YStay

Invitar a tu equipo y ajustar los roles

Dos ejes independientes gobiernan el acceso de un colaborador: lo que puede hacer y sobre qué propiedades. El formulario de invitación ajusta ambos, y el enlace se entrega una sola vez.

Una cuenta YStay se comparte. La página Equipo, en el grupo Cuenta de la navegación, acoge a un conserje, a un equipo de limpieza, a un contable o a un coinversor, y fija para cada uno dos ajustes independientes: sus permisos (lo que puede hacer) y su perímetro de propiedades (dónde puede hacerlo). Olvidar el segundo equivale a confiar toda la cartera a quien solo se ocupa de un estudio.

Abrir esta página con controles no depende del rol sino de un permiso: la casilla Gestion de la fila perm.module.coreTeam, el identificador técnico del módulo Equipo en la matriz de un miembro (véase «Lo que muestra la matriz» más abajo). Un Gestor lo recibe por defecto; un Operario, no: marca esa casilla a un Operario y gestionará el equipo igual que tú; quítasela a un Gestor —o ponle una plantilla de acceso, más abajo— y la pierde. El propietario siempre lo tiene y nunca es modificable: su rol no se asigna y ningún perímetro se le aplica. Invitar a nuevos miembros requiere además un plan que incluya el trabajo en equipo; sin él, la página sustituye el formulario por Ver planes, aunque sigue permitiendo gestionar a los miembros ya presentes.

Invitar, pantalla a pantalla

  1. Rellenar el formulario de invitación

    La tarjeta Invitar a un colaborador pide cuatro cosas: Dirección de correo, Rol, Modelo de acceso y Propiedades accesibles.

    El Rol se elige entre Gestor, Operario y Solo lectura: el rol de propietario no es asignable. El Modelo de acceso ofrece Por defecto (según el rol) y luego cinco plantillas listas para usar.

    Captura de pantalla pendiente

    captures/inviter-equipe-regler-roles/01-inviter-membre.png

  2. Elegir el perímetro de propiedades

    En Propiedades accesibles, marca las propiedades que ese miembro debe ver. No marcar nada no es un descuido, es una decisión, y la pantalla lo dice: «Sin selección: acceso a todas las propiedades.» Una propiedad que no pertenece a tu cuenta se descarta en silencio: el perímetro guardado solo contiene las tuyas.

  3. Entregar el enlace a la persona invitada

    Invitar confirma con «Invitación enviada. Comparte el enlace de abajo para finalizar el acceso.», muestra el Enlace de invitación, y la persona aparece en la lista con la etiqueta Invitado.

    Ese enlace abre una página que pide iniciar sesión —o crear una cuenta— con la dirección invitada y luego valida el acceso. Esa página se muestra en francés; su versión en inglés se obtiene añadiendo «?locale=en» al final del enlace.

    En esa página, la persona invitada marca una casilla antes de poder continuar: «Al unirme a esta cuenta, he leído y acepto las condiciones de uso individuales vigentes.» El enlace abre el texto; el botón Unirse al equipo permanece inactivo mientras la casilla no esté marcada. Son sus condiciones, no las tuyas: no es parte de tu contrato con YStay, y su respuesta solo compromete su propio acceso.

    Captura de pantalla pendiente

    captures/inviter-equipe-regler-roles/02-lien-invitation.png

  4. Afinar los accesos después

    En la fila de un miembro, Gestionar los accesos abre su ficha: Plantilla de acceso (preset), Permisos por módulo —una casilla por módulo y por acción— y Propiedades accesibles. Guardar accesos cierra el asunto.

  5. Releer la matriz del equipo

    Cada fila recuerda el rol, la plantilla si la hay y el perímetro: Todas las propiedades, o el número de propiedades seleccionadas. El propietario nunca muestra perímetro alguno.

    Captura de pantalla pendiente

    captures/inviter-equipe-regler-roles/03-roles-et-perimetre.png

Los agentes de campo, en la misma página

Bajo la tarjeta Los roles, la página Equipo lleva una segunda lista: Agentes de campo. No reúne a miembros de tu cuenta sino a colaboradores externos: personas sin cuenta YStay, añadidas con un nombre y un teléfono, que trabajan desde un enlace enviado por SMS o WhatsApp, y proveedores con cuenta invitados por correo. Su funcionamiento se describe en Añadir un agente de campo sin cuenta; aquí bastan tres puntos.

