Llegada anticipada y salida tardía

Un alojamiento ya listo a mediodía, una salida a las 14:00 cuando nadie llega detrás: esos dos huecos del calendario no te cuestan nada, y el huésped puede pagarlos. Early check-in (llegada anticipada) y late checkout (salida tardía) los convierten en una propuesta: YStay detecta el momento, aplica la política que has ajustado y te deja decidir — o envía la propuesta en tu lugar si lo has elegido así.

Esta guía va dirigida a ti, el anfitrión. Cubre lo que YStay propone y cuándo, la política que hay que ajustar, las dos maneras de decidir (copiloto y piloto automático), lo que recibe el huésped y lo que su pago cambia en el código de acceso y en las tareas de campo.

Lo que YStay propone, y cuándo

Cada propuesta nace de una señal precisa, una sola vez por reserva y por tipo de extra: una propuesta ignorada, caducada o retirada no vuelve.

• Early check-in, señal 1: la limpieza de salida termina pronto, el día de la llegada. Al cerrarse la tarea de limpieza, YStay prepara una llegada anticipada para el huésped que llega ese mismo día, a la hora en que el alojamiento estará listo (fin de la limpieza más tu margen). Esta señal solo actúa si tu política acepta una salida y una llegada el mismo día: el valor por defecto de YStay la excluye.
• Early check-in, señal 2: la víspera por la tarde, un alojamiento libre. A la hora del resumen de la tarde de tu cuenta (19:00 por defecto, ajuste Hora del resumen de la tarde en Ajustes de Terreno), YStay mira las llegadas de mañana. Si ese día no hay ninguna salida en el alojamiento, ya está listo: la llegada anticipada se propone a la hora más temprana de tu política. Es la señal que usa el valor por defecto de YStay.
• Late checkout: la víspera por la tarde, sin llegada detrás. A la misma hora, YStay mira las salidas de mañana. Si ese mismo día no hay ninguna llegada en el alojamiento, se propone una salida tardía. Si tu política acepta una llegada el mismo día, la salida tardía se limita para que quepan la limpieza y la antelación del código siguiente: con los relojes por defecto, nunca después de las 13:00.

Si la política excluye la estancia — canal no elegido, duración fuera de los límites, alojamiento excluido, hora estándar ya superada —, no se propone nada. La vista previa, más abajo, te dice por qué, estancia por estancia.

El valor por defecto de YStay, y dónde verlo

Mientras no hayas ajustado nada, YStay aplica su valor por defecto:

• Llegada anticipada: De pago, 20,00 € tarifa fija, nunca antes de las 12:00, en Copiloto — tú validas cada propuesta.
• Salida tardía: De pago, 20,00 € tarifa fija, hasta las 14:00, también en Copiloto.
• Ambas cubren las reservas directas y todas las plataformas (OTA), con un margen de 30 minutos tras la limpieza. Una llegada anticipada solo se propone si no hay ninguna salida el día de la llegada, y una salida tardía solo si no hay ninguna llegada el día de la salida.

Para verlo y ajustarlo: menú Terreno, pestaña Llegada anticipada / salida tardía.

La insignia indica de dónde viene la regla: Valor por defecto de YStay (no has guardado nada), Heredado de la cuenta (una política de cuenta), Personalizado para este inmueble o Personalizado para este alojamiento.

La pestaña aparece si tu rol abre el módulo Llegada anticipada y salida tardía: la casilla Lecture para verla, la casilla Écriture para modificarla y decidir sobre las propuestas. Las plantillas Concierge y Manager tienen lectura y escritura (consulta Invitar a tu equipo y ajustar los roles).

Ajustar una política

Una política se ajusta en tres niveles: la cuenta, un inmueble, un alojamiento. Gana el más fino: la política de un alojamiento prevalece sobre la de su inmueble, que prevalece sobre la de la cuenta, que prevalece sobre el valor por defecto de YStay. En un mismo nivel, una política reservada a un periodo (Aplicable desde … Aplicable hasta …) prevalece sobre la que vale todo el año. Una política en modo Desactivado en un nivel fino también gana: es la manera de apagar un alojamiento.

