Conectar una cerradura y dar acceso a los huéspedes
Vincular una cerradura a un alojamiento, dejar que YStay emita el código en cada reserva confirmada y saber por qué canal lo recibe el huésped.
Una cerradura conectada cambia el día de llegada: ninguna llave que entregar en mano, ningún código único compartido por todas las estancias. YStay emite un código por reserva, válido solo alrededor de esa estancia, y se lo envía al huésped. Una vez vinculada la cerradura, ya no tienes que hacer nada.
Son dos ajustes, en dos sitios distintos. El proveedor se conecta una sola vez para toda la cuenta, desde API e integraciones. La cerradura se vincula a un alojamiento —una cerradura, una puerta: todos los anuncios que se apoyan en ese alojamiento comparten la misma—. Es ese segundo ajuste el que gobierna la emisión de los códigos.
El recorrido, pantalla a pantalla
Ver los proveedores disponibles
En el grupo Cuenta del menú, abre API e integraciones. La tarjeta Cerraduras conectadas anuncia su papel: «Conecta tu proveedor de cerraduras para generar automáticamente los códigos de acceso del huésped al confirmar.»
Cuatro líneas, siempre las mismas. Cerradura virtual lleva el indicador Activa por defecto y un botón Probar la conexión. Nuki ofrece Conectar, que abre un campo Token de API de Nuki —el token se verifica con Nuki antes de guardarse, y «El token se cifra y nunca se volverá a mostrar.»—. Yale Home y SwitchBot llevan el indicador Próximamente: su botón está inactivo y esos proveedores no se pueden conectar hoy.
La tarjeta Cerraduras conectadas de la página Integraciones: los cuatro proveedores y su estado. Abrir la tarjeta Cerradura conectada del anuncio
Abre la ficha del anuncio y baja hasta la tarjeta Cerradura conectada. Ahí queda dicho el compromiso: «Vincula la cerradura de este alojamiento: los códigos de acceso del huésped se emitirán automáticamente al confirmar cada reserva.»
Mientras no haya cerradura vinculada, la tarjeta muestra Ninguna cerradura vinculada. y su consecuencia: «Sin cerradura, no se emite ningún código de acceso automático para este alojamiento.» El enlace Gestionar proveedores devuelve a la pantalla anterior.
La tarjeta Cerradura conectada de un anuncio sin cerradura: el estado vacío y el botón Añadir una cerradura. Rellenar el formulario de alta
Añadir una cerradura despliega dos campos. Nombre de la cerradura es libre —la sugerencia Ej. Puerta principal dice bien lo que se espera: el nombre de la puerta, no el del alojamiento—. Proveedor solo lista los proveedores conectados y disponibles; en una cuenta nueva, la única opción es Cerradura virtual.
Con un proveedor real, YStay consulta tu cuenta y muestra Cerraduras de tu cuenta de Nuki: cada cerradura lleva Libre, o Asignada a seguido del alojamiento que ya la ocupa —en cuyo caso no se puede seleccionar—. Si el proveedor no responde o no tiene nada que listar, aparece un campo para introducir el identificador a mano. Vincular confirma.
El formulario de alta: nombre de la cerradura y elección del proveedor. Comprobar la cerradura vinculada
La cerradura aparece en la lista con su nombre, su proveedor y un indicador de estado: Activa, Inactiva o Inaccesible. La acompañan tres botones: Probar —que llama de verdad al proveedor y responde Conexión OK o Cerradura inaccesible—, Editar y Desvincular.
La cerradura vinculada: nombre, proveedor e indicador de estado. Dejar que la confirmación haga el trabajo
No hay nada que lanzar: al confirmarse una reserva, YStay emite el código en segundo plano y lo graba en la cerradura. La tarjeta Acceso al alojamiento de la ficha de la estancia —o de la reserva— muestra el resultado. Antes de cualquier emisión aparece Ningún código de acceso activo.
Una reserva todavía sin confirmar no tiene estancia, y la pantalla lo dice: «Confirma la reserva para materializar la estancia y acceder a las operaciones (acceso, check-in/out, prueba).»
