Gästenachrichten automatisieren

Eine Automation sendet dem Gast eine Nachricht ohne Ihr Zutun. Sie wohnt im Menü Vermarktung, Eintrag Automatisierungen, und die Seite nennt ihr Versprechen: „Sende dem Gast automatisch eine Nachricht basierend auf einem Auslöser (Anreise, Abreise, Bestätigung, Stornierung)."

Eine Regel besteht aus vier Entscheidungen: wann sie hinausgeht, für welche Anzeigen, was sie sagt, und ob sie aktiviert ist. Keine Sequenz, keine Bedingung, keine Verzweigung.

Der Weg, Bildschirm für Bildschirm

1. Automatisierungen öffnen

   Menü Vermarktung, Eintrag Automatisierungen. Auf einem Konto ohne Regel zeigt der Bildschirm Keine Automation und den Hinweis „Erstelle eine Erinnerung vor der Anreise, eine Bewertungsanfrage nach der Abreise oder eine Nachricht bei der Bestätigung."

   Jede gelistete Regel trägt zwei Plaketten — Aktiviert oder Deaktiviert, dann Ereignisbasiert oder T±Versatz — gefolgt von Gesendet: und Geltungsbereich: sowie den Schaltflächen Bearbeiten und Löschen.

   

2. Die Regel schreiben

   Neue Automation öffnet das Formular. Name ist eine Bezeichnung nur für Sie (Beispiel: „Anreiseerinnerung T-1"). Auslöser bietet die vier Werte, Verschiebung (Tage) nimmt 0 bis 365 an — und 0 bedeutet am Tag selbst der An- oder Abreise, nicht „sofort". Ausgewähltes Inserat bleibt auf Alle meine Inserate, solange Sie nicht einschränken.

   Ein blauer Satz fasst Ihre Wahl laufend zusammen — „Wird 1 Tag vor der Anreise gesendet." —, danach folgen Nachricht, das Kästchen Aktiviert und Erstellen.

   

3. Die Platzhalter einfügen

   Unter der Nachricht fügen sechs Schaltflächen je einen Platzhalter an der Cursorposition ein. Jede zeigt den technischen Namen in doppelten geschweiften Klammern, und ihr Tooltip benennt ihn im Klartext: Name des Gastes, Anreisedatum, Abreisedatum, Name des Inserats, Adresse der Unterkunft und Zugangscode. Der Bildschirm sagt dazu: „Klicken Sie auf einen Platzhalter, um ihn einzufügen. Er wird beim Versand durch den echten Wert ersetzt."

4. Prüfen, was hinausgegangen ist

   Die Kontrolle findet nicht auf der Regelseite statt, sondern an der Buchung: ihre Seite trägt unten die Karte Gesendete automatische Nachrichten mit Zeitstempel, Name und Auslöser jedes Versands. Solange nichts hinausgegangen ist, zeigt sie Keine automatischen Nachrichten und „Automatisch gesendete Erinnerungen und Bestätigungen erscheinen hier."

   Screenshot noch zu erstellen

   captures/automatiser-les-messages/03-journal-envois.png

Wo die Nachricht landet

Ein automatischer Versand ist kein eigener Kanal: er nimmt den Weg einer von Hand geschriebenen Nachricht.

• In der Unterhaltung der Buchung, wo sie wie Ihre eigenen Nachrichten erscheint.
• Per E-Mail an den Gast, sobald dessen Adresse bekannt ist.
• In den Herkunftskanal, wenn die Unterhaltung von Airbnb, Booking oder Abritel/Vrbo stammt — mit denselben Zustellstatus wie Ihre manuellen Antworten, beschrieben in Auf Gäste antworten.

Was eine Regel niemals tut

• Zweimal senden. Dieselbe Regel schreibt nur einmal pro Buchung, auch wenn der Status hin und her springt.
• An eine ausstehende Buchung schreiben. Nur bestätigte, laufende und abgeschlossene Buchungen erhalten eine geplante Nachricht.
• Ihren Text übersetzen. Der Text geht so hinaus, wie er dasteht: eine Regel trägt genau eine Sprache. Für mehrere Sprachen legen Sie je Sprache eine Regel an und richten sie über die Anzeige aus.
• Vergangene Sendungen nachholen. Ändern oder Löschen wirkt nur in die Zukunft: was hinaus ist, ist hinaus.
• Einen Abbruch melden. Eine Buchung, die mangels Bestätigung verfällt, löst Ihre Regel Bei Stornierung nicht aus — nur eine bereits bestätigte und danach stornierte Buchung tut das.

Und danach

• Auf Gäste antworten (Nachrichten) — der Verlauf, in dem diese Sendungen landen, neben Ihren manuellen Antworten.
• Die erste Buchung erhalten und den Kalender führen — die Status, auf die sich Ihre Auslöser stützen.
• Die übrigen Betriebsanleitungen — der Aufenthalt, Vorfälle und die Zeit danach.