Früher Check-in und später Check-out

Eine Unterkunft, die mittags schon bereit ist, eine Abreise um 14:00 Uhr, wenn niemand hinterher anreist: Diese beiden Lücken im Belegungsplan kosten Sie nichts, und der Gast kann sie bezahlen. Früher Check-in und später Check-out machen daraus einen Vorschlag: YStay erkennt den Moment, wendet die von Ihnen festgelegte Regel an und lässt Sie entscheiden — oder sendet den Vorschlag an Ihrer Stelle, wenn Sie das so gewählt haben.

Diese Anleitung richtet sich an Sie, die Gastgeberin oder den Gastgeber. Sie behandelt, was YStay wann vorschlägt, die Regel, die Sie festlegen, die zwei Arten zu entscheiden (Copilot und Autopilot), was der Gast erhält und was seine Zahlung am Zugangscode und an den Aufgaben vor Ort ändert.

Was YStay vorschlägt, und wann

Jeder Vorschlag entsteht aus einem klaren Signal, einmal pro Buchung und pro Art von Extra: Ein Vorschlag, der ignoriert wurde, abgelaufen ist oder zurückgezogen wurde, kommt nicht wieder.

• Früher Check-in, Signal 1: Die Abreisereinigung ist am Anreisetag früh fertig. Beim Abschluss der Reinigungsaufgabe bereitet YStay eine frühere Anreise für den Gast vor, der am selben Tag anreist, zu der Uhrzeit, zu der die Unterkunft bereit sein wird (Ende der Reinigung plus Ihr Puffer). Dieses Signal greift nur, wenn Ihre Regel eine Abreise und eine Anreise am selben Tag zulässt: Der YStay-Standard schließt das aus.
• Früher Check-in, Signal 2: am Vorabend, eine freie Unterkunft. Zur Uhrzeit der Abendzusammenfassung Ihres Kontos (standardmäßig 19:00 Uhr, Einstellung Uhrzeit der Abendzusammenfassung unter Terrain-Einstellungen) prüft YStay die Anreisen von morgen. Findet an diesem Tag keine Abreise in der Unterkunft statt, ist sie schon bereit: Die frühere Anreise wird zur frühesten Uhrzeit Ihrer Regel vorgeschlagen. Dieses Signal nutzt der YStay-Standard.
• Später Check-out: am Vorabend, ohne nachfolgende Anreise. Zur selben Uhrzeit prüft YStay die Abreisen von morgen. Findet am selben Tag keine Anreise in der Unterkunft statt, wird eine spätere Abreise vorgeschlagen. Lässt Ihre Regel eine Anreise am selben Tag zu, wird die spätere Abreise so begrenzt, dass die Reinigung und der Vorlauf des nächsten Codes noch Platz haben: mit den Standard-Uhren nie nach 13:00.

Schließt die Regel den Aufenthalt aus — Kanal nicht gewählt, Aufenthaltsdauer außerhalb der Grenzen, Einheit ausgeschlossen, Standardzeit schon überschritten —, wird nichts vorgeschlagen. Die Vorschau weiter unten sagt Ihnen, warum, Aufenthalt für Aufenthalt.

Der YStay-Standard, und wo Sie ihn sehen

Solange Sie nichts festgelegt haben, wendet YStay seinen Standard an:

• Früher Check-in: Kostenpflichtig, 20,00 € pauschal, nie vor 12:00, im Copilot-Modus — Sie bestätigen jeden Vorschlag.
• Später Check-out: Kostenpflichtig, 20,00 € pauschal, bis 14:00, ebenfalls im Copilot-Modus.
• Beide gelten für Direktbuchungen und alle Plattformen (OTA), mit 30 Minuten Puffer nach der Reinigung. Eine frühere Anreise wird nur vorgeschlagen, wenn am Anreisetag keine Abreise stattfindet, und eine spätere Abreise nur, wenn am Abreisetag keine Anreise stattfindet.

Zum Ansehen und Festlegen: Menü Terrain, Tab Früher Check-in / später Check-out.

Das Badge zeigt, woher die Regel stammt: YStay-Standard (Sie haben nichts gespeichert), Vom Konto geerbt (eine Kontoregel), Für dieses Objekt angepasst oder Für diese Einheit angepasst.

