Gast-Zugangscodes: Erstellung, Nachverfolgung und Fehlerbehebung

Diese Anleitung setzt voraus, dass bereits ein Schloss mit einer Einheit verknüpft ist — falls nicht, beginnen Sie mit Ein Schloss mit einer Einheit verknüpfen. Ist diese Einstellung erledigt, übernimmt YStay den gesamten Code-Zyklus von allein, Buchung für Buchung: Erstellung bei der Bestätigung, das Gültigkeitsfenster, der Kanal, über den der Gast ihn erhält, und die Schritte zur Fehlerbehebung, wenn etwas nicht wie erwartet läuft.

Den Code verfolgen, Buchung für Buchung

1. Die Bestätigung die Arbeit machen lassen

   Nichts auszulösen: Sobald eine Buchung bestätigt ist, erstellt YStay den Code im Hintergrund und schreibt ihn auf das Schloss. Die Karte Zugang zur Unterkunft auf der Aufenthaltsseite — oder auf der Buchungsseite — zeigt das Ergebnis. Vor jeder Ausstellung steht dort Kein aktiver Zugangscode.

   Eine noch nicht bestätigte Buchung hat keinen Aufenthalt, und der Bildschirm sagt es: „Bestätigen Sie die Reservierung, um den Aufenthalt anzulegen und die Abläufe freizuschalten (Zugang, Check-in/out, Nachweis).“

   

2. Den Code ansehen, neu erstellen oder widerrufen

   Ist der Code erstellt, zeigt die Karte den Hinweis Code erstellt:, gefolgt vom Code und dem Zusatz (nur einmal angezeigt). Die Zeile des Codes bleibt: ein Status-Abzeichen — Aktiv, Ausgestellt · Versand T-2, Ausgestellt · Gast benachrichtigt, Widerrufen, Abgelaufen, Widerruf fehlgeschlagen — und sein Fenster, Gültig von … bis ….

   Bei einem aktiven Code zeigt Code anzeigen ihn erneut im Klartext, mit dem Hinweis (Einsicht wird protokolliert): Jede Einsicht wird festgehalten. Widerrufen fragt nach einem Grund und lässt den Code dann beim Anbieter entfernen — er löscht ihn vom Schloss, nicht YStay. Antwortet er, steht in der Zeile Widerrufen, und der Gast öffnet mit diesem Code nicht mehr. Zugangscode erstellen stellt auf Anforderung einen neuen aus, etwa nach einem Widerruf.

   Unterhalb der Codeliste, noch vor den Schaltflächen der Karte, listet das Zugangsprotokoll die 20 letzten Ereignisse des Aufenthalts, vom neuesten zum ältesten — dasselbe Protokoll, auf das „(Einsicht wird protokolliert)“ weiter oben schon verweist. Jede Zeile nennt ihre Quelle, System, Gastgeber-Dashboard oder Gast-App, und eine Zeile Code angesehen aus der Gast-App trägt zusätzlich Code vom Gast angesehen. — nur dort sehen Sie es. Auch Anbieterfehler tauchen hier auf. Ohne Verlauf zeigt der Abschnitt „Noch keine Zugangsereignisse erfasst.“

   Verweigert der Anbieter oder antwortet er nicht, ist der Widerruf nicht gesichert: Die Zeile wechselt auf Widerruf fehlgeschlagen und zeigt „Der Widerruf beim Anbieter ist fehlgeschlagen: automatischer neuer Versuch läuft, der Code kann an der Tür noch funktionieren.“ Ein neuer Versuch läuft von selbst an, und Sie werden per Benachrichtigung gewarnt — solange in der Zeile aber nicht Widerrufen steht, gehen Sie davon aus, dass der Code weiter öffnet.

   Ein letztes Abzeichen oben auf der Karte fasst den Zustand der Zugangssitzung zusammen. Es ist nicht übersetzt: Es erscheint in rohem Englisch, „active“. Das ist ein bekannter Oberflächenfehler, ohne Folgen für die Codes.

   

Das Gültigkeitsfenster

Ein Code gilt nie dauerhaft. Sein Fenster beginnt 3 Stunden vor der Ankunftszeit und endet am Abreisetag, zum Ende des Check-out-Zeitraums. Fehlen Hausregeln auf der Anzeige, gelten 16:00 Uhr für die Ankunft und 11:00 Uhr für die Abreise, in der Zeitzone des Objekts. Die Zeile des Codes fasst es mit Gültig von … bis … zusammen.

Was der Gast erhält

Die E-Mail ist der Referenzkanal: Sie wird automatisch verschickt, ohne dass der Gast etwas dafür tun muss. Die Nachricht trägt den Betreff „Ihr Zugangscode für Ihren Aufenthalt“; der Code wird in einem Kasten „Zugangscode“ hervorgehoben, gefolgt von seiner Frist, „Gültig bis zum ….“ Sie geht in der Sprache des Gastes hinaus.

