Códigos de acceso del huésped: emisión, seguimiento y solución de problemas

Esta guía da por hecho que ya hay una cerradura vinculada a un alojamiento —si no es tu caso, empieza por Conectar una cerradura a un alojamiento—. Con ese ajuste hecho, YStay gestiona solo el ciclo del código, reserva tras reserva: emisión al confirmar, ventana de validez, canal de recepción del huésped, y los gestos de solución de problemas cuando algo no sale como se espera.

Seguir el código, reserva a reserva

1. Dejar que la confirmación haga el trabajo

   No hay nada que lanzar: al confirmarse una reserva, YStay emite el código en segundo plano y lo graba en la cerradura. La tarjeta Acceso al alojamiento de la ficha de la estancia —o de la reserva— muestra el resultado. Antes de cualquier emisión aparece Ningún código de acceso activo.

   Una reserva todavía sin confirmar no tiene estancia, y la pantalla lo dice: «Confirma la reserva para materializar la estancia y acceder a las operaciones (acceso, check-in/out, prueba).»

   

2. Ver, regenerar o revocar el código

   Emitido el código, la tarjeta muestra el aviso Código generado: seguido del código y de la mención (mostrado una sola vez). La línea del código se queda: un indicador de estado —Activo, Emitido · envío a D-2, Emitido · huésped notificado, Revocado, Caducado, Revocación fallida— y su ventana, Válido del … al ….

   Sobre un código activo, Ver el código lo vuelve a mostrar en claro, con el aviso (consulta registrada): cada consulta queda registrada. Revocar pide un motivo y luego hace que el proveedor retire el código —es él quien lo borra de la cerradura, no YStay—. Cuando responde, la línea pasa a Revocado y el huésped ya no puede abrir con ese código. Generar un código de acceso emite uno a demanda, por ejemplo después de una revocación.

   Debajo de la lista de códigos, justo antes de los botones de la tarjeta, la sección Registro de accesos lista los 20 eventos más recientes de la estancia, del más reciente al más antiguo —el mismo registro que «(consulta registrada)» señala más arriba—. Cada línea indica su origen, Sistema, Panel del anfitrión o Aplicación del huésped, y una línea Código consultado procedente de la Aplicación del huésped lleva además Código consultado por el huésped. —ahí, y solo ahí, lo ves—. Los errores del proveedor también aparecen aquí. Sin historial, la sección muestra «Ningún evento de acceso registrado por ahora.»

   Si el proveedor se niega o no responde, la revocación no está conseguida: la línea pasa a Revocación fallida y muestra «La revocación con el proveedor falló: reintento automático en curso, el código puede seguir funcionando en la puerta.» El reintento sale solo y se te avisa con una notificación, pero mientras la línea no ponga Revocado, da por hecho que el código sigue abriendo.

   Un último indicador, arriba de la tarjeta, resume el estado de la sesión de acceso. No está traducido: aparece en inglés en bruto, «active». Es un defecto de interfaz conocido, sin consecuencias sobre los códigos.

   

La ventana de validez

Un código nunca vale de forma permanente. Su ventana empieza 3 horas antes de la hora de llegada y termina el día de la salida, a la hora de fin del check-out. A falta de normas de la casa en el anuncio, YStay toma las 16:00 para la llegada y las 11:00 para la salida, en la zona horaria de la propiedad. Esa ventana es la que resume la línea del código con Válido del … al ….

Lo que recibe el huésped

El correo electrónico es el canal de referencia: sale automáticamente, sin que el huésped tenga que hacer nada. El mensaje lleva por asunto «Su código de acceso para su estancia»; el código se destaca en un recuadro «Código de acceso», seguido de su fecha límite, «Válido hasta el ….» Sale en el idioma del huésped.

En paralelo, si el huésped usa la aplicación, una notificación Tu acceso está listo le avisa, pero no contiene el código: se limita a decir dónde encontrarlo, sin remitir ya solo al correo. Abre la ficha de esta reserva, donde se consulta el código. YStay no envía ningún SMS.

El código también se puede consultar en la aplicación del huésped, en dos sitios —la pestaña de su estancia en curso, y la propia ficha de esta reserva— un segundo canal, no un sustituto del correo. Aparece ahí a partir de 48 horas antes de la llegada y sigue visible hasta el final de su ventana de validez, o hasta que se revoque. Oculto por defecto, solo se revela tras un gesto explícito sobre el botón que lo muestra, y un segundo botón vuelve a ocultarlo después; la consulta queda entonces registrada, como mucho una vez por día y por código —visible para ti en el Registro de accesos de la estancia, como prueba de que el huésped consultó su código ese día, no de cuántas veces—.

Mientras no haya nada que mostrar, la pantalla lo dice sin rodeos:

• Todavía no disponible. La ventana de 48 horas antes de la llegada aún no se ha abierto —la pantalla indica la fecha a partir de la cual volver—.
• Todavía no emitido. Aún no se ha generado ningún código para esta estancia.
• Alojamiento sin cerradura conectada. No es posible ninguna emisión automática.
• Este código ya no está disponible aquí. Tres causas producen este mismo mensaje: su ventana de validez ha pasado, el código ha sido revocado, o su revocación —que tú pediste— aún no se ha completado en el proveedor (indicador de la línea, más arriba): mientras no muestre Revocado, el código puede seguir funcionando en la puerta.
• Certificado de seguro requerido. El anuncio lo exige y todavía no se ha aceptado ninguno para esta estancia: la pantalla se lo dice al huésped, que espera tus instrucciones — ver Certificados de seguro.

Cuando la llegada aún está lejos, el código se emite pero el envío espera: la línea anuncia «Envío automático al huésped 48 h antes de la llegada.» y el indicador pasa a Emitido · envío a D-2. Llegado el día, el correo sale y una notificación Tu llegada se acerca recuerda dónde encontrarlo.

Si no aparece ningún código

• Ninguna cerradura activa en el alojamiento. La pantalla responde «Ninguna cerradura activa: vincula una cerradura primero.» —ese mismo mensaje aparece sea cual sea la causa real, así que empieza siempre por comprobar este punto—.
• La reserva no está confirmada. Sin estancia no hay acceso: confírmala primero.
• La estancia está cancelada. Ya no puede emitirse ningún código en una estancia cancelada. La revocación de los códigos existentes, en cambio, solo se solicita al cancelar —puede seguir en curso en el proveedor (indicador de la línea, más arriba)—: Revocado o Revocación fallida.
• Ya existe un código activo. La emisión automática nunca duplica un código vigente.
• El anuncio exige un certificado de seguro y no se ha aceptado ninguno para el periodo de llegada: la emisión queda en suspenso hasta que se acepte.
• El proveedor no respondió. YStay te avisa con una notificación y la emisión manual sigue disponible desde la ficha de la estancia.

Y después

• Conectar una cerradura a un alojamiento — vincular el proveedor y la cerradura antes de seguir esta guía.
• Certificados de seguro: aceptar, rechazar, desbloquear el acceso — la decisión que suspende, o libera, la emisión del código de puerta.
• El inventario: política, enlace del huésped, plantillas — dejar constancia del estado del alojamiento a uno y otro lado de ese acceso.