  • No depende del plan Equipo. Aunque la página sustituya el formulario de invitación por Ver los planes, la tarjeta Agentes de campo sigue mostrándose.
  • Tiene su propio módulo en la matriz: la fila Agentes de campo. La casilla Lecture abre la tarjeta; la casilla Écriture abre Añadir un agente y las acciones de cada fila (modificar, reenviar o revocar un enlace, suspender, invitar a crear una cuenta). Las plantillas Concierge y Manager tienen lectura y escritura; la plantilla Ménage, solo lectura.
  • Un agente no es un miembro. No tiene rol ni acceso al panel: solo ve las tareas que se le asignan, desde su enlace.

Los tres roles y las cinco plantillas

La tarjeta Los roles, al pie de la página, resume la base:

  • Propietario y Gestor — acceso completo: operaciones, comercialización, equipo y facturación.
  • Operario — operaciones de campo (reservas, estancias, limpieza, incidencias). Sin gestión de equipo ni facturación.
  • Solo lectura — solo consulta, sin modificaciones.

Esos resúmenes son los de la tarjeta, y el del Operario es más estrecho que la realidad: su base abre, tanto en lectura como en escritura, los mismos módulos que la plantilla Manager —Mensajería y automatizaciones, Finanzas de corta duración e Inventario y tarificación incluidos—, sin la gestión del equipo ni de la facturación.

Se ofrecen cinco plantillas —Concierge, Ménage, Compta, Co-investisseur, Manager— más un modo totalmente manual: Personalizado (manual), en la ficha de un miembro. Una plantilla no afina esa base: la sustituye. En cuanto una plantilla se posa sobre un miembro, sus permisos salen solo de ella y la base del rol ya no se consulta. Así, un Gestor al que aplicas una plantilla pierde la gestión del equipo y de la facturación: ninguna de las cinco las incluye, ni siquiera Manager. Un rol Solo lectura, en cambio, sigue en consulta marques lo que marques: el servidor rechaza toda escritura que venga de ese rol.

Cada miembro solo recibe y ve las notificaciones de los módulos que su acceso le abre —salvo que más abajo se indique otra cosa, aquellos cuya casilla Lecture está marcada—. La regla es la misma en la aplicación de terreno (las notificaciones del teléfono) y en la campana del panel (el panel Notificaciones). El propietario de la cuenta las recibe todas; un miembro quitado del equipo ya no recibe ninguna. En la campana, el acceso requerido es:

  • Mensajería y automatizaciones (fila perm.module.stayMessaging) — un mensaje nuevo de un huésped, una solicitud de un huésped que el soporte te remite («Se le ha remitido una solicitud»).
  • Operaciones de estancias (reservas, entrada/salida) (fila perm.module.stayOps) — una reserva confirmada, una reseña nueva de un huésped, el recordatorio de valorar a tu huésped, una incidencia nueva, una inspección del huésped terminada o pendiente de covalidación, el aviso de purga próxima de las pruebas StayProof.
  • Finanzas de corta duración (fila perm.module.stayFinance) — un reembolso por cancelación por finalizar, una fianza que hay que devolver manualmente, una acción del soporte pendiente de tu confirmación (liberación de la fianza).
  • Inventario y tarificación (fila perm.module.stayInventory) — las alertas de tus canales: fallo de sincronización, actualizaciones rechazadas por un canal, anuncio todavía a la venta, nueva puesta a la venta no aplicada, anuncio recuperado conservado, reserva de canal sin asociar, modificación de reserva por arbitrar.
  • Operaciones de estancias o Limpieza y rotaciones (fila perm.module.stayHousekeeping), basta con uno de los dos — las alertas de Terreno: tarea no iniciada, bloqueada, no vista la víspera, prueba que falta. La campana las muestra para toda la cuenta, no solo para tus propias tareas.
  • Suscripción e integraciones (fila perm.module.coreBilling) — el fin próximo del periodo de prueba y el periodo de prueba terminado, para quienes gestionan la suscripción: la única casilla de esa fila es Gestion, que el Gestor tiene por defecto y el Operario no.
  • Todo el equipo, sea cual sea su acceso — la respuesta del soporte de YStay a una solicitud de la cuenta («Respuesta a su solicitud de soporte»), cuyo título es neutro.

