Ein Schloss verbinden und Gästen Zugang geben

Ein vernetztes Schloss verändert den Anreisetag: kein Schlüssel, der übergeben werden muss, kein einziger Code, den sich alle Aufenthalte teilen. YStay erstellt pro Buchung einen Code, gültig nur rund um diesen Aufenthalt, und sendet ihn dem Gast. Ist das Schloss einmal verknüpft, bleibt für Sie nichts mehr zu tun.

Zwei Einstellungen an zwei verschiedenen Orten. Der Anbieter wird einmal für das ganze Konto verbunden, unter API & Integrationen. Das Schloss dagegen wird mit einer Einheit verknüpft — ein Schloss, eine Tür: alle Anzeigen auf dieser Einheit teilen es sich. Diese zweite Einstellung steuert die Ausstellung der Codes.

Der Weg, Bildschirm für Bildschirm

1. Die verfügbaren Anbieter ansehen

   Öffnen Sie in der Menügruppe Konto den Eintrag API & Integrationen. Die Karte Vernetzte Schlösser nennt ihren Zweck: „Verbinden Sie Ihren Schloss-Anbieter, um Gast-Zugangscodes bei der Bestätigung automatisch zu erstellen.“

   Vier Zeilen, immer dieselben. Virtuelles Schloss trägt das Abzeichen Standardmäßig aktiv und eine Schaltfläche Verbindung testen. Nuki bietet Verbinden, was ein Feld Nuki-API-Token öffnet — das Token wird vor dem Speichern bei Nuki geprüft, und „Das Token wird verschlüsselt und nie wieder angezeigt.“ Yale Home und SwitchBot tragen das Abzeichen Bald verfügbar: ihre Schaltfläche ist inaktiv, diese Anbieter lassen sich heute nicht verbinden.

   

2. Die Karte Vernetztes Schloss der Anzeige öffnen

   Öffnen Sie die Anzeigenseite und scrollen Sie zur Karte Vernetztes Schloss. Sie formuliert die Zusage: „Verknüpfen Sie das Schloss dieser Unterkunft: Gast-Zugangscodes werden bei jeder bestätigten Buchung automatisch erstellt.“ Wie beim Feld „Name der Einheit (Unterkunft)“ meint „Unterkunft“ hier die Einheit.

   Solange kein Schloss verknüpft ist, zeigt die Karte Kein Schloss verknüpft. und die Folge daraus: „Ohne Schloss wird für diese Unterkunft kein automatischer Zugangscode erstellt.“ Der Link Anbieter verwalten führt zum vorigen Bildschirm zurück.

   

3. Das Formular zum Hinzufügen ausfüllen

   Schloss hinzufügen klappt zwei Felder auf. Name des Schlosses ist frei — der Hinweis Z. B. Eingangstür sagt, was erwartet wird: der Name der Tür, nicht der der Einheit. Anbieter listet nur verbundene und nicht gesperrte Anbieter; auf einem neuen Konto bleibt damit Virtuelles Schloss die einzige Option.

   Bei einem echten Anbieter fragt YStay Ihr Konto ab und zeigt Schlösser in Ihrem Nuki-Konto: jedes Schloss trägt Frei oder Zugewiesen an samt der Einheit, die es bereits belegt — dann ist es nicht auswählbar. Antwortet der Anbieter nicht oder hat er nichts zu listen, übernimmt ein Feld zur manuellen Eingabe der Kennung. Verknüpfen bestätigt.

   

4. Das verknüpfte Schloss prüfen

   Das Schloss erscheint in der Liste mit Name, Anbieter und einem Status-Abzeichen: Aktiv, Inaktiv oder Nicht erreichbar. Drei Schaltflächen begleiten es: Testen — das den Anbieter wirklich anruft und Verbindung OK oder Schloss nicht erreichbar antwortet —, Bearbeiten und Entfernen.

   

5. Die Bestätigung die Arbeit machen lassen

   Nichts auszulösen: Sobald eine Buchung bestätigt ist, erstellt YStay den Code im Hintergrund und schreibt ihn auf das Schloss. Die Karte Zugang zur Unterkunft auf der Aufenthaltsseite — oder auf der Buchungsseite — zeigt das Ergebnis. Vor jeder Ausstellung steht dort Kein aktiver Zugangscode.

   Eine noch nicht bestätigte Buchung hat keinen Aufenthalt, und der Bildschirm sagt es: „Bestätigen Sie die Reservierung, um den Aufenthalt anzulegen und die Abläufe freizuschalten (Zugang, Check-in/out, Nachweis).“

   

6. Den Code ansehen, neu erstellen oder widerrufen

   Ist der Code erstellt, zeigt die Karte den Hinweis Code erstellt:, gefolgt vom Code und dem Zusatz (nur einmal angezeigt). Die Zeile des Codes bleibt: ein Status-Abzeichen — Aktiv, Ausgestellt · Versand T-2, Ausgestellt · Gast benachrichtigt, Widerrufen, Abgelaufen, Widerruf fehlgeschlagen — und sein Fenster, Gültig von … bis ….

