Codici di accesso dell'ospite: emissione, monitoraggio e risoluzione dei problemi

Questa guida presuppone che una serratura sia già collegata a un alloggio — in caso contrario, inizia da Collegare una serratura a un alloggio. Fatta questa impostazione, YStay gestisce da solo l'intero ciclo del codice, prenotazione dopo prenotazione: emissione alla conferma, finestra di validità, canale di ricezione dell'ospite, e i gesti di risoluzione dei problemi se qualcosa non va come previsto.

Seguire il codice, prenotazione per prenotazione

1. Lasciare che sia la conferma a lavorare

   Non c'è nulla da avviare: alla conferma di una prenotazione, YStay emette il codice in secondo piano e lo scrive sulla serratura. La carta Accesso all'alloggio della scheda del soggiorno — o della prenotazione — mostra il risultato. Prima di qualsiasi emissione riporta Nessun codice di accesso attivo.

   Una prenotazione non ancora confermata non ha soggiorno, e la schermata lo dice: «Conferma la prenotazione per creare il soggiorno e accedere alle operazioni (accesso, check-in/out, prova).»

   

2. Vedere, rigenerare o revocare il codice

   Emesso il codice, la carta mostra il banner Codice generato: seguito dal codice e dalla dicitura (mostrato una sola volta). La riga del codice, invece, resta: un badge di stato — Attivo, Emesso · invio a G-2, Emesso · ospite avvisato, Revocato, Scaduto, Revoca non riuscita — e la sua finestra, Valido dal … al ….

   Su un codice attivo, Vedi il codice lo mostra di nuovo in chiaro, con l'avvertenza (consultazione registrata): ogni consultazione viene registrata. Revoca chiede un motivo, poi fa togliere il codice dal fornitore — è lui a cancellarlo dalla serratura, non YStay. Quando risponde, la riga passa a Revocato e l'ospite non può più aprire con quel codice. Genera un codice di accesso ne emette uno su richiesta, per esempio dopo una revoca.

   Sotto l'elenco dei codici, appena prima dei pulsanti della carta, la sezione Registro degli accessi elenca gli ultimi 20 eventi del soggiorno, dal più recente al più vecchio — lo stesso registro a cui «(consultazione registrata)» rimanda più sopra. Ogni riga indica la sua origine, Sistema, Pannello host o App dell'ospite, e una riga Codice consultato proveniente dall'App dell'ospite porta in più Codice consultato dall'ospite. — è lì, e solo lì, che lo vedi. Anche gli errori del fornitore compaiono qui. Senza storico, la sezione mostra «Nessun evento di accesso registrato finora.»

   Se il fornitore rifiuta o non risponde, la revoca non è acquisita: la riga passa a Revoca non riuscita e mostra «La revoca presso il fornitore non è riuscita: nuovo tentativo automatico in corso, il codice potrebbe funzionare ancora sulla porta.» Il nuovo tentativo parte da solo e vieni avvisato con una notifica, ma finché la riga non dice Revocato, dai per scontato che il codice apra ancora.

   Un ultimo badge, in cima alla carta, riassume lo stato della sessione di accesso. Non è tradotto: compare in inglese grezzo, «active». È un difetto di interfaccia noto, senza conseguenze sui codici.

   

La finestra di validità

Un codice non è mai valido in permanenza. La sua finestra si apre 3 ore prima dell'ora di arrivo e si chiude alla partenza, all'ora di fine del check-out. In assenza di regole della casa sull'annuncio, valgono le 16:00 per l'arrivo e le 11:00 per la partenza, nel fuso orario della proprietà. La riga del codice lo riassume con Valido dal … al ….

Che cosa riceve l'ospite

L'e-mail è il canale di riferimento: parte automaticamente, senza che l'ospite debba fare nulla. Il messaggio ha per oggetto «Il tuo codice di accesso per il soggiorno»; il codice è messo in evidenza in un riquadro «Codice di accesso», seguito dalla sua scadenza, «Valido fino al ….» Parte nella lingua dell'ospite.