Un miembro limitado a algunas propiedades no ve, además, en la campana ninguna entrada de una propiedad fuera de su perímetro. Algunas notificaciones solo existen en el teléfono, sin entrada en la campana: el plazo de pago vencido, por ejemplo, solo se notifica a los miembros que tienen Finanzas de corta duración (perm.module.stayFinance).

Lo que abre cada acceso en corta duración

El servidor aplica la matriz a cada pantalla y a cada gesto de la explotación de corta duración y de su catálogo (anuncios, tarifas, guías, sitio, socios, contratos): lo que un miembro no tiene derecho a hacer no solo está oculto en el menú y en la aplicación, sino que se rechaza —y la dirección directa de una pantalla cerrada muestra Acceso denegado—. En cada módulo, la casilla Lecture abre lo que se consulta y la casilla Écriture lo que se modifica; las dos son independientes y el propietario tiene todas las casillas.

  • Operaciones de estancias (reservas, entrada/salida) — fila perm.module.stayOps.
    • Lecture: las opiniones de viajeros (página Opiniones de viajeros y sección Reseñas del viajero de la ficha de reserva —nombre del huésped y comentario privado incluidos—), las reservas y los paneles de su ficha, los certificados de seguro, los contratos generados (pestaña Contratos generados de la página Contratos de temporada: lista, ficha y PDF), el panel del día (Llegadas, Salidas, Estancias en curso), las estancias, las incidencias y sus expedientes, el estado de los códigos de acceso —nunca el código en sí—, las sesiones de check-in/out, los inventarios y sus comparaciones, las cerraduras, las pantallas de TV (página Dispositivos), las plantillas de inventario, la política de incentivo, la exportación completa de las pruebas StayProof (Descargar el expediente completo (ZIP)), las reservas en la búsqueda (⌘K) y el nombre de los huéspedes en el calendario, en los conflictos de canales, al detener las ventas y al retirar un anuncio.
    • Écriture: responder a una opinión de viajero (la respuesta se publica en la plataforma de origen en nombre de la cuenta) y ocultar una opinión; crear, modificar o cancelar una reserva; declarar una incidencia y hacerla avanzar; Ver el código, emitir y revocar un código de puerta; vincular, editar, probar y desvincular una cerradura; vincular, renombrar y retirar una pantalla de TV, enviarle un comando y ajustar lo que muestran las pantallas del alojamiento; cerrar o reabrir noches en el calendario, poner o levantar un periodo bloqueado y modificar una guía —gestos que la escritura de Inventario y tarificación también abre—; abrir y cerrar una sesión; realizar un inventario; ajustar las plantillas de inventario y la política de actor; emitir, recordar y revocar el enlace del huésped del inventario —y leer su dirección—; leer la dirección del enlace de pago del huésped; Regenerar, Reenviar el enlace y Anular el contrato en un contrato generado.
  • Mensajería y automatizaciones — fila perm.module.stayMessaging.
    • Lecture: leer las conversaciones y los mensajes automáticos enviados para una reserva —un código de puerta que contengan queda enmascarado ahí, véase más abajo.
    • Écriture: enviar un mensaje, pedir un borrador a la IA, crear y modificar las automatizaciones y las plantillas de mensaje.
  • Finanzas de corta duración — fila perm.module.stayFinance.
    • Lecture: los importes, los plazos y los pagos de una reserva, y las liquidaciones de los socios (el menú Socios locales también se abre a esta lectura).
    • Écriture: cobrar, reembolsar, retener o liberar una fianza, aprobar o rechazar una reclamación, modificar la política de incentivo del inventario (tarjeta Incentivo de inventario) y —como Inventario y tarificación— cerrar una liquidación de socio, añadirle un ajuste, emitir o revocar el enlace del comerciante.
  • Inventario y tarificación — fila perm.module.stayInventory.
    • Lecture: el Calendario, igual que Operaciones de estancias (abrir la ficha de una reserva desde el calendario sigue reservado a Operaciones de estancias, y el nombre del huésped también —véase más abajo—); los menús Tarifas, Contratos —sin su pestaña Contratos generados—, Guías y Mi sitio; el menú Socios locales, que la lectura de Finanzas de corta duración también abre, para las liquidaciones. Las fichas de propiedades, alojamientos y anuncios —fotos, equipamiento y tarifas incluidos— no piden ninguna casilla: todos los miembros las leen, y un miembro limitado a algunas propiedades solo ve las suyas.
    • Écriture: las propiedades, los alojamientos y los anuncios (título, descripción, publicación, equipamiento, traducciones, detención de las ventas), sus fotos y sus zonas, las tarifas (tarifa base, temporadas, tasas, extras), los precios fijados en el calendario, las restricciones de estancia, PriceLabs, los canales (dirección iCal incluida), el sitio y sus dominios, los socios (fichas, anuncios de socio, difusiones, QR de atribución) y las plantillas de contrato con sus anulaciones por alojamiento. Tres aperturas vecinas: la guía (contenido, fotos, idiomas, publicación) también se abre a la escritura de Operaciones de estancias; lo mismo ocurre con cerrar o reabrir noches en el calendario y con poner o levantar un periodo bloqueado —pero enviar un precio exige la escritura de Inventario y tarificación—; las liquidaciones de los socios, sus ajustes y el enlace del comerciante también se abren a la escritura de Finanzas de corta duración.
  • Limpieza y rotaciones — fila perm.module.stayHousekeeping.
    • Lecture: las tareas de limpieza y de recepción, su lista de comprobación, sus fotos de prueba y Mi día en Host Ops.
    • Écriture: hacerlas avanzar (iniciar, terminar, bloquear, asignar, añadir una prueba) y crear una tarea. Operaciones de estancias abre esas mismas tareas; este módulo, en cambio, no abre ni las reservas, ni el panel del día, ni los códigos, ni las sesiones, ni los inventarios.