Parallel dazu weist eine Benachrichtigung Ihr Zugang ist bereit darauf hin, sofern der Gast die App nutzt — sie enthält den Code aber nicht: sie sagt nur, wo er zu finden ist, und verweist dafür nicht mehr allein auf die E-Mail. Sie öffnet die Seite dieser Buchung, auf der sich der Code einsehen lässt. YStay versendet keine SMS.

Der Code lässt sich außerdem in der App einsehen, an zwei Stellen — im Reiter für den laufenden Aufenthalt, und auf der Seite dieser Buchung selbst — ein zweiter Kanal, kein Ersatz für die E-Mail. Er erscheint dort ab 48 Stunden vor der Ankunft und bleibt sichtbar bis zum Ende seines Gültigkeitsfensters oder bis zu seinem Widerruf. Standardmäßig verborgen, zeigt er sich erst nach einer ausdrücklichen Geste auf die Schaltfläche, die ihn anzeigt; eine zweite Schaltfläche blendet ihn danach wieder aus. Die Einsicht wird dann protokolliert, höchstens einmal pro Tag und Code — die Zeile im Zugangsprotokoll des Aufenthalts belegt, dass der Gast seinen Code an diesem Tag eingesehen hat, nicht wie oft.

Solange es nichts zu zeigen gibt, sagt der Bildschirm es offen:

• Noch nicht verfügbar. Das 48-Stunden-Fenster vor der Ankunft ist noch nicht geöffnet — der Bildschirm nennt das Datum, ab dem man wiederkommen kann.
• Noch nicht erstellt. Für diesen Aufenthalt wurde noch kein Code erstellt.
• Einheit ohne vernetztes Schloss. Keine automatische Ausstellung ist möglich.
• Dieser Code ist hier nicht mehr verfügbar. Drei Ursachen führen zu dieser gleichen Meldung: sein Gültigkeitsfenster ist abgelaufen, der Code wurde widerrufen, oder sein von Ihnen verlangter Widerruf ist beim Anbieter noch nicht abgeschlossen (Abzeichen der Zeile, weiter oben): Solange es nicht Widerrufen zeigt, kann der Code an der Tür noch funktionieren.
• Versicherungsnachweis erforderlich. Die Anzeige verlangt einen, und für diesen Aufenthalt wurde noch keiner akzeptiert: Der Bildschirm sagt es dem Gast, der auf Ihre Anweisungen wartet — siehe Versicherungsnachweise.

Liegt die Ankunft noch fern, wird der Code zwar erstellt, der Versand wartet jedoch: die Zeile kündigt „Automatischer Versand an den Gast 48 h vor der Ankunft.“ an, und das Abzeichen wechselt zu Ausgestellt · Versand T-2. Am Tag X geht die E-Mail hinaus, und eine Benachrichtigung Ihre Anreise steht bevor erinnert daran, wo der Code liegt.

Wenn kein Code erscheint

• Kein aktives Schloss auf der Einheit. Der Bildschirm antwortet „Kein aktives Schloss: Verbinden Sie zuerst ein Schloss.“ — dieselbe Meldung erscheint unabhängig von der wahren Ursache, prüfen Sie diesen Punkt also immer zuerst.
• Die Buchung ist nicht bestätigt. Ohne Aufenthalt kein Zugang: erst bestätigen.
• Der Aufenthalt ist storniert. Auf einem stornierten Aufenthalt lässt sich kein Code mehr erstellen. Der Widerruf der bestehenden Codes wird bei der Stornierung jedoch nur verlangt — er kann beim Anbieter noch laufen (Abzeichen der Zeile, weiter oben): Widerrufen oder Widerruf fehlgeschlagen.
• Es gibt bereits einen aktiven Code. Die automatische Ausstellung dupliziert nie einen laufenden Code.
• Die Anzeige verlangt einen Versicherungsnachweis und für den Ankunftszeitraum wurde keiner angenommen: die Ausstellung ruht bis zur Annahme.
• Der Anbieter hat nicht geantwortet. YStay meldet es Ihnen per Benachrichtigung, und die manuelle Ausstellung bleibt auf der Aufenthaltsseite verfügbar.

Und danach

• Ein Schloss mit einer Einheit verknüpfen — Anbieter und Schloss verknüpfen, bevor Sie dieser Anleitung folgen.
• Versicherungsnachweise: akzeptieren, ablehnen, Zugang freigeben — die Entscheidung, die die Ausstellung des Türcodes anhält oder freigibt.
• Zustandsprotokoll: Richtlinie, Gast-Link, Vorlagen — den Zustand der Einheit vor und nach diesem Zugang festhalten.