Early check-in et late checkout

Un logement déjà prêt à midi, un départ à 14 h quand personne n'arrive derrière : ces deux creux de planning ne vous coûtent rien, et le voyageur peut les payer. Early check-in (arrivée anticipée) et late checkout (départ tardif) en font une proposition : YStay repère le moment, applique la politique que vous avez réglée, et vous laisse décider — ou envoie la proposition à votre place si vous l'avez choisi.

Ce guide s'adresse à vous, l'hôte. Il couvre ce que YStay propose et quand, la politique à régler, les deux façons de décider (copilote et autopilote), ce que reçoit le voyageur et ce que son paiement change sur le code d'accès et sur les tâches de terrain.

Ce que YStay propose, et quand

Chaque proposition naît d'un signal précis, une seule fois par réservation et par type d'extra : une proposition ignorée, expirée ou retirée ne revient pas.

• Early check-in, signal 1 : le ménage de départ est terminé tôt, le jour de l'arrivée. À la clôture de la tâche de ménage, YStay prépare une arrivée anticipée pour le voyageur qui arrive le jour même, à l'heure où le logement sera prêt (fin du ménage plus votre marge). Ce signal ne joue que si votre politique accepte un départ et une arrivée le même jour : le défaut YStay l'exclut.
• Early check-in, signal 2 : la veille au soir, un logement libre. À l'heure du résumé du soir de votre compte (19 h par défaut, réglage Heure du résumé du soir de Réglages Terrain), YStay regarde les arrivées de demain. Si aucun départ n'a lieu sur le logement ce jour-là, il est déjà prêt : l'arrivée anticipée est proposée à l'heure la plus tôt de votre politique. C'est le signal qu'utilise le défaut YStay.
• Late checkout : la veille au soir, sans arrivée derrière. À la même heure, YStay regarde les départs de demain. Si aucune arrivée n'a lieu sur le logement le jour même, un départ tardif est proposé. Si votre politique accepte une arrivée le jour même, le départ tardif est borné pour laisser le ménage et l'avance du code suivant : avec les horloges par défaut, jamais après 13:00.

Si la politique exclut le séjour — canal non retenu, durée hors bornes, logement exclu, heure standard déjà dépassée —, rien n'est proposé. L'aperçu, plus bas, vous dit pourquoi, séjour par séjour.

Le défaut YStay, et où le voir

Tant que vous n'avez rien réglé, YStay applique son défaut :

• Early check-in : Payant, 20,00 € forfait, jamais avant 12:00, en Copilote — vous validez chaque proposition.
• Late checkout : Payant, 20,00 € forfait, jusqu'à 14:00, en Copilote aussi.
• Les deux couvrent les réservations directes et toutes les plateformes (OTA), avec une marge de 30 minutes après le ménage. Une arrivée anticipée n'est proposée que si aucun départ n'a lieu le jour de l'arrivée, et un départ tardif que si aucune arrivée n'a lieu le jour du départ.

Pour le voir et le régler : menu Terrain, onglet Early check-in / late checkout.

Le badge dit d'où vient la règle : Défaut YStay (vous n'avez rien enregistré), Hérité du compte (une politique de compte), Surchargé pour ce bien ou Surchargé pour ce logement.

L'onglet apparaît si votre rôle ouvre le module Early check-in et late checkout : Lecture pour le voir, Écriture pour le modifier et pour décider des propositions. Les modèles d'accès Concierge et Manager l'ont en lecture et en écriture (voir Inviter son équipe et régler les rôles).

Régler une politique

Une politique se règle à trois niveaux : le compte, un bien, un logement. Le plus fin l'emporte : la politique d'un logement prime sur celle de son bien, qui prime sur celle du compte, qui prime sur le défaut YStay. À un même niveau, une politique réservée à une période (Applicable du … au …) prime sur celle qui vaut toute l'année. Une politique en mode Désactivé à un niveau fin gagne elle aussi : c'est le moyen de couper un logement.

• Le compte. Sous Réglages du compte, Modifier ouvre le formulaire de la carte. Revenir au défaut YStay supprime votre politique de compte : le défaut s'applique de nouveau.
• Un bien ou un logement. Sous Par bien et par logement, choisissez un Bien puis un Logement : l'onglet affiche la politique qui s'y applique et son origine. Surcharger pour ce bien ou Surcharger pour ce logement ouvre le formulaire pré-rempli avec la politique en vigueur — rien n'est créé avant Enregistrer. Revenir aux réglages du compte supprime la surcharge, et la liste Surcharges en place les rassemble. Sur un logement dont la politique vient de son bien, ce bouton supprime la surcharge du bien, donc pour tous ses logements.