Tres datos siguen una regla más fina que «lectura» y «escritura», porque identifican al huésped o abren la puerta:

  • El nombre del huésped, allí donde solo sirve para localizar una reserva. Sin la casilla Lecture de Operaciones de estancias —con solo la lectura de Inventario y tarificación, por ejemplo—, el calendario muestra Reserva en lugar del nombre (barra del Cronograma, pastilla de la vista Mes, cabecera del panel lateral), los conflictos de canales muestran Huésped, y la detención de las ventas y la retirada de un anuncio enumeran las reservas conservadas solo por su periodo. Lo demás —fechas, estado, canal, referencia— no se retira: basta para resolver un conflicto de calendario. La mensajería y los Cobros conservan el nombre, que necesitan para responder y para conciliar un pago.
  • Un código de puerta en un mensaje automático. Cuando una automatización contiene el token Código de acceso, el huésped recibe el código real. Del lado del anfitrión, la conversación y la vista previa de la lista de conversaciones lo sustituyen por •••• para quien no tiene la casilla Écriture de Operaciones de estancias —un miembro que solo tiene Mensajería y automatizaciones, el rol Solo lectura— y para el equipo de YStay cuando interviene en tu cuenta. El propietario y los accesos que tienen esa escritura —plantillas Concierge y Manager, roles Gestor y Operario mientras no se aplique ninguna plantilla— lo leen en claro.
  • La dirección de un enlace del huésped. El enlace de pago del espacio del huésped y el enlace del inventario abren el recorrido del huésped en su lugar: su dirección solo se muestra a los miembros que tienen la casilla Écriture de Operaciones de estancias. Los demás solo leen que existe un enlace —«Hay un enlace de pago del huésped activo.» en la tarjeta Espacio del huésped del panel Contrato y documentos de la ficha de una reserva y en el panel Extras, «Hay un enlace del huésped activo.» en el bloque Enlace del huésped del inventario—, seguido de «Su dirección solo se muestra a los miembros con escritura en «Operaciones de estancias (reservas, entrada/salida)».» El equipo de YStay nunca ve esas direcciones y no emite ni códigos de puerta ni enlaces del huésped.