In parallelo, se l'ospite usa l'applicazione, una notifica Il tuo accesso è pronto lo avvisa, ma non contiene il codice: si limita a indicare dove trovarlo, senza rimandare più soltanto all'e-mail. Apre la scheda di questa prenotazione, dove il codice si può consultare. YStay non invia alcun SMS.

Il codice è consultabile anche nell'applicazione, in due punti — nella scheda del soggiorno in corso, e nella scheda di questa prenotazione stessa — un secondo canale, non un sostituto dell'e-mail. Vi compare a partire da 48 ore prima dell'arrivo e resta visibile fino alla fine della sua finestra di validità, o fino alla revoca. Nascosto per impostazione predefinita, si rivela solo dopo un gesto esplicito sul pulsante che lo mostra; un secondo pulsante lo nasconde di nuovo in seguito. La consultazione viene allora registrata, al massimo una volta al giorno per codice — la riga nel Registro degli accessi del soggiorno attesta che l'ospite ha consultato il suo codice quel giorno, non quante volte.

Finché non c'è nulla da mostrare, la schermata lo dice apertamente:

• Non ancora disponibile. La finestra di 48 ore prima dell'arrivo non si è ancora aperta — la schermata indica la data a partire dalla quale tornare.
• Non ancora emesso. Nessun codice è stato ancora generato per questo soggiorno.
• Alloggio senza serratura connessa. Nessuna emissione automatica è possibile.
• Questo codice non è più disponibile qui. Tre cause producono lo stesso messaggio: la sua finestra di validità è scaduta, il codice è stato revocato, oppure la sua revoca — richiesta da te — non è ancora andata a buon fine presso il fornitore (badge della riga, più sopra): finché non mostra Revocato, il codice può ancora funzionare sulla porta.
• Certificato assicurativo richiesto. L'annuncio lo richiede e per questo soggiorno non ne è stato ancora accettato uno: lo schermo lo dice all'ospite, che attende le tue istruzioni — vedi Certificati assicurativi.

Quando l'arrivo è ancora lontano, il codice viene emesso ma l'invio aspetta: la riga annuncia «Invio automatico all'ospite 48 h prima dell'arrivo.» e il badge passa a Emesso · invio a G-2. Il giorno stesso l'e-mail parte e una notifica Il tuo arrivo si avvicina ricorda dove trovarlo.

Se non compare nessun codice

• Nessuna serratura attiva sull'alloggio. La schermata risponde «Nessuna serratura attiva: collega prima una serratura.» — è lo stesso messaggio qualunque sia la causa reale, quindi parti sempre da questa verifica.
• La prenotazione non è confermata. Senza soggiorno non c'è accesso: confermala prima.
• Il soggiorno è annullato. Su un soggiorno annullato non si può più emettere alcun codice. La revoca dei codici esistenti, invece, viene solo richiesta all'annullamento — può essere ancora in corso presso il fornitore (badge della riga, più sopra): Revocato o Revoca non riuscita.
• Esiste già un codice attivo. L'emissione automatica non duplica mai un codice in corso.
• L'annuncio richiede un'attestazione di assicurazione e nessuna è stata accettata per il periodo di arrivo: l'emissione resta sospesa fino all'accettazione.
• Il fornitore non ha risposto. YStay ti avvisa con una notifica e l'emissione manuale resta disponibile dalla scheda del soggiorno.

E poi

• Collegare una serratura a un alloggio — collegare il fornitore e la serratura prima di seguire questa guida.
• Certificati assicurativi: accettare, rifiutare, sbloccare l'accesso — la decisione che sospende, o libera, l'emissione del codice della porta.
• Il verbale di consegna: politica, link ospite, modelli — verificare lo stato dell'alloggio da una parte e dall'altra di questo accesso.