La tarjeta Acceso al alojamiento de una estancia, antes de emitir ningún código. Ver, regenerar o revocar el código
Emitido el código, la tarjeta muestra el aviso Código generado: seguido del código y de la mención (mostrado una sola vez). La línea del código se queda: un indicador de estado —Activo, Emitido · envío a D-2, Emitido · huésped notificado, Revocado, Caducado, Revocación fallida— y su ventana, Válido del … al ….
Sobre un código activo, Ver el código lo vuelve a mostrar en claro, con el aviso (consulta registrada): cada consulta queda registrada. Revocar pide un motivo y luego hace que el proveedor retire el código —es él quien lo borra de la cerradura, no YStay—. Cuando responde, la línea pasa a Revocado y el huésped ya no puede abrir con ese código. Generar un código de acceso emite uno a demanda, por ejemplo después de una revocación.
Si el proveedor se niega o no responde, la revocación no está conseguida: la línea pasa a Revocación fallida y muestra «La revocación con el proveedor falló: reintento automático en curso, el código puede seguir funcionando en la puerta.» El reintento sale solo y se te avisa con una notificación, pero mientras la línea no ponga Revocado, da por hecho que el código sigue abriendo.
Un último indicador, arriba de la tarjeta, resume el estado de la sesión de acceso. No está traducido: aparece en inglés en bruto, «active». Es un defecto de interfaz conocido, sin consecuencias sobre los códigos.
El aviso Código generado, mostrado una sola vez, y la línea del código activo con su ventana de validez.
La ventana de validez
Un código nunca vale de forma permanente. Su ventana empieza 3 horas antes de la hora de llegada y termina el día de la salida, a la hora de fin del check-out. A falta de normas de la casa en el anuncio, YStay toma las 16:00 para la llegada y las 11:00 para la salida, en la zona horaria de la propiedad. Esa ventana es la que resume la línea del código con Válido del … al ….
Lo que recibe el huésped
El canal del código es el correo electrónico, y solo él. El mensaje lleva por asunto «Su código de acceso para su estancia»; contiene el código —«Aquí tiene su código de acceso: …»— y su fecha límite, «Válido hasta el ….» Sale en el idioma del huésped.
En paralelo, si el huésped usa la aplicación, una notificación Tu acceso está listo le avisa, pero no contiene el código: solo dice «Tu código de acceso se te ha enviado por correo electrónico.» El código no aparece en ninguna parte de la aplicación del huésped, y YStay no envía ningún SMS.
Cuando la llegada aún está lejos, el código se emite pero el envío espera: la línea anuncia «Envío automático al huésped 48 h antes de la llegada.» y el indicador pasa a Emitido · envío a D-2. Llegado el día, el correo sale y una notificación Tu llegada se acerca recuerda dónde encontrarlo.
Si no aparece ningún código
- Ninguna cerradura activa en el alojamiento. La pantalla responde «Ninguna cerradura activa: vincula una cerradura primero.» —ese mismo mensaje aparece sea cual sea la causa real, así que empieza siempre por comprobar este punto—.
- La reserva no está confirmada. Sin estancia no hay acceso: confírmala primero.
- La estancia está cancelada. Ya no puede emitirse ningún código en una estancia cancelada, y los códigos existentes han sido revocados.
- Ya existe un código activo. La emisión automática nunca duplica un código vigente.
- El anuncio exige un certificado de seguro y no se ha aceptado ninguno para el periodo de llegada: la emisión queda en suspenso hasta que se acepte.
- El proveedor no respondió. YStay te avisa con una notificación y la emisión manual sigue disponible desde la ficha de la estancia.
Y después
- Recibir tu primera reserva y gestionar tu calendario — el recorrido que lleva una reserva hasta la confirmación.
- Crear y publicar tu primera guía — la información práctica que tu huésped leerá al llegar.
- Anuncios — las demás tarjetas de la ficha del anuncio.
- Certificados de seguro: aceptar, rechazar, desbloquear el acceso — la decisión que suspende, o libera, la emisión del código de puerta.
- El inventario: política, enlace del huésped, plantillas — dejar constancia del estado del alojamiento a uno y otro lado de ese acceso.
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