Der Tab erscheint, wenn Ihre Rolle das Modul Früher Check-in und später Check-out öffnet: das Kästchen Lecture, um ihn zu sehen, das Kästchen Écriture, um ihn zu ändern und über Vorschläge zu entscheiden. Die Vorlagen Concierge und Manager haben Lesen und Schreiben (siehe Team einladen und Rollen festlegen).

Eine Regel festlegen

Eine Regel wird auf drei Ebenen festgelegt: Konto, Objekt, Einheit. Die feinste gewinnt: Die Regel einer Einheit geht vor die ihres Objekts, diese vor die des Kontos, diese vor den YStay-Standard. Auf derselben Ebene geht eine auf einen Zeitraum begrenzte Regel (Gültig ab … Gültig bis …) vor eine, die das ganze Jahr gilt. Auch eine Regel im Modus Deaktiviert auf einer feinen Ebene gewinnt: So schalten Sie eine Einheit ab.

• Das Konto. Unter Kontoeinstellungen öffnet Bearbeiten das Formular der Karte. Auf YStay-Standard zurücksetzen löscht Ihre Kontoregel: Der Standard gilt wieder.
• Ein Objekt oder eine Einheit. Wählen Sie unter Pro Objekt und pro Einheit ein Objekt und dann eine Einheit: Der Tab zeigt die dort geltende Regel und ihre Herkunft. Für dieses Objekt anpassen oder Für diese Einheit anpassen öffnet das Formular, vorausgefüllt mit der geltenden Regel — nichts wird angelegt, bevor Sie Speichern. Zu den Kontoeinstellungen zurückkehren löscht die Anpassung, und die Liste Bestehende Anpassungen fasst sie zusammen. Bei einer Einheit, deren Regel von ihrem Objekt stammt, löscht diese Schaltfläche die Anpassung des Objekts, also für alle seine Einheiten.

Ein auf bestimmte Objekte beschränktes Mitglied legt die ihm freigegebenen Objekte fest, nicht aber die Kontoeinstellungen: Der Tab sagt es („Die Kontoeinstellungen lassen sich nur mit Zugriff auf alle Objekte ändern.“).

Jede Einstellung ist eine Liste, ein Kästchen oder eine begrenzte Zahl — nie ein freier Text oder eine Formel:

Einstellung	Was sie bewirkt
Modus	Deaktiviert: Es wird nichts vorgeschlagen. Kostenlos: Der Gast zahlt nichts. Kostenpflichtig: Der Gast zahlt den Preis online. Auf Anfrage: Das Extra wird der Buchung hinzugefügt, aber nichts wird gesendet: Sie kassieren von Hand.
Entscheidung	Copilot (Sie bestätigen) oder Autopilot (Add-on) — siehe nächster Abschnitt.
Preismodell	Pauschale (Preis (€)), Pro Stunde (Preis pro Stunde (€), multipliziert mit dem Abstand zur Standardzeit, auf die nächste volle Stunde aufgerundet) oder Prozentsatz einer Nacht (Prozentsatz des durchschnittlichen Nachtpreises (%), berechnet auf den Aufenthalt).
Höchstbetrag (€)	Höchstbetrag, gleich welches Preismodell. Leer: kein Höchstbetrag.
Kostenlos ab (frühere Aufenthalte)	Ein Gast, der schon so oft bei Ihnen war — gleiche E-Mail-Adresse oder gleiche Telefonnummer —, erhält das Extra kostenlos. Leer: nie.
Früheste Anreisezeit (Early) oder Späteste Abreisezeit (Late)	Early: YStay schlägt nie eine Anreise vor dieser Uhrzeit vor. Late: Die vorgeschlagene spätere Abreise reicht bis zu dieser Uhrzeit.
Puffer nach der Reinigung (Min.)	Zeit zwischen dem Ende der Reinigung und der angebotenen Uhrzeit (Signal 1).
Nur wenn am Anreisetag keine Abreise stattfindet (Early) oder Nur wenn am Abreisetag keine Anreise stattfindet (Late)	Standardmäßig angehakt. Entfernen Sie den Haken, um Wechseltage zuzulassen: Das öffnet Signal 1 der früheren Anreise, und YStay prüft dann, dass die vorgeschlagene Uhrzeit dem anderen Aufenthalt Platz lässt.
Abgeschlossenes Auszugsprotokoll verlangen	An einem Wechseltag wird die frühere Anreise nur vorgeschlagen, wenn das Auszugsprotokoll des abreisenden Aufenthalts abgeschlossen ist.
Betroffene Kanäle	Gruppen: Direktbuchungen, Manuell erfasste Buchungen, Alle Plattformen (OTA). Einzelne Kanäle: Airbnb, Booking.com, Abritel/Vrbo, Expedia, Google, iCal. Ein Aufenthalt aus einem nicht angehakten Kanal wird nie vorgeschlagen.
Mindestnächte und Höchstnächte	Grenzen für die Aufenthaltsdauer. Leer: keine Grenze.
Ausgeschlossene Einheiten	Für die angehakten Einheiten wird nichts vorgeschlagen.
Kostenlos für markierte Gäste	Markierungen Stammgast, Geschäftlich, Familie, Sonstiges: Ein Gast, der eine trägt (siehe Ausnahmen), erhält das Extra kostenlos.
Gültig ab und Gültig bis	Gültigkeitszeitraum. Leer: das ganze Jahr.
Regel aktiv	Haken entfernen, um die Regel zu pausieren: Die übergeordnete Ebene gilt.