• La cuenta. Bajo Ajustes de la cuenta, Editar abre el formulario de la tarjeta. Volver al valor por defecto de YStay elimina tu política de cuenta: vuelve a aplicarse el valor por defecto.
• Un inmueble o un alojamiento. Bajo Por inmueble y por alojamiento, elige un Inmueble y luego un Alojamiento: la pestaña muestra la política que se aplica ahí y su origen. Personalizar para este inmueble o Personalizar para este alojamiento abre el formulario rellenado con la política vigente — no se crea nada hasta que pulsas Guardar. Volver a los ajustes de la cuenta elimina la personalización, y la lista Personalizaciones en vigor las reúne. En un alojamiento cuya política viene de su inmueble, este botón elimina la personalización del inmueble, y por tanto para todos sus alojamientos.

Un miembro limitado a ciertos inmuebles ajusta los que tiene abiertos, pero no los ajustes de la cuenta: la pestaña lo dice («Los ajustes de la cuenta se modifican con acceso a todos los inmuebles.»).

Cada ajuste es una lista, una casilla o un número acotado — nunca un texto libre ni una fórmula:

Ajuste	Lo que hace
Modo	Desactivado: no se propone nada. Gratuito: el huésped no paga nada. De pago: el huésped paga el precio en línea. A petición: el extra se añade a la reserva, pero no se envía nada: cobras a mano.
Decisión	Copiloto (tú validas) o Piloto automático (complemento) — consulta la sección siguiente.
Tarifa	Tarifa fija (Precio (€)), Por hora (Precio por hora (€), multiplicado por la diferencia con la hora estándar, redondeada a la hora superior) o Porcentaje de una noche (Porcentaje del precio medio de una noche (%), calculado sobre la estancia).
Importe máximo (€)	Importe máximo, sea cual sea la tarifa. Vacío: sin máximo.
Gratuito a partir de (estancias anteriores)	Un huésped que ya ha estado este número de veces contigo — mismo correo o mismo teléfono — recibe el extra gratis. Vacío: nunca.
Hora de llegada más temprana (early) u Hora de salida más tardía (late)	Early: YStay nunca propone una llegada antes de esta hora. Late: la salida tardía propuesta llega hasta esta hora.
Margen tras la limpieza (min)	Tiempo que se deja entre el final de la limpieza y la hora propuesta (señal 1).
Solo si no hay ninguna salida el día de la llegada (early) o Solo si no hay ninguna llegada el día de la salida (late)	Marcada por defecto. Desmárcala para aceptar los días de rotación: eso abre la señal 1 de la llegada anticipada, y YStay comprueba entonces que la hora propuesta deja sitio a la otra estancia.
Exigir un inventario de salida terminado	Un día de rotación, la llegada anticipada solo se propone si el inventario de salida de la estancia que se va está terminado.
Canales afectados	Grupos: Reservas directas, Reservas introducidas a mano, Todas las plataformas (OTA). Canales concretos: Airbnb, Booking.com, Abritel/Vrbo, Expedia, Google, iCal. Una estancia de un canal sin marcar nunca se propone.
Noches mínimas y Noches máximas	Límites de la duración de la estancia. Vacío: sin límite.
Alojamientos excluidos	No se propone nada en los alojamientos marcados.
Gratuito para los huéspedes etiquetados	Etiquetas Fiel, Profesional, Familia, Otro: un huésped que lleva una (consulta las exenciones) recibe el extra gratis.
Aplicable desde y Aplicable hasta	Periodo de validez. Vacío: todo el año.
Política activa	Desmárcala para poner la política en pausa: se aplica el nivel superior.

Copiloto o piloto automático

El copiloto es el valor por defecto. YStay prepara la propuesta y espera tu gesto. Llega a la campana de notificaciones:

• Proponer añade el extra a la reserva y envía la propuesta al huésped (sección siguiente). En modo Gratuito, el mismo botón confirma la hora de inmediato; en modo A petición, añade el extra sin enviar nada.
• Ignorar archiva la propuesta como Ignorada: no se envía nada, no se avisa a nadie, y no vuelve.

Nada llega al huésped sin tu toque. La campana no envía por sí misma ningún correo ni notificación push. Los dos botones requieren la casilla Écriture del módulo y solo se muestran en una notificación sin leer: una vez leída (o tras Marcar todo como leído), decide desde la tarjeta de la reserva, más abajo. Una propuesta ya gestionada muestra «Ya gestionada».