Un membre limité à certains biens règle les biens qui lui sont ouverts, mais pas les réglages du compte : l'onglet l'écrit (« Les réglages du compte se modifient avec un accès à tous les biens. »).

Chaque réglage est une liste, une case ou un nombre borné — jamais un texte libre ni une formule :

Réglage	Ce qu'il fait
Mode	Désactivé : rien n'est proposé. Offert : le voyageur ne paie rien. Payant : le voyageur règle le prix en ligne. Sur demande : l'extra est ajouté à la réservation, mais rien n'est envoyé : vous encaissez à la main.
Décision	Copilote (vous validez) ou Autopilote (add-on) — voir la section suivante.
Tarif	Forfait (Prix (€)), Par heure (Prix par heure (€), multiplié par l'écart avec l'heure standard, arrondi à l'heure supérieure) ou Pourcentage d'une nuit (Pourcentage du prix moyen d'une nuit (%), calculé sur le séjour).
Plafond (€)	Montant maximum, quel que soit le tarif. Vide : pas de plafond.
Offert à partir de (séjours précédents)	Un voyageur déjà venu ce nombre de fois chez vous — même e-mail ou même téléphone — reçoit l'extra offert. Vide : jamais.
Heure d'arrivée la plus tôt (early) ou Heure de départ la plus tardive (late)	Early : YStay ne propose jamais une arrivée avant cette heure. Late : le départ tardif proposé va jusqu'à cette heure.
Marge après le ménage (min)	Temps laissé entre la fin du ménage et l'heure proposée (signal 1).
Seulement si aucun départ n'a lieu le jour de l'arrivée (early) ou Seulement si aucune arrivée n'a lieu le jour du départ (late)	Cochée par défaut. Décochez-la pour accepter les jours de rotation : c'est ce qui ouvre le signal 1 de l'arrivée anticipée, et YStay vérifie alors que l'heure proposée laisse la place à l'autre séjour.
Exiger un état des lieux de sortie terminé	Un jour de rotation, l'arrivée anticipée n'est proposée que si l'état des lieux de sortie du séjour qui part est terminé.
Canaux concernés	Familles : Réservations directes, Réservations saisies à la main, Toutes les plateformes (OTA). Canaux précis : Airbnb, Booking.com, Abritel/Vrbo, Expedia, Google, iCal. Un séjour venu d'un canal décoché n'est jamais proposé.
Nuits minimum et Nuits maximum	Bornes sur la durée du séjour. Vide : pas de borne.
Logements exclus	Rien n'est proposé sur les logements cochés.
Offert aux voyageurs étiquetés	Étiquettes Fidèle, Professionnel, Famille, Autre : un voyageur qui en porte une (voir les exemptions) reçoit l'extra offert.
Applicable du et Applicable au	Période de validité. Vide : toute l'année.
Politique active	Décochez pour mettre la politique en pause : le niveau supérieur s'applique.

Copilote ou autopilote

Le copilote est le défaut. YStay prépare la proposition et attend votre geste. Elle arrive dans la cloche des notifications :

• Proposer ajoute l'extra à la réservation et envoie la proposition au voyageur (section suivante). En mode Offert, le même bouton confirme l'horaire tout de suite ; en mode Sur demande, il ajoute l'extra sans rien envoyer.
• Ignorer classe la proposition en Ignorée : rien n'est envoyé, personne n'est prévenu, et elle ne revient pas.

Rien ne part au voyageur sans votre tap. La cloche n'envoie elle-même ni e-mail ni notification push. Les deux boutons demandent la case Écriture du module et ne s'affichent que sur une notification non lue : une fois qu'elle est lue (ou après Tout marquer comme lu), décidez depuis la carte de la réservation, plus bas. Une proposition déjà traitée affiche « Déjà traitée ».

