Zustandsprotokoll: Richtlinie, Gast-Link, Vorlagen
Wer den Zustand der Unterkunft aufnimmt, wie der Gast seinen Link erhält — einmalig und ohne automatische E-Mail — und wie eine Vorlage die Aufnahme rahmt.
Das Zustandsprotokoll wird auf der Aufenthaltsseite geführt, im Panel Bestandsaufnahme durch Gast. Dort fallen drei Entscheidungen: wer aufnimmt, wie der Gast seinen Link bekommt und was geprüft wird. Die Aufnahme, die Sie selbst machen, läuft dagegen über StayProof — siehe StayProof: den Nachweis erstellen und teilen.
Der Weg, Bildschirm für Bildschirm
Festlegen, wer die Bestandsaufnahme durchführt
Oben im Panel bietet die Karte Wer führt die Bestandsaufnahme durch? drei Richtlinien: Gastgeber / Concierge-Team, Der Gast (über seine App) und Co-Validierung Gast + Gastgeber. Diese Einstellung gehört zur Anzeige, nicht zum Aufenthalt: Sie gilt auch für die nächsten Aufenthalte derselben Unterkunft.
Es gibt keine Speichern-Schaltfläche: Die Wahl greift, sobald Sie den Wert ändern, bestätigt durch „Richtlinie zur Bestandsaufnahme gespeichert.“
Die Karte Wer führt die Bestandsaufnahme durch? und ihre drei Richtlinien. Den Gast-Link erstellen
Sobald die Richtlinie auf den Gast oder auf die Co-Validierung steht, bietet der Block Gast-Link die Schaltfläche Gast-Link erstellen. Der Link erscheint dann in einem schreibgeschützten Feld, mit Kopieren, dem Kennzeichen Aktiv und der Schaltfläche Link widerrufen.
Sie legen kein Ablaufdatum fest: Das Dashboard bietet keines an, und der Block zeigt keines. Die Gültigkeit begrenzt die Plattform über die Reservierung — der Link funktioniert 90 Tage nach dem Abreisedatum nicht mehr, und sofort nicht mehr, wenn die Reservierung storniert oder als No-Show gesetzt wird. In Ihrer Hand liegt allein Link widerrufen.
Screenshot noch zu erstellen
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Die Aufnahme mit einer Vorlage rahmen
Eine Vorlage ist die Liste dessen, was zu prüfen ist — Fotos, Ablesungen, ja/nein. Das Menü Übergabeprotokolle öffnet die Seite Zustandsprotokoll-Vorlagen mit der Schaltfläche Neue Vorlage; die leere Seite zeigt „Keine Vorlage“.
Die Seite Zustandsprotokoll-Vorlagen. Die Vorlage wird anschließend auf der Aufenthaltsseite mit der Anzeige verknüpft, im Block Anzeigenvorlage: Vorlage auswählen…, dann Zuweisen — oder Trennen, um es rückgängig zu machen.
Der Bildschirm verwendet hier drei Wörter für dieselbe Sache: das Menü sagt „Übergabeprotokolle“, das Panel „Bestandsaufnahme“, die Seite „Zustandsprotokoll“.
Den Fortschritt verfolgen
Der Block Verfolgung der Bestandsaufnahme zeigt Einzug und Auszug mit ihrem Zustand: Zu erledigen, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Bestätigt oder Überfällig. Ein Kennzeichen Nachweis verfügbar erscheint, sobald der Nachweis erstellt ist.
Zwei Schaltflächen stehen daneben: Gast erinnern, inaktiv solange kein Link aktiv ist — das Panel schreibt dann „Erstellen Sie unten einen Gast-Link, um Erinnerungen senden zu können.“ — und Concierge-Modus erzwingen, womit Sie die Aufnahme für diesen Aufenthalt zurückholen.
Im Dual-Modus mitbestätigen
Unter Co-Validierung Gast + Gastgeber taucht jede vom Gast bestätigte Aufnahme in einem Block Mitbestätigung erforderlich (Dual-Modus) auf, markiert als Mitzubestätigen, mit ihren Gemeldeten Abweichungen — oder „Keine Abweichung gemeldet.“
Mitbestätigen schließt die Aufnahme ab. Ablehnen… verlangt eine Pflichtbegründung, die an den Gast geht: „Ablehnung gesendet — der Gast muss nach der Korrektur erneut bestätigen.“
Was „Überfällig“ wirklich heißt
Die Frist ist nicht Mitternacht. Sie wird in der Zeitzone des Objekts aus der tatsächlichen Ankunfts- oder Abreisezeit berechnet, sofern bekannt — sonst aus den angekündigten Zeiten Ihrer Anzeige, zuletzt aus 17:00 Uhr bzw. 11:00 Uhr.
Diese Frist betrifft die Bestandsaufnahme, nicht den Link: Sie setzt die Verfolgung auf Überfällig und steuert die unten beschriebene automatische Umschaltung, lässt den Gast-Link aber nie ablaufen.
Und danach
- StayProof: den Nachweis erstellen und teilen — die Aufnahme, die Sie selbst führen, und das belastbare Paket daraus.
- Einen Aufenthalt führen: Check-in und Checkout — die Sitzungen, in die sich diese Aufnahmen einfügen.
- Vorfälle und Streitfälle — wenn aus einer Abweichung ein Fall wird.
- Betrieb — alles rund um den Aufenthalt und die Zeit danach.
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