Lo mismo vale para la composición del equipo: cuando el equipo de YStay interviene en tu cuenta, no puede invitar a un miembro ni modificar los accesos de un miembro ya presente —su rol, su Plantilla de acceso, sus Permisos por módulo, sus Propiedades accesibles—. Esos gestos siguen siendo tuyos; en cambio, sí puede retirar a un miembro, como medida de urgencia, con los efectos descritos en «Lo que se va con un miembro», y esa retirada desactiva también las aplicaciones OAuth que ese miembro había creado.

Lo mismo vale para los accesos de terceros: no crea, no elimina ni autoriza ninguna aplicación OAuth en tu lugar — ni en la página API e integraciones, ni cuando una herramienta externa pide acceso a tu cuenta. Tampoco conecta, sustituye ni retira el token de tu proveedor de cerraduras: en la tarjeta Cerraduras conectadas, Conectar, Actualizar el token y Desconectar le están vedados. Sí puede, en cambio, cortar el acceso de una aplicación ya conectada, pero desde su propia consola y con un motivo registrado en el registro de auditoría de tu cuenta, nunca conectándose en tu lugar. En la tarjeta Cerradura conectada de un anuncio, tampoco vincula, edita ni desvincula una cerradura, aunque sí puede usar Probar, sin que esa prueba cambie el estado de tu conexión.

El catálogo —anuncios, tarifas, guías, sitio, socios, contratos— añade tres reglas a «lectura» y «escritura»:

  • Un miembro limitado a algunas propiedades. Aunque tenga la casilla Écriture, solo modifica los anuncios, las fotos y zonas, las guías, las tarifas y la anulación de contrato de sus propiedades, y las listas de alojamientos y de anuncios, igual que la biblioteca de medios, solo le muestran sus propiedades. Los ajustes que valen para toda la cuenta le quedan cerrados en escritura: el sitio y sus dominios, los socios, las plantillas de contrato, los equipamientos personalizados, la cuenta PriceLabs. Los lee, y la pantalla dice «Este ajuste afecta a toda la cuenta: está reservado a los miembros cuyo acceso no se limita a determinadas propiedades.»
  • La firma del arrendador (pestaña Firma del arrendador de la página Contratos de temporada) no depende de ninguna casilla: solo el propietario de la cuenta la guarda, la sustituye o la borra, y ni el rol Gestor ni la plantilla Manager pueden. Los demás miembros leen en su lugar «Solo el propietario de la cuenta puede guardar, sustituir o borrar su firma.»
  • El equipo de YStay, cuando interviene en tu cuenta, no hace en tu lugar los gestos que comprometen tu escaparate, el texto de tus contratos o tus enlaces públicos: ni publicar ni despublicar un sitio o una guía, ni eliminar un sitio, ni cambiar su Dirección (slug), su Email de contacto o su Teléfono de contacto, ni gestionar tus dominios (añadir, verificar, dominio principal, eliminar), ni publicar o archivar una plantilla de contrato, ni guardar una anulación en la pestaña Anulaciones por alojamiento, ni tocar tu firma, ni emitir un enlace público —el enlace del comerciante de una liquidación, el enlace de atribución de una difusión—, ni leer la dirección iCal de un canal, ni enviar un Mensaje a pantalla completa a una TV, ni enviar un recordatorio del inventario a un huésped. En cambio, puede mostrar el QR de un enlace de atribución que ya hayas emitido, para ayudarte a imprimirlo de nuevo.

Lo que esto da para cada plantilla de acceso:

