Auf Gäste antworten (Nachrichten)

Die Nachrichten bündeln den Austausch all Ihrer Aufenthalte an einem Ort, gleich woher er kommt. Sie leben im Menü Vermarktung, Eintrag Nachrichten.

Ein Grundsatz bestimmt alles Weitere: eine Unterhaltung pro Buchung. Es gibt keinen freien Faden mit einem Gast und kein Gespräch vor der Buchung — jede Unterhaltung hängt an einem bestimmten Aufenthalt, und ihr Kopf verlinkt entsprechend auf Buchung #… ansehen. Eine Unterhaltung entsteht mit ihrer ersten Nachricht: der Gast schreibt aus seinem Gästebereich, oder seine Nachricht trifft aus Airbnb, Booking oder Abritel/Vrbo ein.

Der Weg, Bildschirm für Bildschirm

1. Nachrichten öffnen

   Öffnen Sie im Seitenmenü, Gruppe Vermarktung, den Eintrag Nachrichten. Die Seite nennt ihr Versprechen gleich zu Beginn: „Alle Ihre Gästeunterhaltungen an einem Ort.“

   Auf einem Konto ohne Austausch zeigt der Bildschirm Keine Unterhaltung und den Hinweis „Nachrichten mit Ihren Gästen erscheinen hier.“

   

2. Die richtige Unterhaltung finden

   Die linke Spalte listet die Unterhaltungen, die jüngste zuerst. Zwei Filter sind immer da — Alle und Ungelesen — und die Kanal-Pillen kommen nur hinzu, wenn eine Unterhaltung dieses Kanals existiert: YStay für eine Direktbuchung, dann Airbnb, Booking, Abritel/Vrbo. Das Feld Gast, Betreff oder Inserat suchen… filtert alle Unterhaltungen, nicht nur die sichtbaren.

   Solange keine Unterhaltung geöffnet ist, zeigt die rechte Spalte Wählen Sie eine Unterhaltung aus, um sie anzuzeigen.

   

3. Dem Gast antworten

   Die geöffnete Unterhaltung zeigt die Nachrichten des Gastes links, Ihre rechts, nach Tagen getrennt. Unten sitzt das Eingabefeld: Nachricht schreiben…, die Schaltfläche Senden und die Tastenkombination Strg/Cmd + Eingabe zum Senden. Vorlage einfügen… legt einen vorbereiteten Text ins Eingabefeld, Platzhalter bereits ausgefüllt — Sie lesen ihn vor dem Senden gegen.

   Bei einer Unterhaltung aus einem Kanal geht Ihre Antwort im Hintergrund auch an diesen Kanal. Unter Ihrer Sprechblase erscheint dann ein dezenter Status: Wird an Airbnb gesendet…, danach An Airbnb zugestellt oder Nicht an Airbnb zugestellt — kontaktieren Sie den Gast bei Bedarf (der Name des Kanals ersetzt den des Beispiels).

   

4. Einen Entwurf von der KI vorbereiten lassen

   Über dem Eingabefeld bittet Antwort vorschlagen den Assistenten um einen Entwurf aus der laufenden Unterhaltung. Die Schaltfläche wechselt zu Wird verfasst…, dann füllt der vorgeschlagene Text das Eingabefeld — Sie lesen ihn gegen, korrigieren ihn und klicken Senden. Der Zähler daneben — zum Beispiel 3 / 200 KI-Vorschläge — hält Ihren Verbrauch des Monats fest.

   Der Assistent erhält zweierlei. Zuerst eng begrenzte Buchungsfelder: allein den Vornamen des Gastes, An- und Abreisedaten samt Uhrzeiten, die Zahl der Gäste, Titel, Typ, Stadt und Adresse der Einheit, Ihre Ankunftshinweise und den offenen Betrag. Diese Felder tragen nie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer aus dem Gastprofil, seinen Nachnamen oder Zahlungsdetails. Dann die letzten zehn Nachrichten des Fadens, unverändert weitergegeben: ihr Text wird weder gefiltert noch geschwärzt. Hat der Gast seine Telefonnummer oder seine Adresse in eine Nachricht geschrieben, geht sie mit hinaus.