El piloto automático forma parte del complemento Agent Ops. YStay envía la propuesta al huésped en cuanto está lista, sin esperar tu toque — y tú sigues al mando: mientras el huésped no haya pagado, Retirar la propuesta la cancela. Entonces no pasa nada por la campana; encuentra la propuesta en la tarjeta de la reserva. Algunas reglas:

• Sin el complemento, elegir Piloto automático (complemento) guarda igualmente la política, en modo copiloto: la pestaña muestra «El piloto automático forma parte del complemento Agent Ops.» y «La política se ha guardado en modo copiloto.», con el enlace Ver los planes.
• En modo A petición, y para toda reserva sin enlace de pago o sin e-mail del huésped (la mayoría de las reservas llegadas de una plataforma), el piloto automático no se aplica: decides tú, desde la campana.
• YStay puede suspender el piloto automático de los extras para toda la plataforma: la pestaña muestra entonces «YStay ha suspendido temporalmente el piloto automático: las propuestas pasan por ti.»
• Si un envío automático falla, la propuesta queda por decidir en la campana: nada se pierde en silencio.
• Durante una sesión de asistencia, el soporte de YStay no puede guardar una política en piloto automático ni proponer, ignorar o retirar en tu lugar: son decisiones del anfitrión.

Lo que recibe el huésped

• Modo De pago. El huésped recibe un correo, en su idioma — «Llegue antes: su alojamiento está listo» (o «Salga más tarde: su alojamiento sigue disponible») — que anuncia la hora propuesta, la fecha y el precio, con un botón Confirmar y pagar hacia el espacio del huésped de su reserva. Paga en línea, y su acceso se ajusta automáticamente.
• Modo Gratuito. Sin pago: en cuanto pulsas Proponer (o en cuanto se hace el envío automático), la hora queda confirmada, y el huésped recibe «Su alojamiento está listo: llegue antes» (o «Su alojamiento sigue disponible: salga más tarde»), sin suplemento.
• Modo A petición, reserva sin espacio del huésped o sin e-mail. Una reserva que no tiene enlace de pago, o cuyo e-mail del huésped YStay no conoce — el caso de las reservas llegadas de una plataforma (OTA) —, no se puede pagar en línea: pasa a «a petición», incluso en piloto automático, y la propuesta te espera en la campana. Proponer añade el extra — llamado «Llegada anticipada a las 12:00» o «Salida tardía a las 14:00» — y su vencimiento queda pendiente, sin correo. Acuerdas la hora con el huésped, cobras, y luego pulsas Marcar como pagado en el vencimiento, dentro del Calendario de pagos de la reserva: es un pago como otro cualquiera, y confirma la hora del mismo modo.

Mientras la propuesta está abierta, el extra no se retira desde la tarjeta Extras de la reserva: usa Retirar la propuesta.

Lo que desencadena el pago

Tanto si el huésped paga en línea como si pulsas Marcar como pagado, el resultado es el mismo:

1. La hora queda confirmada en la reserva — «Llegada anticipada confirmada a las 12:00» o «Salida tardía confirmada a las 14:00» — y la propuesta pasa a Aceptada.
2. El código de acceso se ajusta. Los códigos activos se sustituyen por un código cuya ventana sigue la hora confirmada: para una llegada anticipada, se abre antes de esa hora con la misma antelación (3 horas) que para la hora estándar; para una salida tardía, llega hasta la hora de la salida. Si todavía no se ha emitido ningún código, se emitirá directamente con la ventana correcta. Si la emisión falla, el código anterior sigue siendo válido: el huésped nunca se queda sin código. Consulta Códigos de acceso del huésped.
3. La tarea de acogida se reprograma a la hora confirmada — la tarea de salida, para una salida tardía —, mientras no haya empezado: una tarea en curso nunca se mueve.
4. La limpieza anterior se reprioriza: si la limpieza de la salida aún no ha empezado, su plazo — la hora antes de la cual el alojamiento debe estar listo — se recalcula a partir de la nueva llegada, y el equipo ve su nueva hora límite.
5. El huésped recibe una confirmación por correo («Su llegada anticipada está confirmada»), si se conoce su correo.