Copilot oder Autopilot

Der Copilot ist der Standard. YStay bereitet den Vorschlag vor und wartet auf Ihre Entscheidung. Er erscheint in der Glocke der Benachrichtigungen:

• Vorschlagen fügt das Extra der Buchung hinzu und sendet den Vorschlag an den Gast (nächster Abschnitt). Im Modus Kostenlos bestätigt dieselbe Schaltfläche die Uhrzeit sofort; im Modus Auf Anfrage fügt sie das Extra hinzu, ohne etwas zu senden.
• Ignorieren legt den Vorschlag als Ignoriert ab: Es wird nichts gesendet, niemand wird benachrichtigt, und er kommt nicht wieder.

Nichts geht ohne Ihren Fingertipp an den Gast. Die Glocke selbst sendet weder E-Mail noch Push-Benachrichtigung. Die beiden Schaltflächen erfordern das Kästchen Écriture des Moduls und erscheinen nur bei einer ungelesenen Benachrichtigung: Ist sie gelesen (oder nach Alle als gelesen markieren), entscheiden Sie über die Karte der Buchung, weiter unten. Ein bereits bearbeiteter Vorschlag zeigt „Bereits bearbeitet“.

Der Autopilot gehört zum Add-on Agent Ops. YStay sendet den Vorschlag an den Gast, sobald er bereit ist, ohne auf Ihren Fingertipp zu warten — und Sie behalten die Kontrolle: Solange der Gast nicht bezahlt hat, macht Vorschlag zurückziehen ihn rückgängig. Dann läuft nichts über die Glocke; den Vorschlag finden Sie auf der Karte der Buchung. Einige Regeln:

• Ohne das Add-on speichert die Wahl von Autopilot (Add-on) die Regel trotzdem, im Copilot-Modus: Der Tab zeigt „Der Autopilot gehört zum Add-on Agent Ops.“ und „Die Regel wurde im Copilot-Modus gespeichert.“, mit dem Link Tarife ansehen.
• Im Modus Auf Anfrage, und bei jeder Buchung ohne Zahlungslink oder ohne Gast-E-Mail (die meisten Buchungen von einer Plattform), gilt der Autopilot nicht: Sie entscheiden, über die Glocke.
• YStay kann den Autopilot der Extras für die ganze Plattform aussetzen: Der Tab zeigt dann „Der Autopilot ist von YStay vorübergehend ausgesetzt: Die Angebote laufen über Sie.“
• Schlägt ein automatischer Versand fehl, bleibt der Vorschlag in der Glocke zur Entscheidung: Nichts geht still verloren.
• Während einer Support-Sitzung kann der YStay-Support weder eine Regel im Autopilot speichern noch an Ihrer Stelle vorschlagen, ignorieren oder zurückziehen: Das sind Entscheidungen der Gastgeberseite.