L'autopilote relève de l'add-on Agent Ops. YStay envoie la proposition au voyageur dès qu'elle est prête, sans attendre votre tap — et vous gardez la main : tant que le voyageur n'a pas payé, Retirer la proposition l'annule. Rien ne passe alors par la cloche ; retrouvez la proposition sur la carte de la réservation. Quelques règles :

• Sans l'add-on, choisir Autopilote (add-on) enregistre quand même la politique, en copilote : l'onglet affiche « L'autopilote fait partie de l'add-on Agent Ops. » et « La politique est enregistrée en copilote. », avec le lien Voir les offres.
• En mode Sur demande, et pour toute réservation sans lien de paiement ou sans e-mail voyageur (la plupart des réservations venues d'une plateforme), l'autopilote ne s'applique pas : vous décidez, depuis la cloche.
• YStay peut suspendre l'autopilote des extras pour toute la plateforme : l'onglet affiche alors « L'autopilote est momentanément suspendu par YStay : les propositions passent par vous. »
• Si un envoi automatique échoue, la proposition reste à décider dans la cloche : rien ne se perd en silence.
• Pendant une session d'assistance, le support YStay ne peut ni enregistrer une politique en autopilote, ni proposer, ignorer ou retirer à votre place : ce sont des décisions de l'hôte.

Ce que reçoit le voyageur

• Mode Payant. Le voyageur reçoit un e-mail, dans sa langue — « Arrivez plus tôt : votre logement est prêt » (ou « Partez plus tard : votre logement reste disponible ») — qui annonce l'heure proposée, la date et le prix, et porte le bouton Confirmer et payer vers l'espace voyageur de sa réservation. Il règle en ligne, et son accès est ajusté automatiquement.
• Mode Offert. Pas de paiement : dès Proposer (ou dès l'envoi automatique), l'horaire est confirmé, et le voyageur reçoit « Votre logement est prêt : arrivez plus tôt » (ou « Votre logement reste disponible : partez plus tard »), sans supplément.
• Mode Sur demande, réservation sans espace voyageur ou sans e-mail. Une réservation qui n'a pas de lien de paiement, ou dont YStay ne connaît pas l'e-mail du voyageur — c'est le cas des réservations venues d'une plateforme (OTA) —, ne peut pas être réglée en ligne : elle passe en « sur demande », même en autopilote, et la proposition vous attend dans la cloche. Proposer ajoute l'extra — nommé « Arrivée anticipée à 12:00 » ou « Départ tardif à 14:00 » — et son échéance reste en attente, sans e-mail. Vous convenez de l'horaire avec le voyageur, vous l'encaissez, puis vous touchez Marquer payé sur l'échéance, dans l'Échéancier de paiement de la réservation : c'est un paiement comme un autre, il confirme l'horaire de la même façon.

Tant que la proposition est ouverte, l'extra ne se retire pas depuis la carte Extras de la réservation : utilisez Retirer la proposition.

Ce que le paiement déclenche

Que le voyageur paie en ligne ou que vous touchiez Marquer payé, le résultat est le même :

1. L'horaire est confirmé sur la réservation — « Arrivée anticipée confirmée à 12:00 » ou « Départ tardif confirmé à 14:00 » — et la proposition passe à Acceptée.
2. Le code d'accès est ajusté. Les codes actifs sont remplacés par un code dont la fenêtre suit l'horaire confirmé : pour une arrivée anticipée, elle s'ouvre avant cette heure avec la même avance (3 heures) que pour l'heure standard ; pour un départ tardif, elle court jusqu'à l'heure du départ. Si aucun code n'est encore émis, il le sera directement avec la bonne fenêtre. Si l'émission échoue, l'ancien code reste valable : le voyageur n'est jamais laissé sans code. Voir Codes d'accès voyageur.
3. La tâche d'accueil est recalée à l'heure confirmée — la tâche de départ, pour un départ tardif —, tant qu'elle n'est pas commencée : une tâche en cours n'est jamais déplacée.
4. Le ménage précédent est re-priorisé : si le ménage du départ n'est pas encore commencé, son échéance — l'heure avant laquelle le logement doit être prêt — est recalculée sur la nouvelle arrivée, et l'équipe voit sa nouvelle heure limite.
5. Le voyageur reçoit une confirmation par e-mail (« Votre arrivée anticipée est confirmée »), s'il a un e-mail connu.

Le paiement clôt la décision : une proposition payée ne se retire plus. Rembourser l'extra reste un geste manuel de votre part, et il ne défait ni l'horaire confirmé ni le code ajusté.