  • Concierge — Operaciones de estancias, Mensajería y automatizaciones y Limpieza y rotaciones y Llegada anticipada y salida tardía en lectura y escritura, Inventario y tarificación en lectura; sin Finanzas de corta duración. En el lado del catálogo, su escritura de Operaciones de estancias le deja la guía entera, el cierre y la reapertura de noches en el calendario, los periodos bloqueados y las pantallas de TV; no modifica ni los anuncios —descripción, fotos y zonas, publicación—, ni los precios, extras y tasas, ni el sitio, ni los socios, ni los contratos.
  • Ménage — Limpieza y rotaciones en lectura y escritura, más Planes de estancia y Agentes de campo en lectura, y nada más: ni reservas, ni panel del día, ni códigos, ni sesiones, ni inventarios, ni exportación de pruebas.
  • Compta — Finanzas de corta duración en lectura y escritura, Operaciones de estancias en lectura: lee las reservas, las incidencias, las estancias y la exportación de pruebas, sin ver jamás un código de puerta. También lleva las liquidaciones de los socios —leerlas, cerrar una, añadirle un ajuste, emitir el enlace del comerciante—, sin modificar ni los socios, ni los anuncios de socio, ni las difusiones.
  • Co-investisseur — Operaciones de estancias y Finanzas de corta duración solo en lectura, liquidaciones de los socios incluidas.
  • Manager — todos los módulos en lectura y escritura, salvo la gestión del equipo y de la facturación.
  • Personalizado (manual) — ninguna casilla al principio: nada queda abierto mientras no la marques.

El rol heredado Solo lectura consulta todo lo que abren las casillas Lecture, pero no escribe nada: por eso nunca ve un código de puerta. En cambio, sí puede descargar el expediente completo de las pruebas StayProof: preparar ese archivo es una lectura, que no modifica nada en tu cuenta.

Lo que ve un rol Solo lectura

La página Equipo se abre, pero sin un solo control: ni formulario de invitación, ni selector de rol, ni Gestionar los accesos. El banner nombra el rol —«Tu rol (Solo lectura) no permite gestionar el equipo.»— pero lo que falta es el permiso: un Operario ve exactamente la misma pantalla, y ese mismo Operario recupera los controles en cuanto le marcas Gestion en perm.module.coreTeam. La navegación se estrecha al mismo tiempo: Suscripción, Pagos y API e integraciones desaparecen, a falta del derecho a gestionar la facturación; Cobros y Análisis siguen accesibles, en consulta, mientras no se haya puesto ninguna plantilla de acceso a ese miembro: una plantilla también recalcula lo que ve.

Lo que se va con un miembro

Un miembro puede haber conectado a tu cuenta herramientas de otros editores: las autorizaciones que dio figuran en la tarjeta Aplicaciones conectadas de la página API e integraciones. No le sobreviven; se cortan cuando:

  • lo quitas del equipo, con Quitar;
  • reduces sus derechos por debajo de «todos los derechos sobre todas las propiedades» —un rol más estrecho, una plantilla de acceso que no abre todo, o un perímetro limitado a ciertas propiedades—, con Guardar accesos;
  • lo vuelves a invitar, lo que lo devuelve al estado Invitado;
  • su cuenta de usuario se borra de YStay.

En cada caso, las aplicaciones de terceros que había autorizado pierden su acceso a tu cuenta. Cada corte queda registrado en el registro de auditoría de tu cuenta. Cuando una de esas aplicaciones intenta después renovar su acceso, su solicitud es rechazada; no se entera de nada sobre tu equipo.

Lo que conectó el propietario de la cuenta no se toca nunca, ni tampoco lo que conectó otro miembro. Un cambio que deja al miembro todos los derechos sobre todas las propiedades no corta ninguna de sus autorizaciones. El detalle de la tarjeta, del gesto Cortar el acceso y de las duraciones está en Configurar tu cuenta y tus integraciones.

Las aplicaciones que el propio miembro creó en la página API e integraciones caen en los mismos casos, pero se desactivan definitivamente: consulta el recuadro «Reducir los accesos de un miembro desactiva las aplicaciones OAuth que creó» más arriba.

Exigir la verificación en dos pasos al equipo

Al final de la página, Seguridad del equipo lleva un interruptor: Exigir la verificación en dos pasos al equipo. La confirmación es franca: «TODOS los miembros del equipo, tú incluido, quedarán bloqueados hasta que activen la verificación en dos pasos.» De ahí la salvaguarda: si tu propio segundo factor no está activo, YStay se niega —«Activa primero tu propia verificación en dos pasos antes de exigírsela al equipo.»— y ofrece Ir a mi seguridad. Retirar la obligación, en cambio, no tiene ninguna condición.

Y después

Actualizado el