Was der Gast erhält

• Modus Kostenpflichtig. Der Gast erhält eine E-Mail in seiner Sprache — „Früher ankommen: Ihre Unterkunft ist bereit“ (oder „Später abreisen: Ihre Unterkunft bleibt verfügbar“) —, die die angebotene Uhrzeit, das Datum und den Preis nennt, mit der Schaltfläche Bestätigen und bezahlen zum Gastbereich seiner Buchung. Er bezahlt online, und sein Zugang wird automatisch angepasst.
• Modus Kostenlos. Keine Zahlung: Sobald Sie Vorschlagen tippen (oder sobald der automatische Versand erfolgt), ist die Uhrzeit bestätigt, und der Gast erhält „Ihre Unterkunft ist bereit: kommen Sie früher“ (oder „Ihre Unterkunft bleibt verfügbar: reisen Sie später ab“), ohne Aufpreis.
• Modus Auf Anfrage, Buchung ohne Gastbereich oder ohne E-Mail. Eine Buchung ohne Zahlungslink, oder deren Gast-E-Mail YStay nicht kennt — der Fall der Buchungen von einer Plattform (OTA) —, kann nicht online bezahlt werden: Sie wird „auf Anfrage“, auch im Autopilot, und der Vorschlag wartet in der Glocke auf Sie. Vorschlagen fügt das Extra hinzu — benannt „Early Check-in um 12:00“ oder „Late Checkout um 14:00“ — und seine Rate bleibt offen, ohne E-Mail. Sie vereinbaren die Uhrzeit mit dem Gast, kassieren und tippen dann auf Als bezahlt markieren bei der Rate, im Zahlungsplan der Buchung: Es ist eine Zahlung wie jede andere und bestätigt die Uhrzeit auf dieselbe Weise.

Solange der Vorschlag offen ist, lässt sich das Extra nicht über die Karte Extras der Buchung entfernen: Nutzen Sie Vorschlag zurückziehen.

Was die Zahlung auslöst

Ob der Gast online bezahlt oder Sie Als bezahlt markieren tippen, das Ergebnis ist dasselbe:

1. Die Uhrzeit wird bestätigt in der Buchung — „Früher Check-in um 12:00 bestätigt“ oder „Später Check-out um 14:00 bestätigt“ — und der Vorschlag wird Angenommen.
2. Der Zugangscode wird angepasst. Die aktiven Codes werden durch einen Code ersetzt, dessen Zeitfenster der bestätigten Uhrzeit folgt: Bei einer früheren Anreise öffnet es sich vor dieser Uhrzeit mit demselben Vorlauf (3 Stunden) wie bei der Standardzeit; bei einer späteren Abreise läuft es bis zur Abreiseuhrzeit. Ist noch kein Code ausgestellt, wird er direkt mit dem richtigen Zeitfenster ausgestellt. Schlägt die Ausstellung fehl, bleibt der alte Code gültig: Der Gast bleibt nie ohne Code. Siehe Gast-Zugangscodes.
3. Die Empfangsaufgabe wird verschoben auf die bestätigte Uhrzeit — bei einer späteren Abreise die Abreiseaufgabe —, solange sie nicht begonnen hat: Eine laufende Aufgabe wird nie verschoben.
4. Die vorherige Reinigung wird neu priorisiert: Hat die Abreisereinigung noch nicht begonnen, wird ihre Frist — die Uhrzeit, bis zu der die Einheit bereit sein muss — anhand der neuen Anreise neu berechnet, und das Team sieht ihre neue Frist.
5. Der Gast erhält eine Bestätigung per E-Mail („Ihr Early Check-in ist bestätigt“), sofern seine E-Mail-Adresse bekannt ist.

Die Zahlung schließt die Entscheidung ab: Ein bezahlter Vorschlag lässt sich nicht mehr zurückziehen. Das Extra zu erstatten bleibt ein manueller Schritt Ihrerseits und macht weder die bestätigte Uhrzeit noch den angepassten Code rückgängig.

Gast-Ausnahmen

Um das Extra Ihren Stammgästen, Ihren Geschäftskunden oder Ihrer Familie zu schenken, tragen Sie sie unter Gast-Ausnahmen am Ende des Tabs ein: eine E-Mail und/oder ein Telefon, eine Markierung — Stammgast, Geschäftlich, Familie oder Sonstiges — und eine Notiz (optional), dann Ausnahme hinzufügen.

• E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden nie im Klartext gespeichert: YStay behält nur einen Fingerabdruck, um den Gast wiederzuerkennen, und die Liste zeigt nur eine maskierte Fassung.
• Die Markierung bewirkt allein nichts: Die Regel entscheidet mit Kostenlos für markierte Gäste, welche Markierungen das Extra kostenlos erhalten. Ein Gast, der an seiner E-Mail-Adresse oder seiner Telefonnummer erkannt wird, wechselt dann in den Modus Kostenlos, gleich wie hoch der Preis der Regel ist.
• Eine Ausnahme gilt für das ganze Konto. Entfernen löscht sie nach Bestätigung: Der Gast zahlt die Extras wieder gemäß Ihrer Regel.
• Ausnahmen werden mit Zugriff auf alle Objekte verwaltet: Ein auf bestimmte Objekte beschränktes Mitglied kann sie weder lesen noch ändern.