Exemptions voyageur

Pour offrir l'extra à vos habitués, à vos clients professionnels ou à votre famille, ajoutez-les sous Exemptions voyageur, en bas de l'onglet : un E-mail et/ou un Téléphone, une Étiquette — Fidèle, Professionnel, Famille ou Autre — et une Note (facultative), puis Ajouter l'exemption.

• L'e-mail et le téléphone ne sont jamais conservés en clair : YStay n'en garde qu'une empreinte, pour reconnaître le voyageur, et la liste n'affiche qu'une version masquée.
• L'étiquette ne fait rien à elle seule : c'est la politique qui décide, avec Offert aux voyageurs étiquetés, quelles étiquettes reçoivent l'extra offert. Un voyageur reconnu par son e-mail ou son téléphone passe alors en mode Offert, quel que soit le prix de la politique.
• Une exemption vaut pour tout le compte. Retirer la supprime après confirmation : le voyageur repaie les extras selon votre politique.
• Les exemptions se gèrent avec un accès à tous les biens : un membre limité à certains biens ne peut ni les lire ni les modifier.

L'aperçu d'un séjour

Sous Que se passerait-il pour ce séjour ?, choisissez une Réservation confirmée parmi les 30 prochains jours et un Extra (Early check-in ou Late checkout) : YStay applique votre politique et répond Éligible ou Non éligible, avec le Montant, l'Heure proposée (« 12:00 au lieu de 16:00 »), la Décision, la Politique appliquée et Pourquoi. Le motif est écrit en toutes lettres : politique désactivée, canal exclu, durée hors bornes, logement exclu, autre séjour le même jour, état des lieux de sortie non terminé, heure standard déjà dépassée, prix impossible à calculer.

L'aperçu n'envoie rien et n'enregistre rien : servez-vous-en pour éprouver un réglage avant le prochain soir.

La carte de la réservation

Sur la fiche d'une réservation confirmée, la carte Early check-in / late checkout — sous la carte des extras — réunit tout ce qui concerne le séjour :

• les horaires déjà confirmés (« Arrivée anticipée confirmée à 12:00 ») ;
• la politique qui s'applique à chaque type d'extra, avec son badge d'origine ;
• les propositions, avec leur statut : À décider, Envoyée, Acceptée, Ignorée, Expirée ou Retirée (À encaisser à la main pour une proposition « sur demande »), l'Heure proposée et, dépliable, Pourquoi cette proposition ?.

Sur une proposition À décider, Proposer et Ignorer sont les mêmes gestes que dans la cloche. Sur une proposition Envoyée, Retirer la proposition ouvre une confirmation : « L'extra est retiré de la réservation tant qu'il n'est pas payé. Le voyageur n'est pas prévenu. » L'extra disparaît alors de la réservation et son échéance est annulée ; si vous avez parlé au voyageur, prévenez-le. Une fois l'extra payé, le bouton cède la place à « Déjà payée : le retrait n'est plus possible » ; pendant qu'un paiement par carte est en cours, la carte écrit « Un paiement est en cours ».

Quand une proposition expire

Une proposition n'attend pas indéfiniment : une arrivée anticipée expire à l'heure d'arrivée standard du jour de l'arrivée (16 h par défaut — passé ce moment, arriver plus tôt n'a plus de sens), un départ tardif à l'heure de départ standard (11 h par défaut). Elle passe alors à Expirée. Si elle avait été envoyée sans être payée, l'extra est retiré de la réservation et son échéance annulée : le voyageur n'est pas relancé pour un extra qui n'existe plus.

Elle expire aussi dès que les dates du séjour changent : elle avait été évaluée pour l'ancienne date. Une proposition déjà payée ne se retire pas : si les nouvelles dates ne permettent plus l'horaire, l'extra reste à rembourser à la main.

Et ensuite

• Gérer un séjour : check-in et checkout — l'arrivée et le départ que ces extras déplacent.
• Ménage et turnover — le ménage dont la clôture tôt déclenche le premier signal.
• Codes d'accès voyageur : émission, suivi et dépannage — la fenêtre du code, que le paiement ajuste.
• Terrain : le plan de séjour et Ma journée — les réglages Terrain, dont l'heure du résumé du soir.
• Exploitation — les autres écrans du séjour et de l'après-séjour.