El pago cierra la decisión: una propuesta pagada ya no se retira. Reembolsar el extra sigue siendo un gesto manual por tu parte, y no deshace ni la hora confirmada ni el código ajustado.

Exenciones de huéspedes

Para regalar el extra a tus clientes habituales, a tus clientes profesionales o a tu familia, añádelos en Exenciones de huéspedes, al final de la pestaña: un Correo electrónico y/o un Teléfono, una Etiqueta — Fiel, Profesional, Familia u Otro — y una Nota (opcional), y luego Añadir la exención.

• El correo y el teléfono nunca se guardan en claro: YStay solo conserva una huella, para reconocer al huésped, y la lista solo muestra una versión enmascarada.
• La etiqueta no hace nada por sí sola: es la política quien decide, con Gratuito para los huéspedes etiquetados, qué etiquetas reciben el extra gratis. Un huésped reconocido por su correo o su teléfono pasa entonces a modo Gratuito, sea cual sea el precio de la política.
• Una exención vale para toda la cuenta. Quitar la elimina tras confirmación: el huésped vuelve a pagar los extras según tu política.
• Las exenciones se gestionan con acceso a todos los inmuebles: un miembro limitado a ciertos inmuebles no puede ni leerlas ni modificarlas.

Vista previa de una estancia

Bajo ¿Qué pasaría con esta estancia?, elige una Reserva confirmada de los próximos 30 días y un Servicio extra (Llegada anticipada o Salida tardía): YStay aplica tu política y responde Elegible o No elegible, con el Importe, la Hora propuesta («12:00 en lugar de 16:00»), la Decisión, la Política aplicada y Por qué. El motivo se escribe con todas las letras: política desactivada, canal excluido, duración fuera de los límites, alojamiento excluido, otra estancia el mismo día, inventario de salida sin terminar, hora estándar ya superada, precio imposible de calcular.

La vista previa no envía nada ni guarda nada: úsala para probar un ajuste antes de la próxima tarde.

La tarjeta de la reserva

En la ficha de una reserva confirmada, la tarjeta Llegada anticipada / salida tardía — bajo la tarjeta de los extras — reúne todo lo que concierne a la estancia:

• las horas ya confirmadas («Llegada anticipada confirmada a las 12:00»);
• la política que se aplica a cada tipo de extra, con su insignia de origen;
• las propuestas, con su estado: Por decidir, Enviada, Aceptada, Ignorada, Caducada o Retirada (A cobrar a mano para una propuesta «a petición»), la Hora propuesta y, desplegable, ¿Por qué esta propuesta?.

En una propuesta Por decidir, Proponer e Ignorar son los mismos gestos que en la campana. En una propuesta Enviada, Retirar la propuesta abre una confirmación: «El extra se quita de la reserva mientras no esté pagado. El huésped no recibe ningún aviso.» El extra desaparece entonces de la reserva y su vencimiento se cancela; si has hablado con el huésped, avísale. Una vez pagado el extra, el botón deja paso a «Ya pagada: ya no se puede retirar»; mientras hay un pago con tarjeta en curso, la tarjeta indica «Hay un pago en curso».

Cuándo caduca una propuesta

Una propuesta no espera indefinidamente: una llegada anticipada caduca a la hora de llegada estándar del día de la llegada (16:00 por defecto — pasado ese momento, llegar antes ya no tiene sentido), una salida tardía a la hora de salida estándar (11:00 por defecto). Pasa entonces a Caducada. Si se había enviado sin pagarse, el extra se retira de la reserva y su vencimiento se cancela: no se insiste al huésped por un extra que ya no existe.

Una propuesta caduca también en cuanto cambian las fechas de la estancia: se había evaluado para la fecha anterior. Una propuesta ya pagada no se retira: si las nuevas fechas ya no permiten la hora, el extra queda por reembolsar a mano.

Y después

• Gestionar una estancia: check-in y checkout — la llegada y la salida que estos extras desplazan.
• Limpieza y turnovers — la limpieza cuyo cierre temprano desencadena la primera señal.
• Códigos de acceso del huésped: emisión, seguimiento y solución de problemas — la ventana del código, que el pago ajusta.
• Terreno: el plan de estancia y Mi día — los ajustes de Terreno, incluida la hora del resumen de la tarde.
• Operaciones — las demás pantallas de la estancia y de la posestancia.