, invece, non compare: le sue notti sono tornate vendibili. Entrambe restano consultabili nell'elenco, ma solo l'annullamento ha una pastiglia sua: il filtro Annullate non riporta i no-show, che si ritrovano solo sotto Tutte.

   

2. Selezionare un intervallo di notti

   Clicca una prima notte e poi una seconda (o trascina): un pannello si installa in basso. Ricorda l'alloggio e il numero di notti selezionate e propone Prima notte, Ultima notte e Prezzo / notte (€), poi quattro gesti: Crea una prenotazione, Applica il prezzo, Chiudi le notti, Riapri le notti — e Annulla la selezione per ricominciare.

   Una notte già prenotata non è selezionabile. Nella Timeline le caselle delle righe permettono di agire su più alloggi insieme: il pannello annuncia allora Applica a seguito dal numero di alloggi, e Seleziona tutti gli alloggi li prende tutti.

   

3. Aprire una prenotazione dal calendario

   Un clic su una barra apre un pannello laterale. Vi si leggono l'ospite, la pastiglia del canale, lo stato, le date e il numero di notti, poi Costo del soggiorno — Totale, Pagato, Da saldare — e Messaggi. Apri la scheda porta al dettaglio completo. Il blocco del costo è tutto o niente: su una prenotazione importata prima che YStay conservasse il dettaglio della vendita non compare affatto, invece di mostrare importi parziali.

   

4. Passare alla vista Mese, o alla vista Anno

   Le schede Mese e Anno cambiano scala. Mese mostra due mesi affiancati per un solo alloggio, scelto con il selettore Alloggio, con il prezzo sotto ogni notte e il pulsante Oggi. Anno allinea mini-mesi in sola lettura con una legenda a fasce — Sotto la tariffa base, Alla tariffa base, Sopra la tariffa base; un clic apre il mese corrispondente.

   La finestra di due mesi è un limite vero: al suo bordo un link discreto rimanda alla vista lunga, «Per un intervallo più lungo, usa la vista Timeline».

   

5. Ritrovare le prenotazioni nell'elenco

   Prenotazioni elenca i soggiorni futuri, in corso e passati, i prossimi per primi. Le pastiglie filtrano per stato — Tutte, In attesa, Confermate, Arrivate, Concluse, Annullate — e un menu Tutti i canali filtra per origine. Il campo Cerca un ospite… cerca per nome.

   Ogni carta porta l'ospite e l'alloggio, le date, il numero di ospiti, l'importo Pagato dall'ospite, la pastiglia del canale, l'etichetta di stato — e, per un ospite già venuto, un'etichetta Di ritorno con il suo voto medio. Quell'etichetta conta solo i soggiorni conclusi da te — su questo account e nel perimetro di immobili del membro che la consulta: non è uno storico globale di piattaforma, e un ospite che ha soggiornato altrove, o in un immobile fuori dal tuo perimetro, non porta l'etichetta.

   

6. Far evolvere lo stato dalla scheda

   La scheda riunisce l'alloggio e il suo saldo (Saldata, oppure Saldo dovuto seguito dall'importo), l'ospite, il soggiorno modificabile e poi Aggiorna lo stato — i cui pulsanti sono esattamente le transizioni consentite in quel momento, mai una di più.

   Annulla la prenotazione e il passaggio a no-show aprono una conferma che annuncia le conseguenze — notti liberate, codici di accesso attivi revocati, rate in sospeso annullate — e offre un campo per il motivo, facoltativo. Compilalo comunque: viene conservato in Cronologia, accanto a ogni cambio di stato.

   

7. Creare una prenotazione a mano

   Nuova prenotazione — dall'elenco, o dalla selezione del calendario, che precompila le date — apre un modulo breve: Annuncio, Arrivo, Partenza, Adulti, Bambini, Nome dell'ospite, poi telefono, email e note sull'arrivo, tutti facoltativi.

   A destra il pannello Preventivo si ricalcola a ogni battuta: notti, Pulizia, Costi, Tasse, Totale — e, senza date, «Inserisci le date per vedere il prezzo.» Crea la prenotazione resta inattivo finché il preventivo è in errore.

   

Gli stati, e ciò che innesca la conferma

Il ciclo è breve e senza ritorno: In attesa → Confermata → Check-in effettuato → Check-out effettuato, con due uscite, Annullata e No-show. Una prenotazione diretta pagata online può arrivare già confermata; una di canale lo è sempre. La conferma è la transizione che conta, perché mette in moto tre cose:

• il soggiorno viene creato — è lui a portare accesso, check-in/out e prova, e compare con lo stato Programmato;
• il codice della serratura viene emesso automaticamente se all'alloggio è collegata una serratura connessa — senza serratura, semplicemente non accade nulla;
• il contratto viene generato per una prenotazione diretta (mai per una di canale: YStay non ne genera per loro).

L'annullamento e il no-show percorrono la strada inversa e condividono tre effetti: codici di accesso revocati, rate in sospeso annullate, cauzione liberata. Il rimborso, invece, parte solo su un annullamento, secondo la politica dell'annuncio; un no-show non ne innesca alcuno — l'ospite non si è presentato.

Se qualcosa non va come previsto

• Manca il pulsante che ti aspettavi. Il blocco segue le transizioni consentite che il server restituisce per lo stato corrente. La causa più frequente è che la transizione semplicemente non è aperta da dove si trova la prenotazione: una prenotazione in Check-in effettuato offre ormai solo la partenza, lì nessun annullamento è possibile. Altrimenti lo stato è terminale, o la prenotazione viene da un canale.
• La riapertura viene rifiutata. L'intervallo tocca un blocco sincronizzato da un canale: libera prima quelle notti sul canale, poi riprova.
• Una notte si rifiuta di essere selezionata. È prenotata; un prezzo applicato a un lotto salta quelle notti e lo dice.
• Manca il costo nel pannello laterale. La prenotazione non ha un dettaglio di vendita registrato; la scheda resta il riferimento.

E poi

• Collegare una serratura — il codice emesso alla conferma.
• Rispondere ai tuoi ospiti — la conversazione collegata a ogni prenotazione.
• Pubblicare il tuo sito di prenotazione — la prima fonte di prenotazioni dirette.
• Impostare le tariffe — il prezzo di una notte, deciso prima che arrivi al calendario.
• Gestire un soggiorno: check-in e checkout — il seguito di questa guida: che cosa diventa una prenotazione confermata, dall'arrivo alla partenza.