   

Was der Gast auf seiner Seite bekommt

• Eine E-Mail zu jeder Nachricht, die Sie senden, sofern seine Adresse bekannt ist. Das ist der garantierte Kanal: sie geht unabhängig von seiner Ausstattung hinaus, mit dem Betreff der Unterhaltung.
• Die Unterhaltung in seinem Gästebereich, wo er jederzeit antworten kann — auch nach der Abreise, wegen eines vergessenen Gegenstands oder einer Kaution.
• Eine Benachrichtigung auf seinem Telefon, nur wenn er die App installiert und seine Buchung beansprucht hat. Sie enthält nicht den Text Ihrer Nachricht.
• Ihre Antwort im Herkunftskanal bei einer Buchung von Airbnb, Booking oder Abritel/Vrbo — vorbehaltlich des oben beschriebenen Zustellstatus.

Es gibt keinen öffentlichen Link auf eine Unterhaltung: alles läuft über den Gästebereich oder den Kanal.

Was Sie über eine neue Nachricht informiert

• Eine Benachrichtigung im Feed Benachrichtigungen des Dashboards, und zwar ein Eintrag je ungelesener Unterhaltung: weitere Nachrichten frischen denselben Eintrag auf, statt zehn davon zu stapeln.
• Eine Benachrichtigung auf Ihrem Telefon über die Feld-App, nur bei Entstehen des Signals und ohne Auszug der Nachricht — sie öffnet die Buchungsseite.
• Keine E-Mail an Sie bei einer Gästenachricht: die Nachrichten und der Benachrichtigungs-Feed sind die einzigen beiden Orte, an denen das Signal lebt.

Wenn etwas nicht stimmt

• Die erwartete Unterhaltung fehlt in der Liste. Ihr Faden existiert noch nicht — meist, weil noch keine Nachricht ausgetauscht wurde. Prüfen Sie auch den aktiven Filter — Ungelesen und die Kanal-Pillen blenden alles andere aus.
• Die Unterhaltung ist offen, aber leer. Der Bildschirm zeigt Keine Nachricht und Beginnen Sie die Unterhaltung unten. — schreiben Sie die erste Nachricht.
• Ein Status Nicht zugestellt. Der Kanal hat die Antwort abgelehnt oder nie bestätigt, und die Plattform versucht es nicht von selbst erneut. Senden Sie Ihre Nachricht erneut oder erreichen Sie den Gast anders.
• Ein Hinweisbanner statt eines KI-Entwurfs. Vier mögliche Meldungen, keine davon blockierend: „KI-Antwortvorschläge sind in den kostenpflichtigen ShortStay-Tarifen enthalten.“ (mit dem Link Tarife ansehen), „Sie haben Ihr KI-Vorschlagskontingent für diesen Monat erreicht.“, „Der KI-Assistent ist vorübergehend nicht verfügbar. Bitte verfassen Sie Ihre Antwort manuell.“ und „Der Vorschlag ist fehlgeschlagen. Versuchen Sie es erneut oder verfassen Sie Ihre Antwort manuell.“ In allen vier Fällen bleibt das Eingabefeld nutzbar.
• Der Zugriff wird verweigert. Die Meldung „Ihre Rolle erlaubt keinen Zugriff auf den Posteingang. Wenden Sie sich an den Kontoinhaber.“ weist auf eine Teamrolle ohne Nachrichtenrechte hin.

Und danach

• Erste Buchung erhalten und den Kalender führen — woher die Buchungen kommen, an denen diese Unterhaltungen hängen.
• Erste Gästemappe erstellen und veröffentlichen — die praktischen Fragen, die Gäste hier stellen, ein für alle Mal beantworten.
• Anzeigen — die Anzeigen vervollständigen und verteilen, die die Nachrichten speisen.
• Gästenachrichten automatisieren — die vier Auslöser, die für Sie schreiben, und was sie nie tun werden.
• Bewertungen führen und Gäste bewerten — das Wort, das nach dem Aufenthalt bleibt, und Ihre Antwort darauf.