   Bei einem aktiven Code zeigt Code anzeigen ihn erneut im Klartext, mit dem Hinweis (Einsicht wird protokolliert): jede Einsicht wird festgehalten. Widerrufen fragt nach einem Grund und lässt den Code dann beim Anbieter entfernen — er löscht ihn vom Schloss, nicht YStay. Antwortet er, steht in der Zeile Widerrufen, und der Gast öffnet mit diesem Code nicht mehr. Zugangscode erstellen stellt auf Anforderung einen neuen aus, etwa nach einem Widerruf.

   Verweigert der Anbieter oder antwortet er nicht, ist der Widerruf nicht gesichert: Die Zeile wechselt auf Widerruf fehlgeschlagen und zeigt „Der Widerruf beim Anbieter ist fehlgeschlagen: automatischer neuer Versuch läuft, der Code kann an der Tür noch funktionieren.“ Ein neuer Versuch läuft von selbst an, und Sie werden per Benachrichtigung gewarnt — solange in der Zeile aber nicht Widerrufen steht, gehen Sie davon aus, dass der Code weiter öffnet.

   Ein letztes Abzeichen oben auf der Karte fasst den Zustand der Zugangssitzung zusammen. Es ist nicht übersetzt: Es erscheint in rohem Englisch, „active“. Das ist ein bekannter Oberflächenfehler, ohne Folgen für die Codes.

   

Das Gültigkeitsfenster

Ein Code gilt nie dauerhaft. Sein Fenster beginnt 3 Stunden vor der Ankunftszeit und endet am Abreisetag, zum Ende des Check-out-Zeitraums. Fehlen Hausregeln auf der Anzeige, gelten 16:00 Uhr für die Ankunft und 11:00 Uhr für die Abreise, in der Zeitzone des Objekts. Die Zeile des Codes fasst es mit Gültig von … bis … zusammen.

Was der Gast erhält

Der Kanal für den Code ist die E-Mail, und nur sie. Die Nachricht trägt den Betreff „Ihr Zugangscode für Ihren Aufenthalt“; sie enthält den Code — „Hier ist Ihr Zugangscode: …“ — und seine Frist, „Gültig bis zum ….“ Sie geht in der Sprache des Gastes hinaus.

Parallel dazu weist eine Benachrichtigung Ihr Zugang ist bereit darauf hin, sofern der Gast die App nutzt — sie enthält den Code aber nicht: sie sagt nur „Ihr Zugangscode wurde Ihnen per E-Mail zugesandt.“ In der Gäste-App erscheint der Code nirgends, und YStay versendet keine SMS.

Liegt die Ankunft noch fern, wird der Code zwar erstellt, der Versand wartet jedoch: die Zeile kündigt „Automatischer Versand an den Gast 48 h vor der Ankunft.“ an, und das Abzeichen wechselt zu Ausgestellt · Versand T-2. Am Tag X geht die E-Mail hinaus, und eine Benachrichtigung Ihre Anreise steht bevor erinnert daran, wo der Code liegt.

Wenn kein Code erscheint

• Kein aktives Schloss auf der Einheit. Der Bildschirm antwortet „Kein aktives Schloss: Verbinden Sie zuerst ein Schloss.“ — dieselbe Meldung erscheint unabhängig von der wahren Ursache, prüfen Sie diesen Punkt also immer zuerst.
• Die Buchung ist nicht bestätigt. Ohne Aufenthalt kein Zugang: erst bestätigen.
• Der Aufenthalt ist storniert. Auf einem stornierten Aufenthalt lässt sich kein Code mehr erstellen, und bestehende Codes wurden widerrufen.
• Es gibt bereits einen aktiven Code. Die automatische Ausstellung dupliziert nie einen laufenden Code.
• Die Anzeige verlangt einen Versicherungsnachweis und für den Ankunftszeitraum wurde keiner angenommen: die Ausstellung ruht bis zur Annahme.
• Der Anbieter hat nicht geantwortet. YStay meldet es Ihnen per Benachrichtigung, und die manuelle Ausstellung bleibt auf der Aufenthaltsseite verfügbar.

Und danach

• Erste Buchung erhalten und den Kalender führen — der Weg, der eine Buchung bis zur Bestätigung bringt.
• Erste Gästemappe erstellen und veröffentlichen — die praktischen Informationen, die Ihr Gast bei der Ankunft liest.
• Anzeigen — die übrigen Karten der Anzeigenseite.
• Versicherungsnachweise: akzeptieren, ablehnen, Zugang freigeben — die Entscheidung, die die Ausstellung des Türcodes anhält oder freigibt.
• Zustandsprotokoll: Richtlinie, Gast-Link, Vorlagen — den Zustand der Einheit vor und nach diesem Zugang festhalten.