YStay

Team einladen und Rollen festlegen

Zwei unabhängige Achsen steuern den Zugang eines Mitarbeiters: was er darf und für welche Objekte. Das Einladungsformular setzt beide — und den Link gibt es nur einmal.

Ein YStay-Konto lässt sich teilen. Die Seite Team, in der Navigationsgruppe Konto, nimmt einen Concierge, ein Reinigungsteam, eine Buchhaltung oder einen Mitinvestor auf und legt für jeden zwei unabhängige Dinge fest: seine Berechtigungen (was er tun darf) und seinen Objektbereich (wo er es tun darf). Das Zweite zu vergessen heißt, das ganze Portfolio jemandem zu übergeben, der nur ein Studio betreut.

Ob diese Seite mit Bedienelementen aufgeht, hängt nicht an der Rolle, sondern an einer Berechtigung: dem Kästchen Gestion in der Zeile perm.module.coreTeam — der technischen Kennung des Moduls Team in der Matrix eines Mitglieds, siehe „Was die Matrix anzeigt“ weiter unten. Ein Manager erhält sie standardmäßig, ein Mitarbeiter nicht; haken Sie sie einem Mitarbeiter an, verwaltet er das Team wie Sie, nehmen Sie sie einem Manager weg — oder legen Sie ihm eine Zugriffsvorlage auf, siehe unten — und er verliert sie. Der Eigentümer hat sie immer und ist nie änderbar: Seine Rolle wird nicht vergeben, und kein Bereich gilt für ihn. Neue Mitglieder einzuladen setzt zudem einen Tarif voraus, der Teamarbeit enthält — fehlt er, ersetzt die Seite das Formular durch Tarife ansehen, ohne die vorhandenen Mitglieder zu sperren.

Einladen, Bildschirm für Bildschirm

  1. Das Einladungsformular ausfüllen

    Die Karte Mitarbeiter einladen fragt vier Dinge ab: E-Mail-Adresse, Rolle, Zugriffsvorlage und Zugängliche Objekte.

    Die Rolle wird aus Manager, Mitarbeiter und Nur Lesen gewählt: die Eigentümerrolle ist nicht vergebbar. Die Zugriffsvorlage bietet Standard (je nach Rolle) und danach fünf fertige Vorlagen.

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  2. Den Objektbereich wählen

    Unter Zugängliche Objekte haken Sie die Objekte an, die dieses Mitglied sehen soll. Nichts anzuhaken ist kein Versehen, sondern eine Entscheidung — und der Bildschirm sagt es: „Keine Auswahl: Zugriff auf alle Immobilien.“ Ein Objekt, das nicht zu Ihrem Konto gehört, wird stillschweigend verworfen: Der gespeicherte Bereich enthält immer nur Ihre eigenen.

  3. Den Link an die eingeladene Person weitergeben

    Einladen bestätigt mit „Einladung gesendet. Teilen Sie den Link unten, um den Zugang abzuschließen.“, zeigt den Einladungslink, und die Person erscheint in der Liste mit dem Kennzeichen Eingeladen.

    Dieser Link öffnet eine Seite, die zur Anmeldung — oder zur Kontoerstellung — mit der eingeladenen Adresse auffordert und den Zugang dann bestätigt. Diese Seite erscheint auf Französisch; ihre englische Fassung erhalten Sie, indem Sie „?locale=en“ an den Link anhängen.

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  4. Die Zugriffe nachträglich feinjustieren

    In der Zeile eines Mitglieds öffnet Zugriffe verwalten dessen Blatt: Zugriffsvorlage (Preset), Berechtigungen nach Modul — ein Kästchen je Modul und Aktion — und Zugängliche Objekte. Zugriff speichern schließt die Sache ab.

  5. Die Team-Matrix gegenlesen

    Jede Zeile nennt die Rolle, gegebenenfalls die Vorlage und den Bereich: Alle Objekte oder die Anzahl der ausgewählten Objekte. Der Eigentümer zeigt nie einen Bereich.

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Die drei Rollen und die fünf Vorlagen

Die Karte Die Rollen am Seitenende fasst das Fundament zusammen:

  • Eigentümer & Manager — voller Zugriff: Betrieb, Vermarktung, Team und Abrechnung.
  • Mitarbeiter — Feldoperationen (Buchungen, Aufenthalte, Reinigung, Vorfälle). Keine Team- oder Abrechnungsverwaltung.
  • Nur Lesen — nur Ansicht, keine Änderungen.

Fünf Vorlagen stehen bereit — Concierge, Ménage, Compta, Co-investisseur, Manager —, dazu ein vollständig manueller Modus: Benutzerdefiniert (manuell) im Blatt eines Mitglieds. Eine Vorlage verfeinert dieses Fundament nicht, sie ersetzt es: Sobald eine Vorlage auf einem Mitglied liegt, stammen seine Berechtigungen allein aus dieser Vorlage, und das Fundament der Rolle wird nicht mehr herangezogen. Ein Manager, dem Sie eine Vorlage zuweisen, verliert also die Team- und Abrechnungsverwaltung — keine der fünf enthält sie, auch Manager nicht. Eine Rolle Nur Lesen bleibt dagegen lesend, was auch immer angehakt ist: Der Server weist jede Schreiboperation aus dieser Rolle zurück.

Was eine Rolle Nur Lesen sieht

Die Seite Team öffnet sich, aber ohne ein einziges Bedienelement: kein Einladungsformular, keine Rollenauswahl, kein Zugriffe verwalten. Das Banner nennt die Rolle — „Ihre Rolle (Nur Lesen) erlaubt keine Verwaltung des Teams.“ —, doch was fehlt, ist die Berechtigung: Ein Mitarbeiter sieht genau denselben Bildschirm, und derselbe Mitarbeiter bekommt die Bedienelemente zurück, sobald Gestion auf perm.module.coreTeam angehakt ist. Gleichzeitig schrumpft die Navigation: Abonnement, Zahlungen und API & Integrationen verschwinden, mangels Recht zur Abrechnungsverwaltung; Einnahmen und Auswertung bleiben erreichbar, zur Ansicht — solange auf diesem Mitglied keine Zugriffsvorlage liegt, denn eine Vorlage berechnet auch neu, was es sieht.

Die Bestätigung in zwei Schritten vom Team verlangen

Ganz unten auf der Seite trägt Sicherheit des Teams einen Schalter: Bestätigung in zwei Schritten im Team verpflichtend machen. Die Rückfrage ist deutlich — „ALLE Teammitglieder, Sie eingeschlossen, bleiben gesperrt, bis sie die Bestätigung in zwei Schritten aktiviert haben.“ Daher die Sperre: Ist Ihr eigener zweiter Faktor nicht aktiv, weigert sich YStay — „Aktivieren Sie zuerst Ihre eigene Bestätigung in zwei Schritten, bevor Sie sie vom Team verlangen.“ — und bietet Zu meiner Sicherheit an. Die Pflicht aufzuheben hat dagegen keinerlei Bedingung.

Und danach

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