Automatiser ses messages voyageurs

Une automation envoie un message au voyageur sans vous. Elle vit dans le menu Commercialisation, entrée Automations, et la page annonce sa promesse : « Envoyez automatiquement un message au voyageur selon un déclencheur (arrivée, départ, confirmation, annulation). »

Une règle tient en quatre décisions : quand elle part, sur quelles annonces, ce qu'elle dit, et si elle est active. Rien de plus — il n'y a ni séquence, ni condition, ni branchement.

Le parcours, écran par écran

1. Ouvrir Automations

   Menu Commercialisation, entrée Automations. Sur un compte sans règle, l'écran affiche Aucune automation et la piste « Créez un rappel avant l'arrivée, une demande d'avis après le départ, ou un message à la confirmation. »

   Chaque règle listée porte deux pastilles — Activée ou Désactivée, puis Événementiel ou J±offset — suivies de Envoyée : et de Portée :, qui rappellent le moment et l'annonce visée. Les boutons Éditer et Supprimer ferment la ligne.

   

2. Écrire la règle

   Nouvelle automation ouvre le formulaire. Nom est une étiquette pour vous seul (l'exemple proposé est « Rappel arrivée J-1 »). Déclencheur offre les quatre valeurs, Décalage (jours) accepte 0 à 365 — et 0 signifie le jour même de l'arrivée ou du départ, pas « immédiatement ». Annonce ciblée reste sur Toutes mes annonces tant que vous ne restreignez pas.

   Une phrase bleue récapitule votre choix au fur et à mesure — « Sera envoyée 1 jour avant l'arrivée. » — puis viennent le Message, la case Activée et le bouton Créer.

   

3. Insérer les jetons

   Sous le message, six boutons insèrent un jeton à l'endroit du curseur. Chacun affiche son nom technique entre doubles accolades, et son infobulle le nomme en clair : le jeton Nom du voyageur, Date d'arrivée, Date de départ, Nom de l'annonce, Adresse du logement et Code d'accès. L'écran le résume ainsi : « Cliquez un jeton pour l'insérer. Il sera remplacé par la vraie valeur à l'envoi. »

4. Vérifier ce qui est parti

   Le contrôle ne se fait pas sur la page des règles mais sur la réservation : sa fiche porte en bas une carte Messages automatiques envoyés, qui horodate chaque envoi, le nomme et rappelle son déclencheur. Tant que rien n'est parti, elle affiche Aucun message automatique et « Les rappels et confirmations envoyés automatiquement apparaîtront ici. »

   Capture d'écran à produire

   captures/automatiser-les-messages/03-journal-envois.png

Où atterrit le message

Un envoi automatique n'est pas un canal à part : il emprunte le chemin d'un message que vous auriez écrit à la main.

• Dans la conversation de la réservation, où il s'affiche comme vos propres messages.
• Par e-mail au voyageur, dès que son adresse est connue.
• Vers le canal d'origine, si la conversation vient d'Airbnb, de Booking ou d'Abritel/Vrbo — avec les mêmes statuts de remise que vos réponses manuelles, décrits dans Répondre à ses voyageurs.

Ce qu'une règle ne fera jamais

• Envoyer deux fois. Une même règle n'écrit qu'une seule fois par réservation, même si le statut oscille ou si deux traitements se croisent.
• Écrire à une réservation en attente. Seules les réservations confirmées, en cours ou terminées reçoivent un message planifié.
• Traduire votre texte. Le corps part tel quel : une règle porte une seule langue. Pour écrire à des voyageurs de langues différentes, créez une règle par langue et ciblez-les par annonce.
• Rattraper les envois passés. Modifier ou supprimer une règle n'agit que sur l'avenir : un message parti est parti.
• Signaler un panier abandonné. Une réservation qui expire faute d'être confirmée ne déclenche pas votre règle À l'annulation — seule une réservation déjà confirmée puis annulée la déclenche.

Et ensuite

• Répondre à ses voyageurs (messagerie) — le fil où atterrissent ces envois, et vos réponses manuelles.
• Recevoir sa première réservation et gérer son calendrier — les statuts sur lesquels vos déclencheurs s'appuient.
• Les autres guides d'exploitation — le séjour, les incidents et l'après-séjour.