Vorschau eines Aufenthalts

Wählen Sie unter Was würde bei diesem Aufenthalt passieren? eine bestätigte Buchung der nächsten 30 Tage und eine Zusatzleistung (Früher Check-in oder Später Check-out): YStay wendet Ihre Regel an und antwortet Berechtigt oder Nicht berechtigt, mit dem Betrag, der Angebotenen Uhrzeit („12:00 statt 16:00“), der Entscheidung, der Angewandten Regel und Warum. Der Grund steht im Klartext: Regel deaktiviert, Kanal ausgeschlossen, Aufenthaltsdauer außerhalb der Grenzen, Einheit ausgeschlossen, anderer Aufenthalt am selben Tag, Auszugsprotokoll nicht abgeschlossen, Standardzeit schon überschritten, Preis nicht berechenbar.

Die Vorschau sendet nichts und speichert nichts: Nutzen Sie sie, um eine Einstellung vor dem nächsten Abend zu testen.

Die Karte der Buchung

Auf der Seite einer bestätigten Buchung vereint die Karte Früher Check-in / später Check-out — unter der Karte der Extras — alles, was den Aufenthalt betrifft:

• die bereits bestätigten Uhrzeiten („Früher Check-in um 12:00 bestätigt“);
• die Regel, die für jede Art von Extra gilt, mit ihrem Herkunfts-Badge;
• die Vorschläge mit ihrem Status: Zu entscheiden, Gesendet, Angenommen, Ignoriert, Abgelaufen oder Zurückgezogen (Von Hand zu kassieren bei einem Vorschlag „auf Anfrage“), die Vorgeschlagene Uhrzeit und, aufklappbar, Warum dieser Vorschlag?.

Bei einem Vorschlag Zu entscheiden sind Vorschlagen und Ignorieren dieselben Schritte wie in der Glocke. Bei einem Gesendet-Vorschlag öffnet Vorschlag zurückziehen eine Bestätigung: „Das Extra wird aus der Buchung entfernt, solange es nicht bezahlt ist. Der Gast wird nicht benachrichtigt.“ Das Extra verschwindet dann aus der Buchung, und seine Rate wird storniert; wenn Sie mit dem Gast gesprochen haben, informieren Sie ihn. Ist das Extra bezahlt, weicht die Schaltfläche dem Hinweis „Bereits bezahlt: Zurückziehen ist nicht mehr möglich“; solange eine Kartenzahlung läuft, steht auf der Karte „Eine Zahlung läuft gerade“.

Wann ein Vorschlag abläuft

Ein Vorschlag wartet nicht ewig: Eine frühere Anreise läuft zur Standard-Anreisezeit des Anreisetags ab (standardmäßig 16:00 — danach ergibt eine frühere Anreise keinen Sinn mehr), eine spätere Abreise zur Standard-Abreisezeit (standardmäßig 11:00). Er wird dann Abgelaufen. Wurde er gesendet, ohne bezahlt zu werden, wird das Extra aus der Buchung entfernt und seine Rate storniert: Der Gast wird nicht wegen eines Extras gemahnt, das es nicht mehr gibt.

Ein Vorschlag läuft auch ab, sobald sich die Daten des Aufenthalts ändern: Er war für das alte Datum bewertet worden. Ein bereits bezahlter Vorschlag wird nicht zurückgezogen: Lassen die neuen Daten die Uhrzeit nicht mehr zu, bleibt das Extra von Hand zu erstatten.

Und danach

• Einen Aufenthalt führen: Check-in und Checkout — die Anreise und die Abreise, die diese Extras verschieben.
• Reinigung und Turnovers — die Reinigung, deren frühes Ende das erste Signal auslöst.
• Gast-Zugangscodes: Erstellung, Nachverfolgung und Fehlerbehebung — das Zeitfenster des Codes, das die Zahlung anpasst.
• Terrain: der Aufenthaltsplan und Mein Tag — die Terrain-Einstellungen, darunter die Uhrzeit der Abendzusammenfassung.
• Betrieb — die übrigen Bildschirme des Aufenthalts und der Zeit danach.